Heading

Het is dus tijd om een onkostenbeleid voor uw bedrijf op te stellen. En of u hebt geen idee waar u moet beginnen, of u hebt dit al eerder gedaan en u wilt er alleen zeker van zijn dat u alle belangrijke punten aanroert.

Hoe dan ook, wij hebben het voor u geregeld. We hebben een handvol nuttige sjablonen voor je verzameld die je direct kunt kopiëren. En misschien nog wel nuttiger zijn de zeven praktijkvoorbeelden van het onkostenbeleid van bedrijven en instellingen waar je van gehoord hebt.

Zie hoe elk bedrijf zijn reis- en onkostenbeleid op verschillende manieren benadert, en wat ze van werknemers verwachten. Gebruik deze inzichten vervolgens om een succesvol beleid op te stellen dat teamleden ook echt gebruiken.

Laten we beginnen met een verzameling kant-en-klare sjablonen om u te helpen bij het opstellen van uw bedrijfsonkostenbeleid.

Disclaimer: De onderstaande voorbeelden van echt onkostenbeleid zijn gemakkelijk online te vinden en niet verstrekt door de bedrijven zelf. Ze zijn bedoeld ter vergelijking en inspiratie, en Spendesk zal ze op verzoek graag uit dit bericht verwijderen.

Echte voorbeelden van &uitgavenbeleid

We zullen binnenkort praktische, kant-en-klare beleidssjablonen met u delen. Maar misschien is het waardevoller om het echte reis- en onkostenbeleid te zien dat succesvolle bedrijven gebruiken.

We hebben hieronder de meest opmerkelijke aspecten van elk beleid voor u op een rijtje gezet, en u kunt op de links klikken om ze in hun geheel te bekijken. Lees er een paar door en beslis welke aanpak van het bedrijf het beste bij uw eigen filosofie past. Het is altijd leuk om te weten dat er bloeiende, beroemde instellingen zijn die er net zo over denken als u.

Netflix

Je hebt geen link nodig om het volledige Netflix-expensebeleid te bekijken – het bevat slechts vijf woorden:

“Handelen in het belang van Netflix.”

Om voor de hand liggende redenen is dit beroemd geworden. En het komt overeen met de algemene cultuurcode van Netflix, die een volledige sectie over vrijheid en verantwoordelijkheid bevat. Het is een fascinerend document, inclusief een paar hoogtepunten:

• Ons vakantiebeleid is “neem vakantie.” We hebben geen regels of formulieren over het aantal weken per jaar. Onze leiders geven het goede voorbeeld door vakantie te nemen, vaak met frisse ideeën terug te komen en de rest van het team aan te moedigen hetzelfde te doen.
• Onze regeling voor ouderschapsverlof luidt: “Zorg voor je baby en voor jezelf.” Nieuwe ouders nemen over het algemeen 4-8 maanden.
• Elke werknemer kiest elk jaar hoeveel van zijn compensatie hij wil in salaris versus aandelenopties. Je kunt kiezen voor alle contanten, alle opties, of welke combinatie je maar wilt.

Als dat klinkt als het soort bedrijf dat je wilt opbouwen – en je bent bereid om het te ondersteunen – dan is de Netflix-aanpak misschien iets voor jou.

Basecamp

Basecamp’s onkostenbeleid is niet zo eenvoudig als dat van Netflix, maar vertoont een vergelijkbare ethiek. We hebben niet het volledige beleid zelf, maar eerder een reeks belangrijke voordelen die aan Basecamp-werknemers worden gegeven. Deze werden gedeeld door CEO Jason Fried in een blogpost uit 2016.

Het belangrijkste gedeelde aspect is de “no-red-tape business account” van het bedrijf. Elke werknemer krijgt zijn eigen American Express-kaart. Het is niet nodig om goedkeuring te vragen voor transacties – wees gewoon redelijk.

Dat is duidelijk een zeer vertrouwensvolle benadering van het beheren van uitgaven. Maar als je van plan bent om dit te kopiëren, moet je er wel voor zorgen dat je een duidelijk proces hebt voor het documenteren van transacties – anders tast je financieel team voor altijd in het duister.

Omdat deze post vol fascinerende weetjes zit, kunnen we er maar beter nog een paar delen:

• Werknemers ontvangen een massagevergoeding van $100 per maand.
• Ze ontvangen ook $100 per maand voor hun sportschool, yogastudio of fitnessuitoefening naar keuze.
• Werknemers kunnen van overal ter wereld werken. “Verplaats steden, behoud je baan.”

Er is daar nog veel meer te lezen. Het is misschien niet het exacte onkostenbeleid dat werknemers gebruiken bij het doen van uitgaven, maar het is wel fascinerend.

BBC

Het is altijd interessant om het interne beleid te lezen van instellingen die zo beroemd en legendarisch zijn als de BBC. Als door de overheid gefinancierde instelling zal de BBC zeker niet de Netflix-benadering kunnen volgen. Dus hoe zouden we haar reis- en onkostenbeleid kunnen omschrijven?

In één woord: klassiek. Het document is uitgebreid en bevat alle belangrijke uitgavencategorieën en belangrijke informatie die je zou verwachten. Het is een goed voorbeeld van een meer voorschrijvend (maar nog steeds gemakkelijk te volgen) beleid.

Hier volgen een paar hoogtepunten:

• De BBC heeft een op schrift gesteld duurzaam reisbeleid, en eist expliciet van het personeel dat zij waar mogelijk het openbaar vervoer gebruiken.
• Er zijn specifieke regels voor “late night/early morning transport” (LNEMT), wat logisch is gezien de werktijden van haar radio- en televisiekanalen.
• Werknemers kunnen rente op persoonlijke creditcards claimen als de terugbetaling door de BBC te laat was en dit de reden was voor de rente.

Er staat een enorm scala aan ongelooflijk specifieke regels in dit document.

De vergoedingen voor zaken als voedsel, accommodatie en kilometers volgen de aanbevelingen van HMRC, zoals je zou verwachten. Lees onze gedetailleerde uitleg van HMRC’s reiskostenregels.

FedEx

Note: dit is een ouder document – voor het laatst bijgewerkt in 2015. Het is dus mogelijk dat het niet meer 100% up to date is. Maar desalniettemin is het de moeite waard om het door te nemen om te zien welke inspiratie je kunt opdoen.

Als enorm internationaal bedrijf is het waarschijnlijk niet verrassend dat het beleid van FedEd meer leest als een juridisch document dan als een set richtlijnen. Het bedrijf vindt waarschijnlijk dat het zich geen onduidelijkheid over zijn regels kan veroorloven, en is behoorlijk uitputtend geweest in het aangeven van wat is toegestaan.

Het is aan u of dit overeenkomt met uw eigen filosofie. Bij Spendesk geven we de voorkeur aan overkoepelende richtlijnen boven voorschrijvende regelboeken. Dat past ons beter.

Hier volgen enkele opmerkelijke passages uit het reis- en onkostenbeleid van FedEx:

• Op de eerste pagina van het beleid staat expliciet dat “beëindiging” tot de mogelijkheden behoort als werknemers zich niet aan het beleid houden. Dat is logisch, maar niet altijd even duidelijk in een eenvoudig beleidsdocument.
• Onkostendeclaraties moeten wekelijks of per reis worden ingediend. Het laatste is vrij standaard, maar het wekelijks indienen van rapporten kan gemakkelijk een enorme last leggen op zowel reizende werknemers als financiële teams.
• Teamleden worden geacht al hun bonnen gedurende 12 maanden te bewaren. Dit is waarschijnlijk bijgewerkt nu meer bedrijven e-bonnen gebruiken deze dagen. Zo niet, dan is dat nogal een hoge order.
• Vice Presidents en hoger mogen eerste klas reizen, terwijl van andere werknemers wordt verwacht dat ze coach (economy) vliegen. Voor vluchten langer dan zes uur kan business class worden toegestaan.

Omdat dit reisbeleid zo gedetailleerd is, is er nog veel meer van belang om te onderzoeken.

Bank of England

Gelijk aan dat van FedEx, is het beleid van Bank of England lang en gedetailleerd. Net als de BBC is de Bank of England een publieke entiteit en neemt daarom budgettaire verantwoordelijkheid serieus.

Het beleid begint met het uiteenzetten van twee duidelijke operationele principes:

• Het ‘waar voor je geld’-principe: omdat de bank verantwoording verschuldigd is aan het Parlement en het publiek, moet zij goed omgaan met de uitgaven.
• Het ‘integriteit’-principe: “wij mogen ons niet laten beïnvloeden door het vooruitzicht van persoonlijk voordeel of gewin. Wij moeten de middelen van de Bank op verantwoorde wijze gebruiken voor het algemeen belang, niet om persoonlijk voordeel te behalen.”

Hoewel dit beleid behoorlijk uitputtend is, leest het alsof het is geschreven door mensen die het beste voor hebben met zowel de werknemers als de instelling. De taal is duidelijk en gemakkelijk te begrijpen, en veel van de ideeën zijn gebaseerd op wat goed is voor het individu.

Bijvoorbeeld: “Welzijn is ook belangrijk. Het afleggen van lange afstanden en het weg zijn van familie en vrienden heeft zijn prijs. De bank wil dat medewerkers optimaal kunnen presteren als ze voor hun werk reizen.”

Dit laat zien dat een goed onkostenbeleid, ook al is het lang en vrij technisch, ook de zorgvuldigheid kan laten zien waarmee een bedrijf zijn team behandelt.

Dartmouth College

Dartmouth’s reis- en onkostenbeleid is een van de meer juridische en technische beleidsregels die we zullen zien. Het is meer geschreven als een stuk wetgeving dan als een “duidelijk en eenvoudig” draaiboek. Of dat in uw bedrijf past, mag u zelf weten, maar het maakt het waarschijnlijk moeilijker te volgen voor werknemers.

Aan de andere kant is het wel erg uitgebreid. En we kunnen ons voorstellen dat werknemers van Dartmouth van nature meer gewend zijn aan technisch en academisch schrijven dan de gemiddelde werknemer van een bedrijf.

Gelijk aan andere documenten die we hierboven hebben gezien, bevat het document een lijst van niet-toegestane uitgaven, wat belangrijk is als u wilt dat uw beleid volledig is. Het geeft ook duidelijk de mogelijke sancties aan als het beleid niet correct wordt gevolgd.

Het is ook de moeite waard om de inkoopsectie aan het begin van het beleid te bestuderen. Als uw bedrijf veel aankopen doet met een hoge waarde, bent u wellicht geïnteresseerd in de regels die Dartmouth heeft opgesteld.

Victoria University of Wellington

We kunnen het beleid van Dartmouth vergelijken met dat van een ander academisch instituut: Victoria University. Ook dit beleid is geformuleerd als een juridisch document, waarin heel duidelijk wordt uiteengezet wat is toegestaan en wat niet.

Daarentegen is het vrij gemakkelijk te begrijpen en bestaat het uit slechts 9 echte pagina’s tekst.

Een paar dingen die de moeite van het opmerken waard zijn:

• Alle universiteitsreizen moeten economy class zijn, op een paar kleine uitzonderingen na. Deze uitzonderingen zijn niet gerelateerd aan de functieomschrijving.
• Voor maaltijden, kilometers, parkeerkosten, en andere reiskosten onderweg, geeft de universiteit geen vast gedekt bedrag. In plaats daarvan dekt het document “alle gewone, noodzakelijke en redelijke kosten die nodig zijn voor het maken van goedgekeurde reizen voor de universiteit.”
• Op de tweede pagina wordt het ethische kader uiteengezet op basis waarvan het hele document is geschreven.

Sjablonen onkostenbeleid

Het opstellen van een onkostenbeleid is vaak een lang en moeizaam proces. Er is de instemming nodig van verschillende teams, managers en leidinggevenden om er zeker van te zijn dat alle aspecten zijn afgedekt.

En zelfs dan is er geen garantie dat iedereen uw harde werk zal lezen en waarderen. Onkostenregelingen worden regelmatig over het hoofd gezien of genegeerd, en veel werknemers doen de dingen liever op hun eigen manier.

Wat natuurlijk frustrerend is.

Hiermee rekening houdend heeft het geen zin om uren en uren te besteden aan het van de grond af schrijven ervan. Neem in plaats daarvan een van deze sjablonen en pas het aan de behoeften van uw eigen bedrijf aan.

Werkbaar

Dit is een zeer duidelijk en gemakkelijk te begrijpen onkostenbeleid, geschreven in gewoon Engels (wat altijd belangrijk is). Het kan worden gedownload in DOC-formaat, met ruimte om de namen van managers, contactpersonen en andere belangrijke informatie in te vullen.

Je weet wel, een sjabloon.

En een hele goede ook nog. Als u gewoon een plug-and-play onkostenbeleid wilt dat u snel kunt gebruiken, is dit de perfecte plek om te beginnen.

Corporate Traveller

Deze PDF van Corporate Traveller is niet echt een kopieer/plak sjabloon zoals de twee hierboven. Maar het bevat de door het bedrijf aanbevolen top 10 elementen om in uw eigen beleid op te nemen.

Sommige van deze elementen komen niet voor in onze andere vermelde sjablonen, maar kunnen goede ideeën zijn. Bijvoorbeeld “reizigersprofielformulieren”, waarin frequente reizigers wordt gevraagd informatie aan het bedrijf te verstrekken die in geval van nood van pas kan komen. Dit is geen raketwetenschap, maar het is wel iets dat u gemakkelijk zou kunnen vergeten.

Connecteam

Dit sjabloon is speciaal voor onkostenvergoedingen voor werknemers. We adviseren altijd om onkostendeclaraties te vermijden, maar aangezien de meeste bedrijven er toch op de een of andere manier op vertrouwen, is het een goed idee om ervoor te zorgen dat de regels duidelijk zijn vastgelegd.

Volgende bronnen

Als al het bovenstaande niet genoeg informatie en inspiratie is om een winnend onkostenbeleid op te stellen, zijn hier nog twee uitstekende bronnen die u principes en grondslagen geven om op voort te bouwen.

• Onkostenbeleid 101: de basisprincipes begrijpen
• Bedrijfsonkostenbeleid: een gids voor moderne bedrijven
• Gids voor uitgavenbeheer voor groeiende bedrijven

Maak het perfecte T&E-beleid met hulp van anderen

Zoals we hebben gezien, is er genoeg inspiratie beschikbaar voor financieel leiders en managers om een winnend reis- en onkostenbeleid te maken. Het hoeft geen karwei te zijn.

En naast de uitstekende voorbeelden die we hebben gedeeld, kunt u ook hulp krijgen van de mensen om u heen. Een goed onkostenbeleid is niet alleen een top-down aangelegenheid. Als andere teamleden meedenken – en niet alleen het financiële team – kun je erop vertrouwen dat je beleid weerspiegelt wat het beste is voor het hele bedrijf.

Het gaat er uiteindelijk om iets op te stellen dat mensen ook echt zullen volgen. Meestal betekent dat een eenvoudig, duidelijk en beknopt reis- en onkostenbeleid.

En wat nog beter is, het kan een beleid zijn dat is ingebouwd in de tools die uw teams elke dag gebruiken. Zo werkt het hier bij Spendesk, en we helpen u graag om hetzelfde resultaat te bereiken: