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Los errores de la FMLA pueden ser costosos

Desde 1993, los propietarios de empresas y los profesionales de recursos humanos han proporcionado licencias protegidas bajo la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA).

Sin embargo, aunque la FMLA lleva más de 20 años en vigor, muchos profesionales y directivos siguen cometiendo errores que ponen a sus empresas en riesgo de infracciones y multas a través del Departamento de Trabajo.

Recientemente, un empleador fue multado con una sanción de 200.000 por despedir a un empleado indebidamente durante la licencia FMLA.

Desgraciadamente los casos de violaciones de la FMLA están aumentando, no disminuyendo. Este artículo cubrirá algunos de los errores más comunes para que los empleadores puedan evitarlos.

No formar una política de FMLA

La FMLA permite a los empleadores decidir directrices específicas en torno a la licencia FMLA. Una de esas definiciones que los empleadores pueden definir es la licencia FMLA de 12 meses.

Los empleados pueden tomar hasta 12 semanas de licencia FMLA en un período de 12 meses. Sin embargo, los empleadores pueden definir si ese tiempo es en un año calendario, un rollo de 12 meses hacia atrás desde los días actuales.

Por ejemplo, si un empleado solicita la licencia FMLA hoy, entonces la cantidad disponible se basaría en la cantidad de tiempo que ha utilizado en los 12 meses anteriores.

Por último, los empleadores pueden utilizar un período de 12 meses rodante desde el primer día de la licencia FMLA que se restablece en 12 meses o un año fiscal. Esto es importante porque a menos que un empleador defina el método de cálculo de 12 meses para la FMLA, los empleados generalmente elegirán un método de calendario.

Esto significa que técnicamente un empleado puede tomarse las últimas 12 semanas del año natural de baja y las primeras 12 semanas del nuevo año natural. A menos que el empleador ya haya definido y notificado a los empleados los métodos del período de 12 meses de la FMLA, los empleados pueden elegir tomar la licencia de esta manera.

Otro ejemplo de la política de la FMLA debe incluir si los empleados deben o no utilizar la licencia pagada para la licencia FMLA. La FMLA permite a los empleadores exigir una licencia pagada como parte de la licencia FMLA. Sin embargo, los empleadores deben aplicar esta política de manera uniforme y deben informar a los empleados de la misma.

No notificar a los empleados de los derechos de la FMLA

Desgraciadamente, muchos empleadores asumen que los empleados ya entienden o conocen sus derechos bajo la FMLA.

Sin embargo, los empleadores están obligados a notificar a los empleados de sus derechos de licencia FMLA de dos maneras diferentes. En primer lugar, los empleadores deben publicar los derechos de la FMLA para los empleados. Esto puede ocurrir electrónicamente en un portal de autoservicio para empleados como el de SwipeClock o puede ser publicado físicamente en la ubicación del negocio del empleador.

En segundo lugar, los empleadores deben notificar a los nuevos empleados de los derechos de la FMLA al ser contratados. El aviso puede incluirse en un manual del empleado, en un formulario, o también puede proporcionarse en formato electrónico. Los empleados no sabrán automáticamente si un empleador es un empleador cubierto por la FMLA o lo que el empleado debe hacer para calificar.

Por eso es vital que los empleadores proporcionen esa información a los empleados.

No utilizar los formularios de la FMLA

Además de notificar a los empleados, los empleadores deben utilizar el formulario de la FMLA para la licencia de los empleados.

Esto ayuda a asegurar que los empleadores están siguiendo las reglas de la FMLA y si el empleador requiere cualquier tipo de verificación médica de la licencia del empleado, el uso de los formularios oficiales asegurará que el empleador no pida información prohibida por la FMLA.

No confirmar cuándo los empleados serán elegibles para la FMLA

Los empleados son elegibles para la licencia FMLA cuando han trabajado para el empleador un total de 12 meses durante los 7 años anteriores y 1.250 horas durante los 12 meses anteriores.

Esto significa que los empleados recontratados pueden ser elegibles bajo la FMLA poco después de la recontratación. Esencialmente, un empleado recontratado a tiempo completo (que no ha trabajado en los últimos 12 meses para el mismo empleador) sería elegible durante la 32ª semana.

Si el empleado ha trabajado para el mismo empleador en los últimos 12 meses, entonces esas horas contarían para las 1.250 horas requeridas para la elegibilidad. Los empleadores pueden rastrear primero el número mínimo de meses requeridos con el empleador, en cuyo momento los empleadores deben verificar las horas trabajadas durante ese período de tiempo y, si es necesario, rastrear el resto de las horas requeridas para la licencia FMLA.

Gestores silenciosos que no informan a RRHH de las bajas de los empleados

Demasiado a menudo los gestores de una organización no informan a RRHH cuando un empleado solicita tiempo libre que podría ser utilizado para la baja FMLA.

Esto es un problema porque la licencia FMLA no puede ser retrocedida. Eso significa que los empleados obtendrán más de 12 semanas de licencia FMLA. Los empleados que toman la licencia FMLA deben recibir un aviso de elegibilidad de los derechos de la FMLA dentro de los 5 días del primer día de la FMLA. Al mismo tiempo, también deben proporcionar un aviso de derechos y responsabilidades.

Además, también se requiere un aviso de designación dentro de los 5 días de la licencia. No notificar adecuadamente a los empleados sobre el uso de la FMLA ha dado lugar a multas y sanciones masivas para los empleadores.

Administradores no capacitados que no entienden los derechos de la FMLA o reconocen la licencia

Demasiado a menudo los gerentes no están capacitados lo suficientemente bien sobre la FMLA para reconocer una licencia FMLA o para entender la protección que los empleados obtienen de la ley. Recuerde que un empleado no tiene que invocar específicamente la licencia FMLA para tener derecho a una licencia.

Los tribunales han dictaminado que si un empleado proporciona suficiente información al empleador para que éste sepa que la licencia debería haber estado cubierta por la FMLA, que el empleador debe cumplir con la ley FMLA.

Esto significa que si un empleado menciona una condición de salud grave y un gerente no reconoce la licencia como calificada por la FMLA, el empleador podría ser encontrado fuera de cumplimiento. Esto podría ser tan simple como que un empleado se tome un tiempo libre en el trabajo para cuidar a un padre que tuvo una estancia de una noche en el hospital.

Otro aspecto de los gerentes no capacitados es que los empleados pueden recibir repercusiones de tomar la licencia FMLA porque los supervisores o directores no se dan cuenta de que el tiempo de la FMLA está protegido o no se dan cuenta de que ciertas ausencias están cubiertas por la FMLA.

Los empleadores que tomen represalias contra un empleado por ausencias que deberían contarse como ausencias FMLA serán declarados no conformes y serán responsables de todas las sanciones y multas.

Denegar la licencia y luego tomar medidas adversas

Aunque los empleadores pueden denegar la licencia FMLA por eventos no calificados o para empleados que no están cubiertos, puede ser un gran error denegar la licencia y luego tomar inmediatamente medidas adversas contra ese empleado.

Aunque la acción adversa puede haber estado ya en marcha y puede estar completamente justificada, el empleado podría ver la solicitud de licencia FMLA como la razón de la acción adversa.

Esto podría exponer al empleador a una mayor responsabilidad bajo la ley FMLA. Los tribunales han sido muy sensibles a los casos de represalias últimamente.

Demasiada poca cobertura de la FMLA

Algunos empleadores creen erróneamente que la licencia de la FMLA está relacionada sólo con las condiciones relacionadas con el trabajo. Esto es un gran malentendido. Los empleados pueden tomar una licencia no sólo para sí mismos, sino también para los miembros calificados de la familia, padres, hijos y cónyuges.

Además, los empleados pueden tomar una licencia por una condición de salud grave relacionada con el empleo, pero también por algo no relacionado con su trabajo. Esto puede incluir una enfermedad física o mental que cumpla los requisitos.

En algunos casos, los empleadores deben incluso conceder la licencia FMLA por situaciones derivadas de desastres naturales. Una condición de salud grave es cualquier condición que requiere en el cuidado del paciente en un hospital, hospicio, o el tratamiento médico continuo.

Demasiada cobertura de la FMLA

Los empleadores a veces cometen el error de conceder una cobertura demasiado amplia de la FMLA. Esto puede ocurrir especialmente en estados como Colorado, o California con leyes individuales de FMLA que se superponen a la FMLA federal.

Otros estados con leyes individuales de la FMLA son Connecticut, Maryland, Minnesota, Nueva Jersey, Nueva York, Rhode Island, Tennessee, Washington D.C., Wisconsin y Vermont.

Por ejemplo, muchos estados amplían la cobertura de la FMLA para incluir a los suegros, parejas de hecho, hermanos o abuelos. Aunque su empresa puede proporcionar una licencia para estas situaciones, o puede estar obligada a hacerlo de acuerdo con la ley estatal, no cuenta como licencia federal de la FMLA.

Los empleadores que cuentan la licencia por estas relaciones o por razones ampliadas y luego niegan la verdadera licencia FMLA no cumplirán con la FMLA y en una disputa serán encontrados responsables. En el mejor de los casos, los empleadores tendrán que conceder más permisos de los que pueden haber sido previstos a los empleados que buscan un permiso legítimo de la FMLA después de que se les haya concedido un permiso «ampliado» de la FMLA.

No mantener registros exactos de las licencias FMLA

Desgraciadamente, la FMLA, al igual que muchas leyes laborales, requiere que el empleador mantenga registros detallados o se arriesgue a sufrir repercusiones por su incumplimiento.

Los empleadores que no mantienen registros exactos de las licencias laborales pueden proporcionar más permisos a los empleados de los previstos.

Por ejemplo, esto podría suceder cuando los empleados toman una licencia por enfermedad que podría ser contada como licencia FMLA. La licencia FMLA puede coincidir con otras ausencias, permisos e incluso con permisos proporcionados por el estado.

Si los empleadores no contabilizan con exactitud la licencia FMLA, entonces podría producirse una distribución desigual de la licencia entre los empleados.

Esto podría dejar al empleador abierto a una demanda discriminatoria si algunos empleados reciben inadvertidamente más permisos que otros. También podría significar que las ausencias que deberían ser permisos de la FMLA no se cuenten como permisos de la FMLA y que el empleado sea castigado o se le retengan los ascensos debido a esas ausencias.

Esto viola directamente las protecciones de la FMLA.

Los empleadores deben conservar los registros de la FMLA durante al menos 3 años. Estos registros deben mantenerse separados de los registros de personal.

Deben incluir una copia de la notificación proporcionada a los empleados, la prueba de cualquier pago de primas para los beneficios de los empleados, la documentación relativa a todas las disputas de la FMLA, las certificaciones, las recertificaciones y los registros médicos, y todos los avisos de los empleados a los empleadores con respecto a la licencia de la FMLA

Certificaciones médicas inexactas y descripciones de trabajo faltantes

Los empleadores deben adjuntar la descripción del trabajo del empleado a la notificación de designación. Esto permite que el proveedor de atención médica entienda cuáles son las funciones del empleado y le dé el alta laboral con precisión.

Si la descripción del trabajo o las funciones del empleado no se adjuntan a la notificación de designación, entonces el proveedor de atención médica puede confiar en que el empleado describa su trabajo y puede darlo de alta para trabajar por error cuando no está preparado.

Además, algunos empleadores creen erróneamente que sólo un médico puede proporcionar una certificación de aptitud para el trabajo. De hecho, cualquier profesional sanitario puede dar el alta a un empleado para trabajar. Esto incluye a los psicólogos clínicos, las enfermeras profesionales, los asistentes médicos e incluso los quiroprácticos en algunas situaciones.

No entender la ADA o cómo el trabajo ligero encaja como licencia FMLA

La licencia FMLA permite una licencia FMLA intermitente. Esto podría incluir un horario de trabajo ajustado, trabajo a tiempo parcial o deberes de trabajo ajustados.

Sin embargo, si un empleador está permitiendo a un empleado tomar una licencia intermitente con deberes de trabajo reducidos, deben recordar que una licencia intermitente es opcional. Los empleados todavía pueden solicitar el tiempo de licencia real como licencia FMLA.

Además, después de que un empleado haya agotado las 12 semanas de licencia FMLA, los empleados deben seguir siendo conscientes de las leyes ADA.

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) se aplica en casi todas las circunstancias en las que un empleado utilizaría la FMLA por una condición de salud grave propia. Por lo tanto, incluso después de 12 semanas de licencia, los empleados pueden ser elegibles para adaptaciones adicionales debido a su discapacidad y pueden estar protegidos contra las represalias.

No manejar adecuadamente los beneficios mientras los empleados están de licencia

Los empleadores deben mantener la cobertura de salud de los empleados mientras están de licencia FMLA. Sin embargo, pueden requerir las contribuciones de los empleados.

Si los empleados deben hacer contribuciones de atención médica, pero no lo hace entonces después de regresar al trabajo, la cobertura debe ser proporcionada sin ningún período de espera.

Además, cualquier beneficio para el que el empleado haya calificado antes de la licencia, como la antigüedad, la asistencia perfecta u otros beneficios, debe ser restituido al empleado a su regreso al trabajo.

Deja que SwipeClock te ayude

Muy a menudo, los empleadores deben hacer un seguimiento no sólo de las leyes de la FMLA, sino también de las leyes locales de baja por enfermedad, salario mínimo y horarios.

Además, estos negocios tienen que cumplir también con las leyes federales de horas extras, la Ley de Baja Médica Familiar y cualquier otra ley nacional o local que se promulgue. SwipeClock ofrece una amplia gama de herramientas de gestión de la mano de obra y de seguimiento del tiempo que pueden ayudar a las empresas a cumplir más fácilmente con las leyes locales y nacionales.

Las empresas pueden notificar y hacer un seguimiento más fácil de los registros de los empleados, y las solicitudes a través del galardonado software de RRHH de SwipeClock.

Los registros se mantienen sin esfuerzo durante años y la acumulación se rastrea automáticamente y se informa a los empleados de acuerdo con las leyes estatales y municipales. Además, con los relojes geo-temporales, las empresas pueden rastrear sin esfuerzo el tiempo trabajado en ciudades específicas para asegurar el cumplimiento.

Escrito por Annemaria Duran. Actualizado por última vez el 26 de septiembre, 2017