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Ich bin ein freiberuflicher Autor – ein unabhängiger Unternehmer – also kenne ich das Formular W-9 sehr gut. Und was Steuerformulare angeht, ist es mit Abstand mein Favorit!

Wenn ich das Formular W-9 ausfülle, dann weil ich einen neuen Kunden gewonnen habe. Das Formular gibt mir eine einfache Möglichkeit, all meine wichtigen Informationen an den Kunden zu übermitteln, damit ich mit der Arbeit beginnen kann und er mich bezahlen kann. Was kann man daran nicht mögen?

Was ist ein W- 9 Steuerformular? Was ist der Zweck und die Verwendung des W-9-Formulars?

Das Formular W-9, Taxpayer Identification Number and Certification, wird in erster Linie verwendet, um die Informationen bereitzustellen, die Ihr Kunde benötigt, um Ihnen am Ende des Jahres ein Formular 1099-MISC auszustellen. Das Formular 1099-MISC dokumentiert Vergütungen von Nicht-Mitarbeitern und andere Arten von Einkommen. Es enthält ähnliche Informationen wie das Formular W-2, Wage and Tax Statement.

Ein Unternehmen oder eine Privatperson kann von Ihnen auch ein W-9 für Immobilientransaktionen, Hypothekenzinszahlungen, den Erwerb oder die Aufgabe von gesichertem Eigentum, den Erlass von Schulden oder Ihre IRA-Beiträge verlangen. Diese sind jedoch weniger häufig.

In der Regel stellt die Partei, die ein W-9 Steuerformular anfordert, ein leeres Formular zur Verfügung, das Sie ausfüllen können. Sie können das Formular auch einfach von der IRS-Website herunterladen. Nur die Partei, die es angefordert hat, benötigt eine Kopie. Die IRS braucht keine.

Das W-9 fragt nach fünf Informationen: Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens (falls zutreffend), Ihre Adresse, Ihre Steuerzahler-Identifikationsnummer und die Art der Geschäftseinheit, die Sie betreiben.

Formular W-9 vs. Formular W-4

Das Unternehmen, für das Sie arbeiten, muss Sie als unabhängigen Auftragnehmer oder als Angestellten einstufen. Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, sollte das Unternehmen ein Formular W-9 von Ihnen verlangen. Wenn Sie ein Angestellter sind, sollte es Sie bitten, das Formular W-4 auszufüllen, damit es Lohnsteuern einbehalten kann.

Unter einem W-9 wird das Unternehmen keine Steuern für Sie einbehalten. Sie sind dafür verantwortlich, dass der richtige Betrag an Steuern an die IRS abgeführt wird. Und wenn es um Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern geht, müssen Sie sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil abführen.

Es kann ein wenig verwirrend sein, zu unterscheiden, ob Sie das Formular W-9 oder das Formular W-4 basierend auf der tatsächlich ausgeführten Arbeit ausfüllen sollten. Ein besserer Maßstab sind die Umstände des Arbeitsverhältnisses. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Kontrolle ein Arbeitgeber darüber ausübt, was ein Arbeitnehmer tut und wie er es tut, desto wahrscheinlicher ist es, dass diese Person ein Angestellter und kein unabhängiger Auftragnehmer ist.

Eine weitere schnelle Möglichkeit, dies festzustellen, ist zu bestimmen, ob die geschäftlichen Aspekte der Beziehung vom Auftraggeber kontrolliert werden. Dazu gehört, wie der Arbeitnehmer bezahlt wird, ob Spesen erstattet werden, welche Partei Werkzeuge, Material usw. zur Verfügung stellt.

Wenn der Arbeitgeber diese Details kontrolliert, ist der Arbeitnehmer eher ein Arbeitnehmer. Wenn der Arbeitgeber diese Details kontrolliert, ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Angestellter.

Wenn der Arbeitgeber diese Details kontrolliert, ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Angestellter.

Wenn der Arbeitgeber diese Details kontrolliert, ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Angestellter.

Wenn der Arbeitgeber diese Details kontrolliert, ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Angestellter. Auf diese Weise muss er nicht seinen Anteil an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern auf das Einkommen des Mitarbeiters zahlen. Aber wenn Ihnen das passiert, werden die „Einsparungen“ Ihres Arbeitgebers aus Ihrer Tasche kommen. Deshalb ist es wichtig, die Situation schnell anzugehen, wenn sie eintritt.

Häufige Fragen zum Formular W-9

• Wann sollten Sie ein neues W-9 aktualisieren oder verschicken?

  Sie müssen ein neues W-9 an aktive Kunden oder Klienten senden, wann immer sich Ihre Informationen (Name, Firmenname, Adresse oder Sozialversicherungsnummer) ändern.

• Was sollten Sie tun, wenn Sie von unerwarteter Seite eine Anfrage für ein W-9 Steuerformular erhalten?

  Gesetzlich sind Sie nur verpflichtet, ein W-9 an Parteien zu senden, die beabsichtigen, Ihnen Zinsen, Dividenden, Nicht-Mitarbeiter-Vergütungen oder jede andere Art von meldepflichtigem Einkommen zu zahlen. Wenn jemand unerwartet nach einem W-9 fragt, fragen Sie ihn, warum er es braucht. Wenn die Antwort keinen triftigen Grund enthält, müssen Sie rechtlich gesehen keins ausstellen.

• Was ist, wenn ich kein Formular W-9 einreiche?

  Wenn ein Unternehmen ordnungsgemäß ein W-9 anfordert und Sie es nicht einreichen, unterliegen Sie wahrscheinlich einer Quellensteuer von bis zu 28 Prozent auf Ihre Zahlungen.

Auf rote Fahnen achten

Obwohl es sich um ein grundlegendes und weit verbreitetes Steuerdokument handelt, bedeutet das nicht, dass Sie mit dem Formular W-9 weniger sorgfältig umgehen sollten als mit anderen Steuer- und Finanzdokumenten. Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Die Person oder das Unternehmen, das Sie um ein W-9 bittet, erscheint zwielichtig. Im Allgemeinen sollten Sie vorsichtig sein, wenn Sie sensible Informationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Sozialversicherungsnummer herausgeben. Vergewissern Sie sich, dass Sie der Person oder Organisation, die Sie um ein W-9 bittet, einigermaßen vertrauen können, bevor Sie diese Informationen angeben.
• Verwenden Sie nur sichere Kanäle, um ein W-9 Steuerformular zu senden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Formular W-9 per E-Mail zu versenden, stellen Sie sicher, dass Sie es als verschlüsselten Anhang versenden. Sie können auch eine andere sichere Zustellungsmethode verwenden, wie z. B. persönliche Übergabe oder normale Post.
• Der Zweck einer W-9-Anfrage ist unklar. Wenn Sie nicht sicher sind, warum der Anfragende ein Formular W-9 von Ihnen möchte, fragen Sie ihn, welche Steuerdokumente er damit für Sie vorbereiten wird.
• Sie dachten, Sie würden ein Formular W-4 erhalten. Wenn Sie einen neuen Job beginnen und der Arbeitgeber ein W-9 statt eines W-4 möchte, klären Sie, ob Sie ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer sind. Es verstößt gegen das Gesetz, wenn der Arbeitgeber von Ihnen verlangt, wie ein Angestellter zu arbeiten, Sie aber wie einen Auftragnehmer bezahlt.

Besondere Informationen zum Formular W-9 für Gesellschaften mit beschränkter Haftung

• Wenn der Steuerstatus Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) von Ihnen getrennt ist,

  z.B. eine Partnerschaft, C-Körperschaft oder S-Körperschaft, geben Sie den Namen der LLC und ihre Bundes-Arbeitgeber-Identifikationsnummer an und kreuzen Sie das entsprechende Steuerklassifizierungsfeld auf dem Steuerformular W-9 an. Kreuzen Sie nicht das Kästchen „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ an.

• Wenn die LLC im Besitz einer anderen LLC ist, kreuzen Sie das Kästchen „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ an. Geben Sie auch die Steuerklassifikation der Mutter-LLC an.
• Wenn die LLC einer einzelnen Person gehört, geben Sie den Namen des Eigentümers in der Zeile „Name“ und den Namen der LLC in der Zeile „Geschäftsname“ an. Der Internal Revenue Service (IRS) hätte lieber die Sozialversicherungsnummer des Eigentümers anstelle der Bundes-Arbeitgeber-Identifikationsnummer der LLC.

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