Come implementare un sistema di gestione della qualità (QMS)
Implementare un sistema di gestione della qualità in qualsiasi organizzazione, grande o piccola, non è un compito rapido o semplice. Richiederà un investimento in tempo e risorse per implementare con successo un QMS efficace. Numerosi compiti e processi importanti richiederanno lo sviluppo e l’implementazione. Sotto c’è una lista di alcune aree chiave da considerare quando si implementa un QMS.
Supporto sicuro del top management
Il supporto del top management è vitale per il successo di qualsiasi implementazione QMS. Il team di gestione di un’organizzazione deve essere impegnato nel successo del QMS. La direzione deve essere convinta dell’impatto positivo sull’efficienza del business e sulla linea di fondo. Inoltre, la gestione dovrebbe essere direttamente coinvolta in alcuni elementi del processo di implementazione del QMS. Di seguito sono riportati un paio di esempi:
- Analisi del business: Il team di gestione dovrebbe rivedere la propria struttura aziendale e determinare le aree chiave per l’implementazione di un QMS. Le aree chiave dovrebbero essere determinate in base ai requisiti critici del cliente. Considerare le esigenze attuali dell’organizzazione e l’allineamento con gli obiettivi strategici a lungo termine.
- Pianificazione iniziale: La direzione dovrebbe essere attivamente coinvolta nelle fasi di pianificazione, determinando le risorse necessarie, assemblando i team e formulando un piano di implementazione. Inoltre, le discussioni dovrebbero identificare quali processi esistenti saranno migliorati per primi e confermare gli obiettivi strategici o SMART.
Aumentare la consapevolezza
Diffondete la parola; programmate riunioni informative in tutta l’organizzazione per informare tutti i collaboratori sul sistema di gestione della qualità in attesa. Includere informazioni su come il sistema beneficerà i clienti e i dipendenti. Spiegare come funziona il QMS. Inoltre, includere i ruoli e le responsabilità degli associati ad ogni livello e in ogni reparto.
Fornire una formazione esperta
La formazione adeguata è essenziale per il successo di qualsiasi nuovo prodotto / processo o introduzione del sistema di gestione. La quantità e il tipo di formazione del SGQ sono determinati durante la fase di pianificazione iniziale del team di gestione. Il materiale di formazione dovrebbe includere una revisione dei concetti di base e degli strumenti utilizzati insieme alle informazioni riguardanti l’impatto positivo che il QMS fornirà ai collaboratori e all’organizzazione.
Documenti e controllo dei documenti
La documentazione corretta è il cuore di un sistema di gestione della qualità ben funzionante. Ci deve essere una documentazione sviluppata per supportare l’implementazione, la formazione, lo spiegamento e le funzioni di controllo del sistema. Alcuni dei documenti comuni possono includere:
- Politiche
- Procedure
- Manuale della qualità
- Materiale per la formazione
- Istruzioni di lavoro
- Moduli di verifica
- Moduli di processo Mappe dei processi
- Piani di controllo
La documentazione corretta è vitale per il successo di un SGQ e mantenere il controllo di questi documenti è altrettanto importante. Un sistema di controllo dei documenti gestisce la creazione, l’approvazione, la distribuzione, la revisione, la conservazione e lo smaltimento di tutta la documentazione di qualità. Il sistema funziona per assicurare che tutti eseguano i compiti nello stesso modo usando la revisione corretta del documento.
Deployment
Deployment del QMS dovrebbe seguire il piano di implementazione sviluppato durante la fase di pianificazione. Documentare ogni processo e definire lo stato attuale. Coinvolgere gli associati nella documentazione del processo, nell’utilizzo di vari strumenti di qualità e nello sviluppo di metriche. Una volta completato questo, i team possono concentrarsi sugli sforzi di miglioramento. Selezionare un’area o un processo con le maggiori opportunità di miglioramento. I successi rapidi promuovono il “buy-in” da parte dei team e dei collaboratori illustrando i miglioramenti al processo e il beneficio per i collaboratori e l’azienda nel suo complesso. Ci sono molteplici strumenti di qualità e di miglioramento disponibili per il miglioramento di un processo. Essi possono includere:
- 5S +1
- Kaizen
- Carte di flusso del processo
- Analisi dei modi di guasto e degli effetti del processo (PFMEA)
- Mappatura del flusso del valore
I tempi dell’implementazione dipendono generalmente dalle dimensioni delle organizzazioni e dal numero di strutture che saranno incluse nell’implementazione del SGQ. Durante l’implementazione, l’intranet aziendale è uno strumento efficace per comunicare i progressi verso gli obiettivi pianificati e condividere le migliori pratiche con gli associati in tutta l’organizzazione.
Misura e controllo
Una volta che l’implementazione è avvenuta, i vari processi all’interno dell’organizzazione devono essere controllati e le caratteristiche chiave del processo e del prodotto misurate e monitorate per assicurare la produzione continua di prodotti di qualità. I processi di produzione spesso incorporano la metodologia SPC. Altri metodi potrebbero includere ispezioni casuali o audit di routine. I metodi specifici varieranno a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, della struttura, del processo e del rischio potenziale.
Audisci e mantieni
Gli audit di routine di prodotto/processo controllano l’aderenza alle politiche, alle procedure e a qualsiasi requisito di certificazione. Un programma dovrebbe essere sviluppato e mantenuto per assicurare che ogni reparto, area e processo sia controllato regolarmente. La tempistica degli audit varia a seconda dell’organizzazione, del processo, del rischio potenziale e di qualsiasi requisito normativo o di certificazione. Gli audit riveleranno se si sta effettivamente facendo ciò che si è detto di fare per gestire la qualità e garantire la conformità ai requisiti normativi e di sicurezza. Gli audit di routine sono strumenti efficaci per:
- Identificare le inadeguatezze nel vostro processo di gestione della qualità
- Scoprire possibili problemi che potrebbero portare a sanzioni per non conformità
- Mantenere l’aderenza ai processi stabiliti e ai controlli di qualità
Quando un processo di audit interno è ben pianificato, implementato e mantenuto, gli audit interni aggiungono un valore considerevole al processo di gestione della qualità.
Lezioni apprese e miglioramento continuo
Un vantaggio molto importante dell’implementazione di un QMS è la capacità di usare le lezioni apprese da un dipartimento o processo per fare miglioramenti in processi simili in tutta l’organizzazione. Inoltre, affinché le organizzazioni rimangano competitive e prosperino nel mercato mondiale di oggi, devono cercare modi per migliorare continuamente i loro processi e la qualità del prodotto o servizio. Gli associati a tutti i livelli dell’organizzazione dovrebbero essere incoraggiati a cercare opportunità di cambiamento e miglioramento ogni giorno. Anche implementando piccoli miglioramenti continui nei processi e negli standard di lavoro, l’organizzazione realizzerà aumenti considerevoli in qualità, sicurezza, efficienza e produttività. Questo alla fine si traduce in un impatto positivo sulla linea di fondo. Alcune organizzazioni vedono il miglioramento continuo come un’attività, mentre altre lo adottano come una mentalità.