Het krachtigste coachinginstrument waarover een manager beschikt, is een één-op-één-gesprek. Tijdens deze gesprekken kunnen managers belangrijke informatie over hun werknemers te weten komen en in realtime nuttige feedback geven. Als er regelmatig één-op-één gesprekken plaatsvinden, kunnen managers hun algehele effectiviteit vergroten en de prestaties van hun werknemers verbeteren.
Hier volgen vier tips waarmee u elke week meer zinvolle één-op-één gesprekken met uw werknemers kunt voeren.
Sla ze niet over
Managers zijn niet alleen verantwoordelijk voor hun eigen werklast, ze moeten ook zorgen voor het professionele en emotionele welzijn van hun werknemers. Met één-op-één gesprekken kunnen managers de tijd vrijmaken die nodig is om dit niveau van ondersteuning te bieden, maar vaak zijn deze gesprekken tijdens drukke weken de eerste die sneuvelen.
In het 2020 Workplace Report van 15Five hebben we geleerd hoe onmisbaar één-op-één gesprekken zijn. Vergeleken met werknemers die minder vaak met hun managers praten, voelen degenen met ten minste wekelijkse een-op-een-gesprekken zich:
– Meer vertrouwen in senior leiders,
– Meer op hun gemak bij het aankaarten van lastige kwesties,
– Vaker gemotiveerd,
– Meer geïnspireerd door het werk dat ze doen, en
– Meer doelgericht op het werk.
Wanneer deze bijeenkomsten worden afgezegd, ontstaat er een negatief rimpeleffect: kansen op groei en erkenning worden gemist, er kunnen prestatieproblemen ontstaan door uitgestelde of ineffectieve feedback, en uiteindelijk krijgt de relatie tussen manager en werknemer een klap. Na verloop van tijd kan deze disconnectie zich verdiepen en moeilijker te herstellen zijn.
Kom voorbereid
Omdat 70% van de managers probeert vijf of meer direct reports te ondersteunen, is het belangrijk om het meeste uit elke face-to-face interactie te halen. In plaats van het grootste deel van de vergadering te besteden aan het bijpraten over de hoogte- en dieptepunten van de week van uw werknemer, moet u deze informatie van tevoren opvragen, zodat u zonder tijd te verspillen in de kern van het gesprek kunt komen.
Als werknemers relevante informatie delen en belangrijke feedbackvragen beantwoorden voorafgaand aan de vergadering, kunnen managers en werknemers klaarstaan met oplossingen en de vergadering verlaten met het gevoel dat ze voorbereid zijn op actiepunten.
Blijf aanwezig
Onze energie is wat de mensen om ons heen het meest beïnvloedt, meer nog dan de woorden die we gebruiken. Daarom zijn mensen meer aanwezig als je ze je volledige, onverdeelde aandacht geeft. Wanneer u actief luistert naar uw medewerkers tijdens één-op-één gesprekken, geeft u daarmee aan dat u hun tijd respecteert en hun inbreng op prijs stelt. Als u uw e-mail of instant message aan het checken bent, krijgt dat voorrang boven de behoeften van uw medewerkers.
Zelfs als je niet fysiek aanwezig bent, kunnen mensen je betrokkenheid en je energie via een computerscherm voelen, net zoals ze dat bij een persoonlijk gesprek kunnen voelen.
Stel de juiste vragen
Een effectieve coach is iemand die zich verdiept in de behoeften van zijn of haar werknemer en begrijpt wat hun unieke sterke punten zijn. Maar niet iedere werknemer zal zich op zijn gemak voelen om over zichzelf te vertellen of om hulp te vragen. Een van de beste manieren waarop managers vertrouwen kunnen opbouwen en verdiepen, is door de juiste vragen te stellen.
Hier volgen drie vragen die u uw medewerkers bij elke één-op-één kunt stellen, zodat u erachter kunt komen hoe u hen het beste kunt ondersteunen.
– Hoe voel je je deze week op je werk?
– Wat gaat er bijzonder goed in je rol?
– Sta je voor uitdagingen?
Als je je mensen eenmaal regelmatig de juiste vragen stelt, kun je proactief problemen oplossen, je werknemers helpen sneller te groeien en zich te ontwikkelen, en het meeste uit elk gesprek halen.
Door de kunst van één-op-één-gesprekken onder de knie te krijgen, kunnen managers hun werknemers helpen verder te groeien dan wat er op het werk van hen wordt verwacht en hen helpen om te gaan met de extra stress waarmee mensen tegenwoordig te maken hebben.
Baili Bigham is contentmanager bij 15Five, software voor continue prestatiebeheer, waaronder wekelijkse check-ins, OKR-tracking, peer recognition, 1-op-1’s en 360°-evaluaties. Als Baili niet aan het schrijven is, kun je haar vinden tijdens het lezen van een nieuw boek of het bedenken van manieren om elke hond in San Francisco te aaien.
Image credit: