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Confidenzialità sul posto di lavoro: cosa devi sapere

Quando dai consigli a clienti o pazienti per vivere, saprai che proteggere le informazioni sensibili e personali è fondamentale. Ma ti è chiaro cosa si intende per violazione della riservatezza o cosa fare in caso di violazione?

Da come proteggere le informazioni riservate a come si presentano le violazioni della riservatezza nei diversi lavori, ecco cosa devi sapere sulla riservatezza sul posto di lavoro.

Cos’è una violazione della riservatezza?

In breve, una violazione della riservatezza è la divulgazione di informazioni a qualcuno senza il consenso della persona che le possiede. In altre parole, non rispettare la privacy di una persona o la fiducia con cui ti ha dato le informazioni o i dati, passandoli a qualcun altro.

Perché la riservatezza è importante?

Proteggere le informazioni riservate è vitale. Se sei in una posizione in cui hai accesso o ti viene dato questo tipo di dati sul lavoro, la tua carriera si basa sulla tua capacità di mantenere la riservatezza del paziente o del cliente. Se non lo fai, potresti perdere la fiducia e l’integrità agli occhi dei tuoi attuali (e potenziali futuri) clienti, che potrebbero rescindere il tuo contratto e intraprendere azioni legali contro di te.

Confidenzialità terapista/paziente

Inaspettatamente, la confidenzialità del paziente è molto importante per terapisti e consulenti. Fa parte della cornice terapeutica di confini appropriati, che crea uno spazio sicuro per la formazione di un buon rapporto di lavoro.

Questi sono alcuni esempi di modi in cui potreste involontariamente infrangere la confidenzialità tra paziente e terapeuta:

• Condividere informazioni confidenziali su un cliente con un membro della famiglia o un amico
• Parlare di informazioni confidenziali in un posto dove si può essere ascoltati
• Lasciare il tuo computer contenente informazioni confidenziali aperto ad altri
• Continuare a lavorare con un cliente quando c’è un conflitto di interessi (per esempio, conoscono uno dei tuoi familiari o amici)
• Quando il permesso di condividere informazioni viene dato ma non è specifico, questo può creare confusione e risultare in una potenziale violazione (per esempio, un paziente può dare il permesso che le sue informazioni siano condivise con un insegnante ma non con il suo medico di base)

Contabilità/riservatezza del cliente

I consulenti contabili hanno la responsabilità di agire nel migliore interesse dei loro clienti. Come commercialista, sei obbligato a rispettare i codici di condotta nel trattamento delle informazioni riservate, il che significa che i clienti spesso parlano apertamente e ti rivelano informazioni che potrebbero danneggiare la loro attività se finissero nelle mani sbagliate.

Ecco alcuni modi in cui potresti finire per infrangere la riservatezza cliente/contabile:

• Condividere informazioni sui clienti con una terza parte senza il permesso o l’autorità per farlo
• Utilizzare informazioni riservate per il tuo guadagno personale (o di qualcun altro)
• Lasciare informazioni personali o sensibili accessibili ad altri (per esempio su un computer o un dispositivo mobile non sicuro)

Consulente HR/riservatezza del cliente

Come consulente HR, mantenere la riservatezza quando si lavora con un cliente è essenziale per costruire l’integrità con i leader aziendali e il management. I clienti devono potersi fidare di te per condividere apertamente le informazioni di cui hai bisogno per fare il tuo lavoro.Ecco alcuni esempi di violazione della riservatezza che potresti trovarti ad affrontare:

• Salvare informazioni sensibili su un computer non sicuro che lascia i dati accessibili ad altri
• Condividere i dati personali dei dipendenti, come i dati del libro paga, le coordinate bancarie, gli indirizzi di casa e le cartelle cliniche
• Utilizzare materiali o condividere informazioni appartenenti a un dipendente per un altro senza il suo permesso, come le presentazioni PowerPoint
• Divulgare informazioni che non sono di natura personale, come far trapelare notizie su licenziamenti, nuovi prodotti o fusioni

Ripercorrere la riservatezza – è mai giustificato?

C’è un piccolo numero di casi in cui violare la riservatezza potrebbe essere giusto. Eccone alcuni:

1. Se c’è un rischio significativo che il cliente danneggi se stesso o qualcun altro, in particolare se è coinvolto un bambino o una persona vulnerabile
2. Quando la condivisione delle informazioni è richiesta per rispettare la legge. Se è venuto alla luce che l’azienda del vostro cliente sta infrangendo una legge, a seconda delle circostanze, potreste avere l’obbligo di segnalarlo, o rischiare di apparire complici per associazione
3. Se la questione rientra nell’ambito del Public Disclosure Act 1998 (“Whistleblowing”). In senso stretto, questa legislazione è lì per proteggere i dipendenti. Ma se la questione è di natura abbastanza seria e/o è nell’interesse pubblico violare la riservatezza, questa legge potrebbe proteggere anche i consulenti

Come proteggere le informazioni riservate sul posto di lavoro

Ci sono alcuni passi che puoi fare per proteggere te stesso e la tua vita dalle violazioni:

1. Parlare con il tuo cliente fin dall’inizio di quali informazioni avrai accesso (se è un’azienda), come verranno usate le sue informazioni e quando (se mai) avrai bisogno di rompere la riservatezza e condividere i suoi dati. Un contratto o un accordo scritto è utile qui
2. Trattare i dati personali con molta attenzione. Non conservare le informazioni più a lungo del necessario, e assicurati che il tuo computer sia sicuro e conforme (per esempio, che abbia il giusto software di sicurezza)
3. Sembra ovvio, ma non parlare di informazioni riservate relative ai clienti al di fuori del tuo studio professionale. Se ti viene dato il permesso di condividere informazioni sensibili o riservate, assicurati che tu e il tuo cliente/paziente siate entrambi completamente chiari su chi avete il permesso di condividerle e in quali circostanze

Penso di aver violato la riservatezza – e adesso?

Nonostante i tuoi migliori sforzi, a volte le violazioni possono ancora accadere. Quando succede, è meglio essere onesti, quindi confessa in fretta. Se state lavorando con un cliente aziendale, informate il loro responsabile interno della conformità dei dati (o equivalente). Se la vostra violazione riguarda un paziente, parlate con il vostro ente di accreditamento – come l’UKCP e/o il BACP – per un consiglio. Dovreste anche contattare il vostro rappresentante legale e informare il vostro fornitore di assicurazione professionale.

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Ultimo aggiornamento: 24 Feb 2021