El patrocinio de eventos puede hacer que un evento sea un éxito o un fracaso. Este artículo comparte las mejores prácticas para encontrar y asegurar las asociaciones adecuadas en 2021 y más allá.
Las cifras no mienten: las empresas invierten cada vez más en eventos profesionales. Más del 41% de los profesionales del marketing creen que el marketing de eventos es el canal más eficaz para impulsar los resultados empresariales.
El patrocinio siempre ha sido un reto para los planificadores de eventos, y el cambio a los eventos virtuales lo ha hecho aún más difícil. De hecho, el 37% de los profesionales de eventos coinciden en que proporcionar valor a sus patrocinadores es un aspecto desafiante de la planificación de eventos virtuales. Los organizadores carecen de confianza en su capacidad para impulsar el valor para sus patrocinadores, informando sólo de un valor medio de confianza de 6,5.
A medida que los eventos capturan una parte cada vez mayor de los presupuestos de marketing en todas las industrias, una cosa es segura: los patrocinadores de eventos jugarán un papel crítico en el crecimiento.
Ya sea que esté comenzando a construir su programa de patrocinio de eventos o que esté buscando nuevas estrategias para atraer y retener a los actuales patrocinadores de eventos, este artículo es para usted.
En esta guía, aprenderás:
- Qué son los patrocinios de eventos
- Por qué los patrocinios de eventos son valiosos
- Cómo mejorar su evento con los patrocinios de eventos
- Encontrar patrocinadores de eventos
- Pitching Patrocinadores de eventos
- Consejos para mejorar los paquetes de patrocinio de eventos
- Ejemplos de paquetes de patrocinio de eventos
- Proporcionar el retorno de la inversión a los patrocinadores
- El responsable clave de la toma de decisiones, su tipo de personalidad y su información de contacto.
- Los objetivos de marketing de cada empresa en cuestión.
- Cómo el patrocinio de su evento puede ayudarles a cumplir sus objetivos de marketing.
- Si tienen o no el presupuesto para patrocinar tu evento de la forma que deseas.
- El paquete de bronce: 1.000 $ – El logotipo de su empresa en todos los materiales de marketing del evento, una página digital de patrocinador garantizada, un regalo de patrocinio virtual, colocación del patrocinador en los tercios inferiores, un vídeo promocional de 30 segundos antes de la sesión principal.
- El paquete de plata: 2.500 $ – Todo lo del paquete de bronce + transiciones de marca entre los vídeos y/o las sesiones. (Sólo 25 disponibles.)
- El paquete de oro: 5.000 dólares – Todo lo de los paquetes de bronce y plata + una sala virtual con la marca de su empresa. (Sólo 10 disponibles.)
- ¿Cuántos asistentes hubo en el evento?
- ¿Cuántos leads o reuniones recibió cada patrocinador?
- ¿Cuántos asistentes se registraron o asistieron a los talleres/sesiones patrocinados?
- Si está utilizando una aplicación móvil para eventos, ¿cuántas impresiones dentro de la aplicación recibieron los patrocinadores?
- Los patrocinios de eventos son valiosos porque hacen que su evento sea viable desde el punto de vista financiero, aportan credibilidad y, potencialmente, proporcionan a su evento otras ventajas valiosas
- Para encontrar patrocinadores de eventos, conozca primero la visión de su evento y los beneficios que puede ofrecer a los socios potenciales antes de enviar a cualquiera de ellos una carta de patrocinio del evento
- Cuando lance a los patrocinadores del evento, investigue cada empresa con la que piense contactar, comunique el valor que recibirán e incluya pruebas sociales
- Los paquetes de patrocinio del evento son esenciales. Recuerde incluir diferentes niveles con distintos precios para que más empresas tengan la oportunidad de participar. Además, cree paquetes con oportunidades únicas, deje muy claro lo que recibirá cada socio, utilice la exclusividad a su favor y haga que su página de patrocinio sea tentadora
- Pruebe el ROI del evento a los patrocinadores mostrando datos de sus eventos, presentando información demográfica de la audiencia, e incluyendo los testimonios de los asistentes
- Por último, asegúrate de incluir un botín en tu estrategia de eventos virtuales, presenciales o híbridos para atraer y deleitar a tu audiencia al tiempo que ofreces oportunidades de patrocinio
¿Qué son los patrocinios de eventos?
Empecemos por lo básico: ¿qué es el patrocinio de eventos? Un patrocinador de eventos es una empresa que apoya un evento, normalmente aportando fondos, a cambio de algo valioso. A menudo este «algo valioso» viene en forma de una mayor exposición de la marca, el acceso a los datos de los asistentes, oportunidades de hablar en el evento, o entradas con descuento para el evento.
Las empresas patrocinan eventos con la esperanza de hacer avanzar sus propias organizaciones. Si su evento presenta una oportunidad para que lo hagan, es probable que pueda asegurar socios y mejorar las perspectivas de su evento.
Hay que tener en cuenta que no todos los eventos serán atractivos para los patrocinadores potenciales. Por ejemplo, los eventos internos rara vez aportan suficiente valor a otras empresas para que inviertan en una oportunidad de patrocinio de un evento-aunque hay excepciones.
Los patrocinadores también pueden desconfiar de los eventos virtuales, de forma similar a como los planificadores de eventos se preocupan por proporcionar valor a sus patrocinadores virtuales. Si está buscando algunas ideas para planificar un evento que atraiga a los patrocinadores, eche un vistazo a esta lista de eventos y conferencias virtuales en 2020.
Por qué los patrocinios de eventos son valiosos
Ahora sabemos el «qué» cuando se trata de patrocinio de eventos. Pero, ¿qué hay del «por qué»? Por qué debería dedicar tiempo y recursos a investigar, contactar y conseguir patrocinadores para eventos? ¿Es realmente necesario?
La respuesta a esa pregunta depende de su organización y del tipo de evento que planea organizar. Pero en general, sí, conseguir patrocinadores para el evento merece la pena por tres razones principales.
Presupuesto
Correr un evento es un esfuerzo costoso. Rara vez la venta de entradas es suficiente para alcanzar el punto de equilibrio, al menos no manteniendo los precios de las entradas asequibles. ¿Qué puede hacer un organizador de eventos? Asegurar los patrocinios del evento. En 2018, el gasto en patrocinio, según Sponsorship.com, superó los 24.000 millones de dólares solo en Norteamérica.
En 2021, casi el 58% de los responsables de marketing de eventos creen que su presupuesto para eventos disminuirá. Si sus predicciones son ciertas, los planificadores de eventos tendrán aún más dificultades para encontrar patrocinadores que financien sus eventos, ya sean presenciales o virtuales.
Asegurar el dinero del patrocinio de eventos le permitirá planificar un evento financieramente viable y mantener los precios de las entradas bajos, lo que garantizará que más asistentes puedan acudir. Y con el reciente cambio a lo virtual, casi el 80% de los organizadores están ofreciendo inscripción gratuita a sus asistentes, lo que reduce la barrera de entrada y, por lo tanto, significa un mayor alcance para los planificadores de eventos.
Para profundizar en el presupuesto de sus eventos, consulte la Guía de presupuesto de eventos 2021.
Credibilidad
Sea sincero: en igualdad de condiciones, ¿preferiría asistir a un evento sin patrocinadores o a uno patrocinado por Amazon? La mayoría de nosotros preferiría asistir al evento patrocinado por Amazon, incluso si ambos eventos fueran organizados por la misma empresa, trataran el mismo tema y tuvieran los mismos ponentes. ¿Por qué? Porque Amazon es una de las empresas más grandes del mundo y si deciden patrocinar un evento, entonces debe ser bueno.
Aunque asociarse con una empresa como Amazon puede ser una exageración, asegurar marcas conocidas y respetadas en el campo de su organización para patrocinar su evento le dará credibilidad instantánea y probablemente aumentará el número de inscripciones.
Otros recursos
Por último, los patrocinadores pueden ser capaces de proporcionar a su evento otros recursos y ventajas más allá del dinero y la credibilidad. Por ejemplo, tal vez su evento se asocie con un restaurante local. A cambio de promocionar su negocio entre todos los asistentes, le permitirán utilizar su espacio para el evento y le proporcionarán almuerzos con servicio de catering.
Otro beneficio que pueden proporcionar las empresas patrocinadoras es una mayor exposición de su evento. Supongamos que un cliente de una empresa patrocinadora está navegando por las redes sociales de ese patrocinador en particular y ve que se ha asociado con usted. El cliente puede decidir asistir a su evento porque confía en la empresa patrocinadora.
«Las ventas de patrocinio son un gran objetivo para nosotros porque se trata de ingresos repetibles que pueden renovarse año tras año.»
– Dayna Rothman, autora de Lead Generation for Dummies
Cómo mejorar su evento con patrocinios de eventos
Es hora de ponerse práctico. Cómo encontrar posibles patrocinadores de eventos, convencerlos de que se asocien con usted y crear valiosos paquetes de patrocinio?
Encontrar patrocinadores para eventos
Encontrar patrocinadores para eventos no es tan difícil como parece. Para asegurar el patrocinio de un evento, primero hay que encontrar las empresas adecuadas con las que asociarse. Tenemos tres consejos para ti en este sentido:
Conoce tu evento
En primer lugar, tienes que conocer y entender las particularidades de tu evento. ¿Qué tipo de evento está produciendo? Cuál es su visión general para su reunión y qué objetivos espera alcanzar? Además, ¿qué diferencia a su evento de otros sobre temas similares?
Este es el tipo de preguntas que le harán los posibles patrocinadores del evento. Piense en ellas mientras trabaja en la estrategia de su evento. Si conoce las respuestas a las mismas antes de empezar a ponerse en contacto con las marcas acerca de los patrocinios, podrá responder con facilidad y sólo dedicar tiempo a ponerse en contacto con las empresas que se alinean con su evento.
Identificar a los socios adecuados
En lugar de enviar spam a todas las empresas que encuentre y presentarles propuestas de patrocinio de eventos, le recomendamos que primero identifique los tipos de empresas que serían un buen ajuste. A continuación, contacte e interactúe sólo con esas marcas.
Por ejemplo, si está planeando una cumbre virtual para profesionales de la medicina y la salud, una empresa como McDonalds podría no enviar el mensaje adecuado. Sin embargo, una empresa como Aetna u otra compañía de seguros de salud podría encajar perfectamente.
En nuestra reciente cumbre virtual, (Casi) HYBRID, Leanne Pittsford, fundadora de Lesbians Who Tech, compartió cómo ha construido su reputación y su empresa sobre sus valores. Ella toma todas las decisiones, incluidas las relativas a los patrocinadores, en función de si generan confianza con su público y apoyan su mensaje. Leanne incluso admite haber perdido patrocinios porque no encajaban bien con su marca.
Contactar con organizaciones que no se alinean con la marca de tu evento, o que no tienen un historial de patrocinio de eventos no es productivo. Tomarse el tiempo para encontrar los socios adecuados también le ahorrará tiempo y aumentará su tasa de éxito.
Utilice los recursos en línea
Conocer los detalles de su evento y el tipo de empresas con las que espera asociarse es genial. Pero todavía tiene que salir realmente a buscar organizaciones que se ajusten a sus criterios. Una de las formas más fáciles de hacerlo es utilizar recursos en línea como SponsorMyEvent o SponsorPitch. Estas herramientas facilitan la conexión con posibles patrocinadores de eventos e incluso les envían un acuerdo de patrocinio del evento si parecen ser una buena opción. También puedes consultar nuestro libro de trabajo de patrocinio de eventos virtuales para guiarte en el nuevo dominio de los eventos virtuales.
Pitching de patrocinadores de eventos
Ahora que has creado una lista de patrocinadores potenciales de eventos, es el momento de lanzarlos. Ya sea que esté enviando un correo electrónico a los patrocinadores potenciales del evento o llamándolos por teléfono, no importa. Estos tres consejos siguen siendo esenciales para tu éxito:
Investiga a tu público objetivo
A estas alturas (¡espero!) ya has investigado un poco a tu público objetivo. Usted sabe que las empresas de su lista se alinean con el tema y la visión de su evento y cada una tiene un historial de patrocinio de eventos en el pasado. Ahora es el momento de profundizar.
Antes de ponerse en contacto con una empresa, debe intentar descubrir:
Cuanta más información tengas sobre cada persona individual con la que planeas contactar, mejor.
Comunicar valor
En el último consejo, mencionamos que debes saber cómo el patrocinio de tu evento beneficiará a la empresa con la que estás contactando. Saber esto le ayudará a comunicar el valor, algo que debe hacer para asegurar las asociaciones.
Ninguna organización apoyará su evento por la bondad de su corazón. Tiene que haber un intercambio de valor a partes iguales y usted tiene que comunicar este valor en su discurso. Para ello, haga que su discurso se refiera a la empresa con la que se pone en contacto, no a su evento, y céntrese en cómo les beneficia.
Cuando escriba una propuesta de patrocinio de un evento virtual, querrá destacar su propuesta de valor. Los patrocinadores quieren saber qué les aporta.
Incluya también información como el número de asistentes que espera tener, los datos demográficos de su audiencia, las marcas que han patrocinado su evento en el pasado, el retorno de la inversión que recibieron los patrocinadores anteriores y cualquier otra información pertinente.
El tipo de detalles que comparta probablemente variará en función de su sector, del tiempo que lleve su evento y de la persona real con la que se ponga en contacto. Pero en general, haga todo lo posible para comunicar el valor.
Demostrar el valor es bastante difícil para los eventos en vivo, pero es aún más desafiante virtualmente. Destaque el valor que verán los patrocinadores si se asocian a su evento y céntrese en las ventajas de un evento virtual. Por ejemplo, el folleto de patrocinio de la Expo Virtual de IA de la Open Data Science Conference incluye una sección dedicada a las razones por las que una exposición virtual es en realidad una inversión aún mejor para los patrocinadores.
Fuente: ODSC
Incluir prueba social
La prueba social en forma de testimonios de socios anteriores puede ayudar mucho a convencer a una marca para que patrocine tu evento. Al igual que todos leemos reseñas de productos antes de hacer compras en línea, los patrocinadores potenciales querrán saber si los socios anteriores tuvieron una buena experiencia con su marca y consideraron que el patrocinio era una inversión que valía la pena.
Si tiene la capacidad, considere ir más allá y crear estudios de casos completos con sus principales patrocinadores. Eso es lo que hizo TED. Su estudio de caso con el socio del evento desde hace mucho tiempo, Rolex, es un gran ejemplo. Ha ayudado a la conferencia anual a conseguir otros patrocinadores al mostrar el positivo retorno de la inversión que Rolex ha recibido de la asociación.
«Realmente tratamos de trabajar con los patrocinadores para lograr sus objetivos, manteniendo al mismo tiempo la independencia editorial. Muchos de estos patrocinadores no quieren simplemente tener una pegatina de patrocinador pegada en un evento. Quieren hacer algo que tenga un elemento de conversación real».
– Mike Butcher, Fundador de The Europas
Mejores prácticas para crear asociaciones con patrocinadores
La clave tanto para lanzar como para asociarse con patrocinadores se reduce a la comunicación. Al comenzar a trabajar con los patrocinadores, es importante tener un lenguaje común. Esto le permite alinearse con los objetivos y resultados comerciales clave que hacen que ambas partes tengan éxito.
Por ejemplo, Vasil Azarov, de la Growth Marketing Conference, se centra en la creación de asociaciones mutuamente beneficiosas y programas de copatrocinio. Esto incluye proporcionarles un esquema de oportunidades para una exposición adicional, colaborar en contenidos como seminarios web, aprovechar un socio para copatrocinar campañas de correo directo e iniciativas que tengan lugar en el recinto del evento.
Fomentar un entorno de colaboración también ayuda a mantener buenas relaciones con los patrocinadores clave en los eventos actuales y futuros.
«El elemento clave para construir una relación exitosa es asegurarse de que estás aprovechando tu fuerza para que sea una victoria tanto para ti como para tu socio»
– Vasil Azarov, Growth Marketing Conference
También puedes encontrar software que te ayude a comunicarte con tus patrocinadores y a crear una experiencia fluida para que trabajen contigo. Por ejemplo, Bizzabo ha lanzado recientemente nuestra solución de gestión de socios y ponentes que facilita más que nunca la gestión de tus patrocinadores.
Consejos para mejorar los paquetes de patrocinio de eventos
Para dar un verdadero impulso a tus esfuerzos de patrocinio de eventos, necesitas ofrecer diferentes paquetes de patrocinio. A medida que más eventos se vuelven virtuales e híbridos, estos paquetes tendrán que ser aún más impresionantes porque es más difícil para sus patrocinadores potenciales visualizar su evento y el valor que obtendrían de él. Aportar valor a los patrocinadores, especialmente en el ámbito virtual, es un reto entre los planificadores de eventos. De hecho, casi el 37% de los organizadores cree que es más difícil ofrecer oportunidades valiosas a los patrocinadores cuando se organizan eventos virtuales.
Adele Durham se unió a nosotros recientemente en el podcast IN-PERSON para compartir algunos ejemplos de cómo está creando experiencias y oportunidades valiosas para los patrocinadores.
Aquí tienes cinco consejos que te ayudarán a elaborar un paquete de patrocinio que destaque entre tus socios potenciales.
Incluye diferentes niveles de patrocinio del evento
Cuando construyas paquetes de patrocinio para tu evento, considera la posibilidad de crear varios niveles (al menos tres) de patrocinio, cada uno dotado de diferentes beneficios y vendido a diferentes precios. Por ejemplo:
Cuanto más dinero paga una organización, más beneficios recibe. También puede crear diferentes paquetes para empresas en contraposición a los individuos, dar descuentos cuando se compran varias entradas a la vez, y más.
Echa un vistazo a cómo Gainsight ofreció niveles de patrocinio en Pulse para el Producto 2020. Este es un gran ejemplo de utilización de los niveles de paquetes mencionados.
Fuente: Gainsight
Crea oportunidades únicas
Hay muchas formas diferentes de añadir valor a tus paquetes de patrocinio. Algunas ideas de patrocinio incluyen garantizar un turno de palabra para el director general de una empresa patrocinadora, permitir que los socios pongan el nombre de su empresa en las salas de descanso e incluir el logotipo de un patrocinador en las bolsas de botín que se entregan a cada asistente.
Source: Vela Agency
Pero para realmente sobrecargar tus paquetes y atraer a las organizaciones para que se decanten por opciones de patrocinio más caras, necesitas crear oportunidades únicas.
Este es un gran ejemplo de cómo Adele Durham tomó sus ideas en persona y reimaginó cómo podía proporcionar esas valiosas experiencias a sus patrocinadores de forma virtual.
«Hemos tenido camiones de comida en nuestros eventos de premios para que cuando estés saliendo de Cipriani, puedas conseguir un queso a la parrilla y algunos tater tots en tu salida. Un gran éxito. Vale, no vas a poder hacer eso cuando es un evento virtual. Así que pensamos en regalar vales de Grubhub. Así que cuando el evento termina, todos los asistentes obtienen un vale de 15 dólares de Grubhub para conseguir su bocadillo nocturno.»
La clave es ser creativo y pensar en formas de diferenciarse de otras ofertas que los patrocinadores puedan estar viendo.
Déjelo claro
Source: Prospecto de patrocinio de Dreamforce
Sus paquetes de patrocinio del evento sólo se venderán si los patrocinadores potenciales entienden exactamente lo que recibirán una vez que realicen la compra. También necesitarán saber cómo ser elegible para cada paquete. La claridad es absolutamente su amigo aquí.
Explique cada beneficio, ventaja y requisito del paquete en un lenguaje muy claro. Los patrocinadores potenciales nunca deberían tener que adivinar lo que van a recibir a cambio de una parte del presupuesto de su empresa. Esto es especialmente cierto cuando se venden patrocinios por grandes sumas de dinero.
Este ejemplo de SaaStr dice a los patrocinadores exactamente lo que pueden esperar y cuánto costará. Incluso utiliza ejemplos visuales para que los patrocinadores no tengan que adivinar o imaginar cómo será.
Fuente: SaaStr
La exclusividad vende
¿Quieres vender paquetes de alta gama como SaaStr? Haz uso de la exclusividad. A primera vista, esto puede sonar contradictorio. Si 10 personas quieren pagar a SaaStr más de un millón de dólares para patrocinar el evento, ¿por qué sólo aceptarían a 6 de ellas?
Hay un par de razones diferentes.
En primer lugar, es una simple ecuación matemática. Sólo hay una cantidad de tiempo en el día y recursos a mano. SaaStr (y otras empresas que ofrecen paquetes de patrocinio de alto nivel) sólo pueden proporcionar un valor adecuado a tantos patrocinadores. Si dejaran participar a más empresas, el valor del paquete bajaría.
En segundo lugar, la exclusividad genera deseo. Como humanos, siempre queremos lo que no podemos tener. Y tendemos a sentirnos mejor con nosotros mismos cuando tenemos lo que otros quieren pero no pueden conseguir. Hacer que tus paquetes de patrocinio más importantes sean exclusivos aumentará las posibilidades de que la gente quiera comprarlos.
Otra forma de utilizar el principio de exclusividad es hacer que ciertos paquetes sean «sólo para invitados». Es decir, las empresas no pueden solicitar los cupos limitados, sino que tienen que ser invitadas para comprarlos.
Especialmente si estás planeando una conferencia virtual más grande, crear exclusividad será clave. Cuanto más grande sea el evento, más dólares de patrocinio podría necesitar, así que no se apresure a aceptar todas las ofertas, priorice la mejor asociación para usted y su evento.
Haga que su página de patrocinio sea atractiva y vibrante
Por último, para aumentar la probabilidad de que las empresas quieran patrocinar su evento, le recomendamos que haga que las páginas web de los patrocinadores del evento sean atractivas y vibrantes. Los patrocinadores se preocupan por la representación de su marca. Utilice elementos multimedia enriquecidos para que la página, y la forma en que los patrocinadores están representados en ella, sean visualmente agradables.
Pulse hace un gran trabajo destacando las oportunidades de patrocinio. La conferencia anual para los profesionales del éxito del cliente tiene una sección que muestra sus principales patrocinadores. Cada empresa asociada tiene un logotipo destacado, una sección de biografía que explica a qué se dedica la empresa (cuando se pasa el ratón por encima del logotipo) y enlaces a su sitio web y canales sociales.
Saber que su empresa aparecerá en el sitio web de su evento -especialmente si su sitio web recibe mucho tráfico de calidad- puede ser la ventaja que convenza a una marca para asociarse con usted.
Los eventos virtuales e híbridos dependen más de la tecnología que los eventos presenciales. Más del 50% de los organizadores creen que las herramientas tecnológicas para eventos jugarán un papel clave en la conexión de patrocinadores y asistentes tanto virtual como presencial. Así que es importante encontrar una plataforma que te permita crear una gran página web para atraer a los patrocinadores.
Ejemplos de paquetes de patrocinio de eventos
Te hemos dado consejos sobre cómo crear mejores paquetes de patrocinio de eventos. Ahora vamos a ver algunos ejemplos de promoción de patrocinadores de eventos de marcas que han tomado estos consejos y los han utilizado bien. Prepárate para inspirarte.
1. re:Invent de Amazon Web Services (AWS)
re:Invent es una conferencia masiva de computación en la nube organizada por Amazon cada año en Las Vegas, NV. Cuenta con talleres, oradores principales y hackathons. En cuanto a las oportunidades de patrocinio, Amazon hace un gran trabajo al describir los beneficios exactos que los socios recibirán por cada uno de sus siete paquetes y al destacar el éxito de patrocinadores anteriores. Dejan claro que la conferencia del año pasado produjo una media de 1.800 contactos por patrocinador.
Amazon también hace un fantástico trabajo de promoción de experiencias únicas, incluyendo el acceso a actividades divertidas y no relacionadas con el trabajo, como la fiesta posterior a re:Play y un pub crawl.
2. Universo GitHub
GitHub Universe es LA conferencia a la que debes asistir si trabajas en el desarrollo de software. En la página de patrocinio del evento, GitHub Universe ofrece información demográfica detallada que incluye los tipos de trabajo de los asistentes, los tipos de empresa y los detalles de la ubicación. Esto facilita a los posibles patrocinadores la tarea de calibrar el grado de adecuación de una asociación. También incluyen múltiples testimonios a lo largo de la página de patrocinio por esta misma razón.
3.Hubspot INBOUND
Fuente: HubSpot
Hubspot INBOUND es una de las conferencias de marketing más esperadas. Fundada en torno a la idea del inbound marketing, los profesionales de negocios de todas las industrias vienen de todo el mundo para múltiples días de sesiones educativas, redes y entretenimiento.
Este año se han vuelto virtuales, y han planificado un exitoso evento online lleno de contenido inspirador y entretenimiento emocionante.
En su prospecto de patrocinio, incluyen maquetas digitales que muestran a los potenciales patrocinadores exactamente cómo será su stand virtual. Este es un gran ejemplo de cómo ayudar a los patrocinadores a ser capaces de visualizar realmente cómo será su asociación virtual.
Demostrar el ROI a los patrocinadores
Hemos cubierto mucho hasta ahora en esta guía. Pero hay un tema que aún debemos discutir: demostrar el ROI a los patrocinadores. Más de la mitad (54%) de los profesionales del marketing expresan su dificultad para demostrar el ROI. Cómo puedes demostrar a los patrocinadores que asociarse con tu evento es una inversión que merece la pena? Tenemos algunas ideas:
Mostrar los datos del evento
A la hora de demostrar el valor, lo primero que puedes hacer es fijarte en los datos recogidos a lo largo de tu evento. Si está utilizando un software de éxito de eventos, debe tener una franja de datos para ayudar a atraer a los socios potenciales. De los profesionales del marketing que actualmente utilizan software para eventos, la mayoría (80%) no tiene problemas para demostrar el ROI.
Algunas métricas a incluir son:
Las respuestas a estas preguntas serán de gran ayuda para demostrar el ROI.
Presentar los datos demográficos de los asistentes al evento
La información demográfica de los asistentes puede añadir profundidad a otros puntos de datos y asegurar a su patrocinador que su inversión merece la pena. Si un patrocinador ve que su evento se dirige a su público objetivo, estará mucho más dispuesto a invertir en uno de sus paquetes de patrocinio. Y a medida que el sector se desplaza hacia los eventos virtuales e híbridos, los planificadores de eventos ven audiencias aún mayores. De hecho, más del 80% está de acuerdo en que el mayor alcance de la audiencia es el efecto más positivo que han experimentado de los eventos virtuales.
Muestra los testimonios de los asistentes
Al igual que compartir testimonios positivos de los socios de eventos anteriores puede ayudarte a atraer nuevos patrocinadores, compartir testimonios de los asistentes al evento también puede proporcionar un aspecto cualitativo al ROI del patrocinio. Ofrezca a los asistentes la oportunidad de dejar sus comentarios con la aplicación móvil del evento (si su evento utiliza una) o en una encuesta posterior al evento.
Este ejemplo del prospecto de patrocinio de Salesforce-Dreamforce 17 muestra un desglose detallado de los asistentes que los patrocinadores pueden esperar ver. Este nivel de detalle permitirá a los socios potenciales ver si su público objetivo se alinea con el suyo.
Fuente: Salesforce Dreamforce 17
Ideas de patrocinio para eventos virtuales e híbridos
Con el reciente cambio del sector hacia los eventos virtuales e híbridos, hay nuevas oportunidades para las ideas de patrocinio, así que sea creativo. Por ejemplo, puede añadir tercios inferiores y otros elementos visuales como los logotipos de los patrocinadores en las diapositivas de transición o incluso vídeos promocionales que se reproduzcan entre las sesiones. Si quieres crear una experiencia virtual única que sea más emocionante que un simple seminario web, aquí tienes 20 ideas para eventos virtuales que seguro que te inspirarán.
Piensa en las experiencias que suelen tener los patrocinadores in situ y diseña una estrategia para darles esa misma oportunidad online. Los stands de los expositores pueden hacerse virtualmente con páginas de aterrizaje y sitios web de los patrocinadores o sesiones de trabajo. Incluso puede ofrecer regalos virtuales y botines, desde una tarjeta de regalo digital hasta el envío de marketing táctil, como una caja de aperitivos. Si está planificando un evento híbrido, dar a su audiencia virtual un regalo hará que se sientan más incluidos con los asistentes en el lugar.
Comentarios clave: Cómo mejorar tu evento con el patrocinio de eventos
Ahí lo tienes, una completa guía de patrocinio de eventos para 2021. Hemos compartido mucha información. No dudes en releer esta guía si lo necesitas. ¿Busca un resumen rápido de los consejos, trucos y estrategias más importantes? Aquí están nuestros puntos clave:
Ahora tienes todo lo que necesitas para empezar a ponerte en contacto con socios potenciales y conseguir patrocinios para tu evento.
Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente el 22 de febrero de 2019 y desde entonces se ha actualizado para estar al día con las mejores prácticas en 2020 y 2021.