I prepagati (anche detti prepagamenti) rappresentano pagamenti effettuati per spese che non sono ancora state sostenute.
In altre parole, si tratta di “pagamenti anticipati” da parte di un’azienda per forniture, affitti, servizi e altro che devono ancora essere consumati. Quindi, sono inclusi nelle attività dell’azienda.
Le spese sono riconosciute quando sono sostenute, indipendentemente da quando sono pagate. Le spese sono considerate sostenute quando sono utilizzate, consumate, utilizzate o sono scadute.
Perché i pagamenti anticipati non sono ancora sostenuti, non sono registrati come spese. Piuttosto, sono classificati come attività correnti poiché sono prontamente disponibili per l’uso.
I prepagati possono aver bisogno di essere regolati alla fine del periodo contabile. La voce di rettifica per le spese prepagate dipende dalla voce del libro giornale fatta quando è stata inizialmente registrata.
Ci sono due modi di registrare i prepagamenti: (1) il metodo delle attività, e (2) il metodo delle spese.
Metodo delle attività
Con il metodo delle attività, un conto spese prepagate (un’attività) è registrato quando l’importo è pagato. I conti per spese prepagate includono: Forniture per ufficio, affitto prepagato, assicurazione prepagata, e altri.
In una delle nostre illustrazioni precedenti (se avete seguito la nostra illustrazione completa per Gray Electronic Repair Services), abbiamo fatto questa voce per registrare l’acquisto di forniture di servizio:
| Dic | 7 | Forniture di servizio | 1,500.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | 1.500.00 |
Si noti che l’importo non è ancora stato sostenuto, quindi è corretto registrarlo come attività.
Supponiamo che alla fine del mese, il 60% delle forniture sia stato utilizzato. Quindi, dei 1.500 dollari, 900 dollari di forniture sono stati utilizzati e 600 dollari rimangono inutilizzati. I 900 dollari devono quindi essere riconosciuti come spesa poiché sono già stati utilizzati.
Nella preparazione della voce di rettifica, il nostro obiettivo è quello di trasferire la parte usata dall’attività inizialmente registrata nella spesa – per arrivare ai saldi corretti mostrati nell’illustrazione sopra.
La voce di rettifica includerà: (1) la rilevazione della spesa e (2) la diminuzione dell’attività inizialmente registrata (dato che una parte di essa è già stata utilizzata). La voce di rettifica sarebbe:
| Dic | 31 | Spese per forniture di servizio | 900.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Forniture di servizio | 900.00 |
La “Spesa per forniture di servizio” è un conto di spesa mentre “Forniture di servizio” è un attivo. Dopo aver effettuato la registrazione, il saldo delle forniture di servizio non utilizzate è ora di 600$ (1500$ di debito e 900$ di credito). La voce Spese di servizio ha ora un saldo di 900$. Ora, abbiamo raggiunto il nostro obiettivo.
Metodo delle spese
Con il metodo delle spese, il contabile inizialmente registra l’intero pagamento come spesa. Se fosse stato usato il metodo delle spese, la voce sarebbe stata:
| Dic | 7 | Spese per forniture di servizio | 1,500.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cassa | 1.500.00 |
Si noti che l’intero importo è stato inizialmente speso. Se è stato utilizzato il 60%, allora la voce di rettifica alla fine del mese sarebbe:
| Dic | 31 | Forniture di servizio | 600.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Spese per forniture di servizio | 600.00 |
Questa volta, il Servizio Forniture viene addebitato per $600 (la parte non utilizzata). E poi, la voce Spese per forniture di servizio viene accreditata, diminuendo così il suo saldo. Le spese per i rifornimenti di servizio sono ora a 900 dollari (1.500 dollari di debito e 600 dollari di credito).
Si noti che i saldi risultanti dei conti con i due metodi sono gli stessi (contanti pagati: 1.500 dollari; spese per i rifornimenti di servizio: 900 dollari; e rifornimenti di servizio: 600 dollari).
Un altro esempio
GVG Company ha acquistato una copertura assicurativa semestrale per le sue proprietà il 1 settembre 2019 per un totale di 6.000 dollari.
Con il metodo delle attività, la voce iniziale sarebbe:
| Sep | 1 | Assicurazione prepagata | 6,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | 6.000.00 |
Il 31 dicembre 2019, fine del periodo contabile, una parte dell’assicurazione prepagata è già scaduta (quindi, la spesa è sostenuta). La parte scaduta è l’assicurazione da settembre a dicembre. Pertanto, dobbiamo fare la seguente scrittura di rettifica:
| Dic | 31 | Spese di assicurazione | 4,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Assicurazione prepagata | 4.000.00 |
Del totale di sei mesi di assicurazione pari a 6.000 dollari (1.000 dollari al mese), l’assicurazione per 4 mesi è già scaduta. Nella voce di cui sopra, stiamo effettivamente trasferendo 4.000$ dall’attivo al conto spese (cioè, da Assicurazione Prepagata a Spese Assicurative).
Se l’azienda utilizzasse il metodo delle spese, la voce iniziale sarebbe:
| Sep | 1 | Spese di assicurazione | 6,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cassa | 6.000.00 |
In questo caso, dobbiamo diminuire le Spese di Assicurazione di $2.000 perché quella parte non è ancora stata sostenuta (non utilizzata/non scaduta). Insurance Expense avrà quindi un saldo di $4.000. L’importo rimosso dalla spesa deve essere trasferito a Assicurazione anticipata. La voce di rettifica sarebbe:
| Dic | 31 | Assicurazione prepagata | 2,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Spese di assicurazione | 2.000.00 |
Conclusione
Quello che stiamo facendo qui è assicurarci che la parte sostenuta (usata/scaduta) sia inclusa nelle spese e la parte non usata nelle attività. La voce di rettifica dipenderà sempre dal metodo usato quando è stata fatta la voce iniziale.
Se avete difficoltà a capire questo argomento, vi suggerisco di andare a studiare di nuovo la lezione. A volte, ci vuole davvero un po’ di tempo per capire il concetto. Preparare le scritture di rettifica è uno degli argomenti impegnativi (ma importanti) per i principianti.