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FMLA Mistakes can be costly

Dal 1993, gli imprenditori e i professionisti delle risorse umane hanno fornito congedi protetti sotto il Family Medical Leave Act (FMLA).

Tuttavia, anche se il FMLA esiste da più di 20 anni, molti professionisti e manager continuano a fare errori che mettono le loro aziende a rischio di violazioni e multe da parte del Dipartimento del Lavoro.

Recentemente, un datore di lavoro è stato multato con una sanzione di 200.000 per aver licenziato impropriamente un dipendente durante il congedo FMLA.

Purtroppo i casi di violazione della FMLA stanno aumentando, non diminuendo. Questo articolo coprirà alcuni degli errori più comuni in modo che i datori di lavoro possano evitarli.

Non formulare una politica FMLA

FMLA permette ai datori di lavoro di decidere linee guida specifiche sul congedo FMLA. Una di queste definizioni che i datori di lavoro possono definire è il congedo FMLA di 12 mesi.

I dipendenti possono prendere fino a 12 settimane di congedo FMLA in un periodo di 12 mesi. Tuttavia, i datori di lavoro possono definire se quel tempo è in un anno solare, un rolling 12 mesi indietro dai giorni correnti.

Per esempio, se un dipendente richiede il congedo FMLA oggi, allora l’importo disponibile sarebbe basato su quanto tempo ha usato nei 12 mesi precedenti.

Infine, i datori di lavoro possono usare un periodo di 12 mesi a partire dal primo giorno di congedo FMLA che si azzera in 12 mesi o in un anno fiscale. Questo è importante perché a meno che un datore di lavoro non definisca il metodo di calcolo dei 12 mesi per la FMLA, i dipendenti di solito scelgono un metodo di calendario.

Questo significa che tecnicamente un dipendente può prendere le ultime 12 settimane dell’anno solare fuori e le prime 12 settimane del nuovo anno solare. A meno che il datore di lavoro non abbia già definito e notificato ai dipendenti i metodi del periodo di 12 mesi FMLA, i dipendenti possono scegliere di prendere il congedo in questo modo.

Un altro esempio di politica FMLA dovrebbe includere se i dipendenti devono usare o meno il congedo pagato per il congedo FMLA. FMLA permette ai datori di lavoro di richiedere il congedo pagato come parte del congedo FMLA. Tuttavia, i datori di lavoro devono applicare questa politica in modo uniforme e dovrebbero informarne i dipendenti.

Non informare i dipendenti dei diritti FMLA

Purtroppo molti datori di lavoro presumono che i dipendenti abbiano già capito o conoscano i loro diritti secondo la FMLA.

Tuttavia, i datori di lavoro sono tenuti a notificare ai dipendenti i loro diritti al congedo FMLA in due modi diversi. In primo luogo, i datori di lavoro devono pubblicare i diritti FMLA per i dipendenti. Questo può avvenire elettronicamente in un portale self service per i dipendenti come SwipeClock o può essere fisicamente affisso nella sede del datore di lavoro.

In secondo luogo, i datori di lavoro devono notificare ai nuovi dipendenti i diritti FMLA al momento dell’assunzione. L’avviso può essere incluso in un manuale per i dipendenti, su un modulo, o può anche essere fornito in un formato elettronico. I dipendenti non sapranno automaticamente se un datore di lavoro è un datore di lavoro coperto dalla FMLA o cosa il dipendente deve fare per qualificarsi.

Ecco perché è vitale per i datori di lavoro fornire queste informazioni ai dipendenti.

Non usare i moduli FMLA

Oltre a notificare i dipendenti, i datori di lavoro dovrebbero usare i moduli FMLA per il congedo dei dipendenti.

Questo aiuta a garantire che i datori di lavoro stiano seguendo le regole FMLA e se il datore di lavoro richiede qualsiasi tipo di verifica medica del congedo dei dipendenti, usare i moduli ufficiali assicurerà che il datore di lavoro non chieda informazioni proibite dalla FMLA.

Non confermare quando i dipendenti diventano idonei per la FMLA

I dipendenti sono idonei per il congedo FMLA quando hanno lavorato per il datore di lavoro un totale di 12 mesi nei 7 anni precedenti e 1.250 ore nei 12 mesi precedenti.

Questo significa che i dipendenti riassunti possono essere idonei sotto FMLA poco dopo la riassunzione. Essenzialmente un dipendente riassunto a tempo pieno (che non ha lavorato negli ultimi 12 mesi per lo stesso datore di lavoro) diventerebbe idoneo durante la 32a settimana.

Se il dipendente ha lavorato per lo stesso datore di lavoro negli ultimi 12 mesi, allora quelle ore contano per le 1.250 ore richieste per l’idoneità. I datori di lavoro possono tracciare prima il numero minimo di mesi richiesti con il datore di lavoro, a quel punto i datori di lavoro dovrebbero verificare le ore lavorate in quel periodo di tempo e, se necessario, tracciare il resto delle ore richieste per il congedo FMLA.

Manager silenziosi che non informano le Risorse Umane del congedo del dipendente

Troppo spesso i manager di un’organizzazione non informano le Risorse Umane quando un dipendente richiede del tempo libero che potrebbe essere usato per il congedo FMLA.

Questo è un problema perché il congedo FMLA non può essere retrodatato. Questo significa che i dipendenti otterranno più di 12 settimane di congedo FMLA. I dipendenti che prendono il congedo FMLA devono essere forniti di un avviso di ammissibilità dei diritti FMLA entro 5 giorni dal primo giorno di FMLA. Allo stesso tempo, devono anche fornire un avviso di diritti e responsabilità.

Inoltre è richiesto anche un avviso di designazione entro 5 giorni dal congedo. L’incapacità di notificare adeguatamente ai dipendenti l’uso della FMLA ha portato a multe e sanzioni massicce per i datori di lavoro.

Manager non formati che non capiscono i diritti della FMLA o non riconoscono il congedo

Troppo spesso i manager non sono formati abbastanza bene sulla FMLA per riconoscere un congedo FMLA o per capire la protezione che i dipendenti ottengono dalla legge. Ricordate che un dipendente non deve invocare specificamente il congedo FMLA per qualificarsi per il congedo.

I tribunali hanno stabilito che se un dipendente fornisce abbastanza informazioni al datore di lavoro perché questi sappia che il congedo avrebbe dovuto essere coperto dalla FMLA, il datore di lavoro deve attenersi alla legge FMLA.

Questo significa che se un dipendente menziona una grave condizione di salute e un manager non riconosce il congedo come qualificato FMLA, il datore di lavoro potrebbe essere trovato non conforme. Questo potrebbe essere semplice come un dipendente che si assenta dal lavoro per prendersi cura di un genitore che ha avuto una notte in ospedale.

Un altro aspetto dei manager non formati è che i dipendenti possono subire ripercussioni dal prendere il congedo FMLA perché i supervisori o i direttori non si rendono conto che il tempo FMLA è protetto o non si rendono conto che certe assenze sono coperte dalla FMLA.

I datori di lavoro che fanno ritorsioni contro un dipendente per assenze che dovrebbero essere contate come assenze FMLA saranno giudicati non conformi e saranno responsabili di tutte le sanzioni e multe.

Negare il congedo e poi intraprendere azioni avverse

Anche se i datori di lavoro possono negare il congedo FMLA per eventi non qualificati o per dipendenti che non sono coperti, può essere un grosso errore negare il congedo e poi intraprendere immediatamente azioni avverse contro quel dipendente.

Mentre l’azione negativa può essere già in corso e può essere completamente giustificata, il dipendente potrebbe vedere la richiesta di congedo FMLA come il motivo dell’azione negativa.

Questo potrebbe mettere il datore di lavoro di fronte a una maggiore responsabilità secondo la legge FMLA. I tribunali sono stati molto sensibili ai casi di ritorsione ultimamente.

Troppo poca copertura FMLA

Alcuni datori di lavoro credono erroneamente che il congedo FMLA sia legato solo alle condizioni di lavoro. Questo è un enorme malinteso. I dipendenti possono prendere il congedo non solo per se stessi, ma anche per membri qualificati della famiglia, genitori, figli e coniugi.

Inoltre, i dipendenti possono prendere il congedo per una grave condizione di salute legata al lavoro, ma anche per qualcosa che non riguarda il loro lavoro. Questo può includere una malattia fisica o mentale che si qualifica.

In alcuni casi, i datori di lavoro dovrebbero anche concedere il congedo FMLA per situazioni derivanti da disastri naturali. Una condizione di salute grave è qualsiasi condizione che richiede la cura di un paziente in un ospedale, un ospizio, o un trattamento medico continuo.

Troppa copertura FMLA

I datori di lavoro a volte fanno l’errore di concedere una copertura FMLA troppo ampia. Questo può accadere specialmente in stati come il Colorado o la California con leggi FMLA individuali che si sovrappongono alla FMLA federale.

Altri stati con leggi FMLA individuali includono Connecticut, Maryland, Minnesota, New Jersey, New York, Rhode Island, Tennessee, Washington D.C., Wisconsin e Vermont.

Per esempio, molti stati espandono la copertura FMLA per includere suoceri, partner domestici, fratelli o nonni. Mentre la vostra azienda può fornire il congedo per queste situazioni, o può essere tenuta a farlo secondo la legge statale, non conta come congedo FMLA federale.

I datori di lavoro che contano il congedo per queste relazioni o per motivi estesi e poi negano il vero congedo FMLA non saranno conformi alla FMLA e in una controversia saranno trovati responsabili. Nel migliore dei casi, i datori di lavoro dovranno concedere più congedi di quelli previsti ai dipendenti che cercano un congedo FMLA legittimo dopo aver ricevuto un congedo FMLA “esteso”.

Non tenere registrazioni esatte del congedo FMLA

Purtroppo il FMLA, come molte leggi sull’occupazione, richiede al datore di lavoro di tenere registrazioni dettagliate o di rischiare ripercussioni per il mancato rispetto.

I datori di lavoro che non tengono registrazioni esatte dei permessi di lavoro possono fornire ai dipendenti più permessi di quelli previsti.

Per esempio, questo potrebbe accadere quando i dipendenti prendono un congedo per malattia che potrebbe essere contato come congedo FMLA. Il congedo FMLA può andare in concomitanza con altre assenze, foglie e anche foglie fornite dallo stato.

Se i datori di lavoro non contano accuratamente il congedo FMLA, allora potrebbe verificarsi una distribuzione non uniforme del congedo tra i dipendenti.

Questo potrebbe lasciare il datore di lavoro aperto a una causa discriminatoria se alcuni dipendenti ricevono inavvertitamente più permessi di altri dipendenti. Potrebbe anche significare che assenze che dovrebbero essere un congedo FMLA non vengono contate come congedo FMLA e che il dipendente viene punito o trattenuto dalle promozioni a causa di queste assenze.

Questo è in diretta violazione delle protezioni FMLA.

I datori di lavoro dovrebbero conservare i registri FMLA per almeno 3 anni. Questi registri dovrebbero essere conservati separatamente dai registri del personale.

Dovrebbero includere una copia dell’avviso fornito ai dipendenti, la prova di qualsiasi pagamento dei premi per i benefici dei dipendenti, la documentazione riguardante tutte le controversie FMLA, le certificazioni, le ricertificazioni e le cartelle cliniche, e tutte le comunicazioni dei dipendenti ai datori di lavoro riguardanti il congedo FMLA

Certificazioni mediche imprecise e descrizioni del lavoro mancanti

I datori di lavoro dovrebbero allegare la descrizione del lavoro del dipendente alla comunicazione di designazione. Questo permette al fornitore di assistenza sanitaria di capire quali sono i doveri del dipendente e di rilasciare accuratamente il dipendente per il lavoro.

Se la descrizione del lavoro del dipendente o i doveri non sono allegati all’avviso di designazione, allora il fornitore di assistenza sanitaria può fare affidamento sul dipendente per descrivere il suo lavoro e può erroneamente rilasciarlo per il lavoro quando non è pronto.

Inoltre, alcuni datori di lavoro credono erroneamente che solo un medico possa fornire una certificazione di idoneità al lavoro. In realtà, qualsiasi fornitore di assistenza sanitaria può rilasciare un dipendente per il lavoro. Questo include psicologi clinici, infermieri, assistenti medici e anche chiropratici in alcune situazioni.

Non capisco l’ADA o come il lavoro leggero rientri nel congedo FMLA

Il congedo FMLA permette il congedo FMLA intermittente. Questo potrebbe includere un orario di lavoro modificato, un lavoro part-time, o doveri di lavoro modificati.

Tuttavia, se un datore di lavoro permette a un dipendente di prendere un congedo intermittente con mansioni lavorative ridotte, deve ricordare che un congedo intermittente è opzionale. I dipendenti possono ancora richiedere il tempo di congedo effettivo come congedo FMLA.

Inoltre, dopo che un dipendente ha esaurito tutte le 12 settimane di congedo FMLA, i dipendenti devono ancora essere consapevoli delle leggi ADA.

L’American with Disabilities Act (ADA) si applica in quasi tutte le circostanze in cui un dipendente userebbe il FMLA per una sua grave condizione di salute. Così, anche dopo 12 settimane di congedo, i dipendenti possono avere diritto a ulteriori sistemazioni a causa della loro disabilità e possono essere protetti dalle ritorsioni.

Non gestire correttamente i benefici mentre i dipendenti sono in congedo

I datori di lavoro devono mantenere la copertura sanitaria dei dipendenti mentre questi sono in congedo FMLA. Tuttavia, possono richiedere i contributi dei dipendenti.

Se i dipendenti devono versare i contributi sanitari, ma non lo fanno dopo il ritorno al lavoro, la copertura deve essere fornita senza alcun periodo di attesa.

Inoltre, qualsiasi beneficio per il quale il dipendente si è qualificato prima del congedo, come l’anzianità, la presenza perfetta, o altri benefici, devono essere reintegrati al dipendente al loro ritorno al lavoro.

Lasciate che SwipeClock vi aiuti

Troppo spesso i datori di lavoro devono seguire non solo le leggi FMLA, ma anche le leggi locali della città e dello stato sul congedo per malattia, sul salario minimo e sulla programmazione.

Inoltre, queste aziende devono anche rispettare le leggi federali sugli straordinari, il Family Medical Leave Act e qualsiasi altra legge nazionale o locale che viene emanata. SwipeClock fornisce una gamma completa di strumenti di gestione della forza lavoro e di monitoraggio del tempo che possono aiutare le aziende a rimanere più facilmente in conformità con le leggi locali e nazionali.

Le aziende possono più facilmente notificare e tracciare i registri e le richieste dei dipendenti attraverso il premiato software HR di SwipeClock.

I registri sono tenuti senza sforzo per anni e la maturazione è automaticamente tracciata e riportata ai dipendenti secondo le leggi statali e cittadine. Inoltre, con gli orologi geo-timekeeping, le aziende possono monitorare senza sforzo il tempo lavorato in città specifiche per garantire la conformità.

Scritto da Annemaria Duran. Ultimo aggiornamento il 26 settembre, 2017