Soy un escritor freelance -un contratista independiente de carrera- así que he llegado a conocer el formulario W-9 muy bien. Y en lo que respecta al papeleo fiscal, ¡es mi favorito con diferencia!
Cuando relleno el Formulario W-9, es porque he ganado un nuevo cliente. El formulario me da una forma fácil de presentar toda mi información vital al cliente para que pueda empezar a trabajar, y ellos puedan empezar a pagarme. ¿Qué no puede gustar de eso?
¿Qué es un formulario de impuestos W-9? Cuál es la finalidad y el uso del formulario W-9?
El Formulario W-9, Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, se utiliza principalmente para proporcionar la información que su cliente necesita para emitirle un Formulario 1099-MISC al final del año. El formulario 1099-MISC documenta la remuneración de los no empleados y otros tipos de ingresos. Incluye información similar a la que se encuentra en un Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos.
Una empresa o individuo también puede solicitarle un W-9 para las transacciones inmobiliarias, los pagos de intereses hipotecarios, la adquisición o el abandono de una propiedad garantizada, la cancelación de una deuda o sus contribuciones a la cuenta IRA. Sin embargo, estos son menos comunes.
Por lo general, la parte que solicita un formulario de impuestos W-9 le proporcionará uno en blanco para que lo rellene. También puede descargar fácilmente el formulario desde el sitio web del IRS. Sólo la parte que lo solicitó necesita una copia. El IRS no lo necesita.
El W-9 pide cinco datos: su nombre, el nombre de la empresa (si procede), la dirección, el número de identificación del contribuyente y el tipo de entidad comercial que opera. Es bastante indoloro en cuanto al papeleo fiscal.
Formulario W-9 vs Formulario W-4
La empresa para la que trabajas debe clasificarte como contratista independiente o como empleado. Si eres un contratista independiente, la empresa debe pedirte un formulario W-9. Si eres un empleado, deben pedirte que completes el Formulario W-4 para que puedan retener los impuestos de la nómina.
Con un W-9, la empresa no te retendrá ningún impuesto. Usted es responsable de asegurarse de que se paga la cantidad correcta de impuestos al IRS. Y cuando se trata de impuestos de la Seguridad Social y de Medicare, usted tiene que pagar tanto la parte del empleador como la del empleado.
Puede ser un poco confuso diferenciar si debe rellenar el formulario W-9 o el formulario W-4 en función del trabajo real realizado. Un mejor indicador son las circunstancias que rodean la relación laboral. Generalmente, cuanto más control ejerce un empleador sobre lo que hace un trabajador y cómo lo hace, más probable es que esa persona sea un empleado y no un contratista independiente.
Otra forma rápida de saberlo es determinar si los aspectos comerciales de la relación son controlados por el pagador. Eso incluye cómo se paga al trabajador, si se reembolsan los gastos, qué parte proporciona las herramientas, los suministros, etc.
Si el empleador controla esos detalles, es más probable que el trabajador sea un empleado. Si se ofrecen beneficios a los empleados, como planes de pensiones, vacaciones pagadas y contribuciones 401 (k) de contrapartida, el trabajador es probablemente un empleado.
A veces un empleador puede tratar de ahorrar dinero mediante la clasificación de un empleado como un contratista independiente. Al hacerlo, no están en el gancho para el pago de su parte de la Seguridad Social y los impuestos de Medicare sobre los ingresos del empleado. Pero, si eso le ocurre a usted, el «ahorro» de su empleador saldrá de su bolsillo. Por eso es importante abordar la situación rápidamente si se presenta.
Preguntas comunes sobre el formulario W-9
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¿Cuándo debe actualizar o enviar un nuevo W-9?
Debe enviar un nuevo W-9 a los clientes activos siempre que sus datos (nombre, nombre de la empresa, dirección o número de la Seguridad Social) cambien.
- ¿Qué pasa si no presento un formulario W-9? Si una empresa solicita adecuadamente un W-9 y usted no lo presenta, es probable que esté sujeto a una retención de seguridad de hasta el 28 por ciento sobre sus pagos.
- La persona o empresa que le pide un W-9 parece sospechosa. En general, debe tener cuidado al dar información sensible como su nombre, dirección y número de la Seguridad Social. Asegúrese de que se siente razonablemente cómodo con la persona u organización que le pide un W-9 antes de proporcionar esa información.
- Utilice sólo canales seguros para enviar un formulario de impuestos W-9. Si decide enviar el formulario W-9 por correo electrónico, asegúrese de enviarlo como un archivo adjunto encriptado. También puede utilizar otro método de entrega seguro, como la entrega en mano o el correo ordinario.
- El propósito de una solicitud W-9 no está claro. Si no está seguro de por qué el solicitante quiere un formulario W-9 de usted, pregúntele para qué documentos fiscales lo utilizará para preparar para usted.
- Pensó que iba a recibir un formulario W-4. Si estás empezando un nuevo trabajo y el empleador quiere un W-9 en lugar de un W-4, aclara si eres un empleado o un contratista independiente. Va en contra de la ley que te exijan trabajar como un empleado pero te paguen como un contratista.
- Si el estatus fiscal de su sociedad de responsabilidad limitada (LLC) es independiente de usted,
como una sociedad, una corporación C o una corporación S, anote el nombre de la LLC, su número de identificación federal de empleador y marque la casilla de clasificación fiscal correspondiente en el formulario fiscal W-9. No marque la casilla «sociedad de responsabilidad limitada».
- Si la LLC es propiedad de otra LLC, marque la casilla «sociedad de responsabilidad limitada». Además, indique la clasificación fiscal de la LLC matriz.
- Si la LLC es propiedad de una sola persona, indique el nombre del propietario en la línea «nombre» y el nombre de la LLC en la línea «nombre comercial». El Servicio de Impuestos Internos (IRS) prefiere tener el número de la Seguridad Social del propietario en lugar del número de identificación federal del empleador de la LLC.
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¿Qué debe hacer si recibe una solicitud de un formulario de impuestos W-9 de una fuente inesperada?
Por ley, sólo está obligado a proporcionar un W-9 a las partes que tienen la intención de pagarle intereses, dividendos, compensaciones que no sean de empleados o cualquier otro tipo de ingresos declarables. Si alguien inesperado le pide un W-9, pregúntele por qué lo necesita. Si su respuesta no se ajusta a ninguna razón válida, legalmente no tiene que proporcionar uno.
Cuidado con las banderas rojas
Aunque es un documento fiscal básico y ampliamente utilizado, eso no significa que deba tener menos cuidado con el manejo del Formulario W-9 del que tendría con otros documentos fiscales y financieros. Aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención: