Hoe neemt u de telefoon professioneel op, klinken als een receptioniste en indruk maken op uw bellers – elke keer weer!
Stelt u zich eens voor: De griep heeft toegeslagen en het grootste deel van het personeel is ziek thuis, inclusief de receptioniste.
U en uw gezonde teamgenoten moeten twee keer zoveel werk verzetten als normaal, en hoewel u de uitdaging aandurft, doemt er één vraag op:
“Wie neemt de telefoon op?”
U vraagt zich af… hoe neemt een receptioniste eigenlijk de telefoon op? Wat is daar voor nodig?
Terwijl de baas iets mompelt over het aanmelden voor een telefoonbeantwoordingsservice, gebeurt het: de telefoon gaat over en toevallig sta jij er het dichtst bij.
Alle ogen zijn op jou gericht. Heeft u wat er voor nodig is?
Geen zorgen! Onze live virtuele receptionisten staan voor u klaar. Als u de pinch-hitter van het kantoor bent, volg dan deze vijf stappen voor een vlekkeloze telefoonbeantwoording:
Groet uw beller vriendelijk.
“Hallo” is niet genoeg. Begin met iets aardigs als “Bedankt voor het bellen”, eindig met “Waarmee kan ik u van dienst zijn?” en vergeet niet uw bedrijfsnaam in het midden te vermelden. U wilt vooral dat uw bellers een positieve indruk achterlaten! Onze richtlijnen voor begroetingen maken het eenvoudig.
Ontdek de ROI.
Ontdek het voordeel van echte, zinvolle verbindingen op uw bedrijfsresultaat in onze gratis gids!
GET YOUR COPY
Mind your manners.
Je bent misschien nieuw in het receptionistenspel, maar als je aardig bent, zal niemand het merken. Vraag om informatie in plaats van het te eisen, zoals in “Mag ik zeggen wie er belt?” en “Mag ik uw naam?” Gooi er zoveel mogelijk “alstublieft” en “dank u” in. Onthoud dat iedereen graag met respect wordt behandeld en hoe blijer uw bellers zijn, hoe blijer u zult zijn!
Deflecteer met stijl.
Hier is een geheimpje dat elke goede receptionist kent: het gaat er niet om dat je op elke vraag een antwoord hebt, het gaat erom dat je weet wat je moet zeggen als je het niet weet. “Laat me het voor u uitzoeken” en “Laat me u doorverbinden met de beste persoon om u te helpen” zijn uitstekende antwoorden, terwijl “Ik weet het niet” niet zo veel voorstelt.
Vermijd doodlopende wegen.
Wanneer u de persoon die uw beller zoekt niet kunt bereiken, bied dan altijd aan een boodschap aan te nemen of de beller door te verbinden naar de voicemail. Laat uw beller ook nooit vragen om een bericht achter te laten – dat is onhandig en onaantrekkelijk. Het is zo makkelijk als dit: “Tim zit in een vergadering. Mag ik een boodschap aannemen?” Er is altijd een manier om er een positieve draai aan te geven!
Kalm blijven en doorgaan.
fouten – we hebben ze allemaal gemaakt. Onze deskundige virtuele receptionisten hebben geleerd dat bijna elke blunder met vriendelijkheid kan worden verholpen. Receptioniste zijn is zeker geen gemakkelijke baan, maar uiteindelijk ben je een persoon die communiceert met een ander persoon. De sleutel tot het feilloos beantwoorden van de telefoon is een persoonlijke aanpak! Wees vriendelijk, hoffelijk en jezelf, en je bent er zeker van dat je elke boogbal uit het park raakt.
Wil je meer tips?
Krijg onze uitgebreide walkthrough voor top-notch, volledig onverslaanbare telefoonbehandeling!