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Je suis un écrivain indépendant – un entrepreneur indépendant de carrière – donc j’ai appris à connaître très bien le formulaire W-9. Et en ce qui concerne la paperasse fiscale, c’est de loin mon préféré !

Lorsque je remplis le formulaire W-9, c’est parce que j’ai gagné un nouveau client. Le formulaire me donne un moyen facile de soumettre toutes mes informations vitales au client afin que je puisse commencer à travailler, et qu’il puisse commencer à me payer. Comment ne pas aimer ça ?

Qu’est-ce qu’un formulaire fiscal W- 9 ? Quel est l’objectif et l’utilisation du formulaire W-9 ?

Le formulaire W-9, Numéro d’identification et certification du contribuable, est principalement utilisé pour fournir les informations dont votre client a besoin pour vous délivrer un formulaire 1099-MISC à la fin de l’année. Le formulaire 1099-MISC documente la rémunération des non-salariés et d’autres types de revenus. Il comprend des informations similaires à celles que l’on trouve sur un formulaire W-2, Wage and Tax Statement.

Une entreprise ou un particulier peut également vous demander un W-9 pour des transactions immobilières, des paiements d’intérêts hypothécaires, l’acquisition ou l’abandon de biens garantis, l’annulation de dettes ou vos contributions IRA. Ces cas sont toutefois moins courants.

En général, la partie qui demande un formulaire fiscal W-9 vous en fournira un vierge à remplir. Vous pouvez aussi facilement télécharger le formulaire sur le site de l’IRS. Seule la partie qui l’a demandé a besoin d’une copie. L’IRS ne le fait pas.

Le W-9 demande cinq informations : votre nom, le nom de votre entreprise (le cas échéant), votre adresse, le numéro d’identification du contribuable et le type d’entité commerciale que vous exploitez. C’est plutôt indolore en ce qui concerne la paperasse fiscale.

Formulaire W-9 vs formulaire W-4

L’entreprise pour laquelle vous travaillez doit vous classer comme entrepreneur indépendant ou employé. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, l’entreprise doit vous demander un formulaire W-9. Si vous êtes un employé, elle doit vous demander de remplir le formulaire W-4 afin de pouvoir retenir les charges sociales.

Sous un W-9, l’entreprise ne retiendra aucune charge fiscale pour vous. Vous êtes responsable de veiller à ce que le bon montant d’impôts soit payé à l’IRS. Et lorsqu’il s’agit de taxes de sécurité sociale et de Medicare, vous devez payer la part de l’employeur et celle de l’employé.

Il peut être un peu déroutant de différencier si vous devez remplir le formulaire W-9 ou le formulaire W-4 en fonction du travail réel effectué. Une meilleure jauge est les circonstances entourant la relation de travail. En général, plus l’employeur exerce un contrôle sur ce qu’un travailleur fait et comment il le fait, plus il est probable que cette personne soit un employé et non un entrepreneur indépendant.

Une autre façon rapide de le savoir est de déterminer si les aspects commerciaux de la relation sont contrôlés par le payeur. Cela inclut la façon dont le travailleur est payé, si les dépenses sont remboursées, quelle partie fournit les outils, les fournitures, etc.

Si l’employeur contrôle ces détails, le travailleur est plus probablement un employé. Si des avantages sociaux sont offerts, comme des plans de retraite, des congés payés et des cotisations correspondantes à l’assurance 401(k), le travailleur est probablement un employé.

Parfois, un employeur peut essayer d’économiser de l’argent en classant un employé comme un entrepreneur indépendant. Ce faisant, il n’est pas tenu de payer sa part d’impôts de sécurité sociale et de Medicare sur le revenu de l’employé. Mais, si cela vous arrive, les « économies » de votre employeur seront prélevées de votre poche. C’est pourquoi il est important de régler rapidement la situation si elle se présente.

Questions courantes sur le formulaire W-9

• Quand devez-vous mettre à jour ou envoyer un nouveau W-9 ?

  Vous devez envoyer un nouveau W-9 aux clients actifs ou aux clients chaque fois que vos informations (nom, nom commercial, adresse ou numéro de sécurité sociale) changent.

• Que faire si vous recevez une demande de formulaire fiscal W-9 d’une source inattendue ?

  Selon la loi, vous n’êtes obligé de fournir un W-9 qu’aux parties qui ont l’intention de vous verser des intérêts, des dividendes, une rémunération de non-salarié ou tout autre type de revenu à déclarer. Si une personne inattendue vous demande un W-9, demandez-lui pourquoi elle en a besoin. Si leur réponse ne s’aligne sur aucune raison valable, vous n’avez légalement pas à en fournir un.

• Que se passe-t-il si je ne soumets pas un formulaire W-9 ?

  Si une entreprise demande de manière appropriée un W-9 et que vous ne le soumettez pas, vous serez probablement soumis à une retenue de sauvegarde allant jusqu’à 28 % sur vos paiements.

Attention aux signaux d’alarme

Bien qu’il s’agisse d’un document fiscal de base et largement utilisé, cela ne signifie pas que vous devez faire moins attention à la manipulation du formulaire W-9 qu’à celle d’autres documents fiscaux et financiers. Voici quelques éléments dont il faut se méfier :

• La personne ou l’entreprise qui vous demande un W-9 semble louche. En général, vous devriez être prudent en donnant des informations sensibles comme votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale. Assurez-vous que vous êtes raisonnablement à l’aise avec la personne ou l’organisation qui vous demande un W-9 avant de fournir ces informations.
• Utilisez uniquement des canaux sécurisés pour envoyer un formulaire fiscal W-9. Si vous choisissez d’envoyer le formulaire W-9 par courrier électronique, veillez à l’envoyer sous forme de pièce jointe cryptée. Vous pouvez également utiliser une autre méthode de livraison sécurisée, comme la remise en main propre ou le courrier ordinaire.
• L’objectif d’une demande W-9 n’est pas clair. Si vous ne savez pas pourquoi le demandeur veut un formulaire W-9 de votre part, demandez-lui quels documents fiscaux il utilisera pour vous préparer.
• Vous pensiez recevoir un formulaire W-4. Si vous commencez un nouvel emploi et que l’employeur veut un W-9 au lieu d’un W-4, précisez si vous êtes un employé ou un entrepreneur indépendant. Il est contraire à la loi qu’il vous demande de travailler comme un employé mais vous paie comme un entrepreneur.

Information spéciale sur le formulaire W-9 pour les sociétés à responsabilité limitée

• Si le statut fiscal de votre société à responsabilité limitée (SARL) est distinct du vôtre,

  comme une société de personnes, une société C ou une société S, indiquez le nom de la SARL, son numéro d’identification d’employeur fédéral et cochez la case de classification fiscale appropriée sur le formulaire fiscal W-9. Ne cochez pas la case « société à responsabilité limitée ».

• Si la SARL est détenue par une autre SARL, cochez la case « société à responsabilité limitée ». Indiquez également la classification fiscale de la LLC mère.
• Si la LLC est détenue par une seule personne, indiquez le nom du propriétaire sur la ligne « nom » et le nom de la LLC sur la ligne « nom commercial ». L’Internal Revenue Service (IRS) préfère avoir le numéro de sécurité sociale du propriétaire plutôt que le numéro d’identification fédéral de l’employeur de la LLC.

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