Hier leest u waarom een project kickoff meeting belangrijk is, en hoe u er een organiseert die uw project op de juiste voet start.
U bent belast met het leiden van een groot project voor uw team – u gaat het volledige herontwerp en de lancering van de nieuwe en verbeterde website van uw bedrijf leiden.
Het is een behoorlijk grote onderneming, toch?
Er zijn veel verschillende teams bij betrokken – het content team, het design team, het development team, het SEO team, en nog veel meer.
Er zijn ook veel verschillende taken en tijdslijnen die gelijktijdig plaatsvinden. Het content team werkt aan de tekst, terwijl het design team samenwerkt met de ontwikkelaars, terwijl het SEO team de doelzoekwoorden identificeert-alles op precies hetzelfde moment.
Draait je hoofd op hol? De leiding hebben over een project met zoveel bewegende onderdelen kan aanvoelen als jongleren – met een blinddoek voor en één hand op de rug gebonden.
Maar, hier is het goede nieuws: Er is iets wat u kunt doen om de verwachtingen van iedereen op één lijn te krijgen en ervoor te zorgen dat uw project goed van start gaat. Wat is het geheim voor succes? Een project kickoff meeting.
Waarom zijn kickoff-vergaderingen belangrijk?
Een kickoff-vergadering is precies wat het klinkt: het is het startpunt van het project. Het is wat de hele sneeuwbal in beweging zet.
Uw kickoff meeting is uw kans om alle belangrijke spelers voor uw project in één keer bij elkaar te brengen en op één lijn te krijgen over wat het project is, waarom het gebeurt, hoe het werk zal worden gedaan, welke rollen erbij betrokken zijn, en wanneer het moet zijn volbracht.
“De nuttigste kickoff-meetings zijn speciaal ontworpen om een nieuw projectteam te oriënteren op de zakelijke redenen voor het project, en het werk van het team een vliegende start te geven met een gemeenschappelijk begrip van doelen en eerste stappen,” verklaart een bericht voor ProjectConnections.
Eenvoudig gezegd: als je begint met te zorgen dat alle verwachtingen op één lijn liggen, wordt het een stuk eenvoudiger om het hele project methodisch aan te pakken.
Een geslaagde aftrapbijeenkomst betekent dat niemand zich in het duister voelt tasten en dat iedereen weet wie wat doet.
7 Stappen voor een geslaagde aftrapbijeenkomst
Ondanks het feit dat aftrapbijeenkomsten ongelooflijk belangrijk zijn, verlopen ze niet altijd volgens plan – of vinden ze helemaal niet plaats.
Ofwel organisaties schrijven ze af als iets dat niet nodig is of alleen maar de voortgang van het project vertraagt, of ze organiseren slecht georganiseerde bijeenkomsten die tijd verspillen of alleen maar leiden tot meer verwarring bij de teamleden.
Nodeloos te zeggen dat je niet de vruchten plukt van een project kickoff meeting tenzij deze goed gepland en goed uitgevoerd is.
Hoe zorg je ervoor dat dit gebeurt? Hier zijn zeven belangrijke stappen om een kick-off meeting te organiseren.
Maak een agenda (en houd je eraan)
Net zoals een creatieve briefing helpt om de richting van creatief werk te bepalen, is een agenda belangrijk om elke vergadering op de rails te houden – en dat geldt zeker voor een project-kickoff-vergadering. Maak voorafgaand aan de vergadering een eenvoudige agenda en deel die met alle vergaderplatforms.
Omdat de startbijeenkomst uw kans is om iedereen bij elkaar te brengen en op één lijn te krijgen over het project, is het verleidelijk om in allerlei details te duiken. Op dit punt is het echter het beste om op hoog niveau te blijven.
“Specifieke taakopdrachten zijn minder belangrijk dan het scheppen van duidelijkheid en opwinding in het projectteam,” legt Amanda Kelly uit in een post voor LiquidPlanner.
Bedenk dat je belangrijkste doelen van de vergadering zijn om uit te leggen:
- Wat je gaat doen
- Waarom je het gaat doen
- Hoe je het gaat laten gebeuren
- Wie de hoofdrolspelers zijn
Dat is het eigenlijk-in de meeste gevallen, dat zijn de vier belangrijkste dingen die je moet uitleggen, zodat iedereen de nodige context heeft voordat ze verder gaan met hun individuele stukken.
Een opmerking nog: het “waarom” achter het project is belangrijk voor alle betrokkenen. Door die achtergrondinformatie te geven kan iedereen niet alleen begrijpen wat er wordt gedaan, maar ook waarom het belangrijk is voor het hele bedrijf.
Wanneer leidinggevenden stellen dat een gebrek aan duidelijke doelen de meest voorkomende factor is die bijdraagt aan het mislukken van een project, kun je door de tijd te nemen om ervoor te zorgen dat iedereen het bos ziet – en niet alleen de bomen – een veel soepeler en succesvoller project tegemoet gaan.
Leg rollen en basisverantwoordelijkheden uit
Opnieuw is dit niet het moment om te veel in het onkruid te gaan zitten met specifieke taken. Het is echter wel nuttig om uit te leggen hoe elke persoon of elk team in het project past, zodat iedereen weet wie waar aan werkt.
Houd het algemeen door iedereen voor te stellen die bij het project betrokken is en geef een korte uitleg van wat ze zullen bijdragen. Bijvoorbeeld:
“Kerry schrijft de teksten, Jason maakt de afbeeldingen, en Megan stelt het wireframe van de website samen.”
Het is vooral handig als je verantwoordelijkheden kunt koppelen aan deliverables voor het project, omdat dat voor mensen vaak logischer is dan de rollen en taken zelf.
Door de tijd te nemen om duidelijk te maken wie wat doet, voorkom je de gebruikelijke valkuil van teams die in elkaars verlengde liggen en zorg je er ook voor dat teamleden weten bij wie ze terecht kunnen met vragen of feedback als ze zich in het project bevinden.
Ook is het belangrijk dat je herhaalt dat jij het aanspreekpunt bent voor dit project en dat alle vragen of zorgen bij jou terecht kunnen om opgelost te worden.
3. Geef een overzicht van hoe je het werk gaat doen
Op dit punt is het tijd om verder te gaan dan wat je gaat doen en wat meer informatie te geven over hoe je dat project gaat doen.
Wilt u een bepaald werkbeheerplatform of -tool gebruiken om samen te werken en te communiceren over het project? Moet alles worden opgeslagen in een bepaalde Google Drive? Ga je voor delen van het project samenwerken met externe leveranciers of bureaus?
Natuurlijk zijn er dingen die u gaandeweg moet uitzoeken. Maar dit is een goed moment om iedereen op de hoogte te brengen van de details die ze moeten weten voordat ze aan de slag gaan (en terwijl ze hun eigen werkdruk en agenda’s in kaart brengen!).
Bespreek alle belangrijke data
Over agenda’s gesproken, de kick-off van het project is het moment waarop u iedereen op de hoogte moet stellen van de verwachte tijdlijn voor het project.
Ook hier geldt weer dat u niet hoeft te graven in deadlines voor individuele taken. Maar je moet iedereen wel een idee geven van de belangrijkste mijlpalen en vergaderingen, en ook wanneer je verwacht het project in zijn geheel afgerond te hebben.
Hier volgt een voorbeeld van een aantal zaken die je tijdens je project kickoff meeting kunt belichten:
- We streven ernaar om het gehele website redesign af te hebben en te lanceren tegen het einde van het eerste kwartaal.
- We zullen elke donderdag terugkerende status update meetings hebben.
Hoewel dit niet veel details zijn (en dat zou het ook niet moeten zijn!), geeft het iedereen een ruw idee van wat ze moeten plannen in termen van de tijdlijn van het project.
U kunt in detail treden over specifieke deadlines voor taken en deliverables tijdens vergaderingen en meer directe communicatie met individuele teams en leden.
Laat tijd over voor vragen
Uw project kickoff meeting is uiteindelijk bedoeld om de belangrijkste aspecten van uw project te bespreken, zodat iedereen met dezelfde achtergrondinformatie werkt.
Het is echter ook een goede gelegenheid om eventuele vroege verwarring aan te pakken. Laat daarom aan het eind van de bijeenkomst tijd over voor de deelnemers om hun vragen te stellen.
Moedig mensen aan om niet te diep in te gaan op taak- of rolspecifieke vragen die je net zo goed buiten die groepsbijeenkomst kunt stellen. In plaats daarvan moeten deze vragen duidelijkheid verschaffen voor de hele groep – en niet slechts voor één persoon of team.
Vragen over de projectdoelen, het proces en de tijdlijn, bijvoorbeeld, zijn toegestaan. Maar als het contentteam zich gaat verdiepen in de specifieke eisen die aan de tekst worden gesteld, herinner ze er dan aan dat je die vragen in een aparte sessie aan de orde kunt stellen, omdat die antwoorden niet op iedereen betrekking hebben.
Wikkel af met actie-items
Om een vergadering echt productief te laten zijn, moet deze eindigen met een aantal duidelijke actie-items. Op die manier loopt iedereen de vergaderzaal uit met een duidelijk idee van wat ze nu precies moeten doen.
Eindig je vergadering met het noemen van specifieke actiepunten voor elk team of elke persoon die bij het project betrokken is. Bijvoorbeeld:
- Kerry moet aan de slag met de eerste opzet voor de homepage van de website en de bedrijfshistorie.
- Jason en Megan moeten een vergadering plannen om het uiterlijk en de gebruikerservaring van de nieuwe site door te spreken.
Dat is een vrij eenvoudig voorbeeld, maar je snapt het punt. Iedereen moet van die vergadering weglopen met meer dan alleen kennis – ze moeten weglopen met expliciete volgende stappen.
Volg op met een e-mail
Ik heb nieuws voor u: Hoe graag je ook wilt dat mensen aantekeningen maken tijdens je kick-off meeting, niet iedereen zal dat doen (vooral omdat je nu nog niet in details treedt).
Om die reden is het slim om op te volgen met een e-mail waarin je nog eens samenvat wat je tijdens de meeting hebt besproken en wat de noodzakelijke actiepunten zijn.
Niet alleen herhaalt dat alles wat je hebt besproken, maar het geeft je projectdeelnemers ook iets concreets waar ze naar terug kunnen grijpen als dat nodig is.
Get Your Project Started Right
Uw project kickoff meeting is geen tijdverspilling – het is een kans om ieders doelen en verwachtingen op één lijn te krijgen, en om de toon te zetten voor uw hele project.
Hoewel een kickoff meeting is ontworpen om voornamelijk de basis te behandelen, betekent dat niet dat het organiseren ervan een makkelijke taak is. Er moet vooraf goed over worden nagedacht en gepland om ervoor te zorgen dat het niveau hoog genoeg blijft, maar dat de mensen toch de informatie en de volgende stappen krijgen die ze nodig hebben.
Om een succesvolle kick-off meeting te organiseren, moet je ervoor zorgen dat je:
- Een agenda maakt, deze deelt met je aanwezigen, en je er vervolgens aan houdt
- Bespreek de basisrollen en -verantwoordelijkheden (zonder te specifiek te worden)
- Een overzicht geeft van hoe je het werk zult volbrengen, inclusief eventuele tools of platforms die je zult gebruiken
- Run door een eenvoudige tijdlijn en andere belangrijke data
- Laat genoeg tijd voor vragen, en moedig mensen aan om deze algemeen te houden
- Loop uw vergadering af met duidelijke volgende stappen en actiepunten
- Verstuur een follow-up e-mail zodat u schriftelijke documentatie van die vergadering hebt
Ten slotte, vergeet ook niet dat uw project kickoff-vergadering een moment is waarop u enthousiasme over het project kunt genereren. Dit moet geen saai, martelend gesprek worden, maar in plaats daarvan een bijeenkomst waar iedereen enthousiast wordt over waar ze samen aan gaan werken.
Mplementeer deze tips en creëer wat opwinding en betrokkenheid, en je weet zeker dat je project op de juiste voet van start gaat. Veel succes!