Prepaid expenses (a.k.a. vooruitbetalingen) represent payments made for expenses which have not yet been incurred.
Met andere woorden, dit zijn “vooruitbetalingen” door een bedrijf voor voorraden, huur, nutsvoorzieningen en andere die nog moeten worden verbruikt. Daarom worden ze tot de activa van de onderneming gerekend.
Uitgaven worden opgenomen wanneer ze worden gedaan, ongeacht wanneer ze zijn betaald. Uitgaven worden geacht te zijn gedaan wanneer zij zijn gebruikt, verbruikt, aangewend of vervallen.
Omdat vooruitbetalingen nog niet zijn gedaan, worden zij niet als uitgaven geboekt. In plaats daarvan worden ze ingedeeld als vlottende activa, omdat ze direct beschikbaar zijn voor gebruik.
Betaalde kosten moeten wellicht aan het eind van de verslagperiode worden aangepast. De correctie van vooruitbetaalde kosten is afhankelijk van de journaalpost die bij de eerste opname is verricht.
Er zijn twee manieren om vooruitbetaalde kosten te boeken: (1) de activamethode, en (2) de kostenmethode.
Assetmethode
Bij de activamethode wordt een vooruitbetaalde kostenrekening (een activum) geboekt wanneer het bedrag is betaald. Vooruitbetaalde kostenrekeningen omvatten: Kantoorbenodigdheden, vooruitbetaalde huur, vooruitbetaalde verzekeringen, en andere.
In een van onze eerdere illustraties (als u onze uitgebreide illustratie voor Gray Electronic Repair Services hebt gevolgd), hebben we deze boeking gemaakt om de aankoop van servicebenodigdheden te registreren:
| Dec | 7 | Servicebenodigdheden | 1,500.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Cash |
Houd er rekening mee dat het bedrag nog niet is uitgegeven, zodat het juist is om het als actief op te nemen.
Voorstel dat aan het eind van de maand 60% van de voorraden is gebruikt. Dus van de $1.500 is $900 aan voorraden gebruikt en blijft $600 ongebruikt. De $900 moet dan als uitgave worden opgenomen omdat deze al is gebruikt.
Bij het voorbereiden van de correctieboeking is het ons doel om het gebruikte deel van het oorspronkelijk geboekte actief over te brengen naar de kosten – zodat we de juiste saldi krijgen die in de bovenstaande illustratie worden getoond.
De correctieboeking zal het volgende omvatten: (1) opname van een last en (2) vermindering van het oorspronkelijk opgenomen actief (aangezien een gedeelte ervan reeds is gebruikt). De aangepaste boeking zou zijn:
| Dec | 31 | Servicebenodigdheden Uitgaven | 900.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Servicebenodigdheden | 900.00 |
De “Service Supplies Expense” is een uitgavenrekening terwijl “Service Supplies” een actief is. Na de boeking bedraagt het saldo van de ongebruikte “Service Supplies” nu $600 ($1.500 debet en $900 credit). Service Supplies Expense heeft nu een saldo van $900. Nu hebben we ons doel bereikt.
Uitgavenmethode
Bij de uitgavenmethode boekt de accountant in eerste instantie de gehele betaling als uitgave. Als de kostenmethode was gebruikt, zou de boeking zijn geweest:
| Dec | 7 | Uitgaven servicebenodigdheden | 1,500.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Kas | 1.500.00 |
Merk op dat het volledige bedrag initieel in de kosten werd opgenomen. Als 60% was gebruikt, dan zou de correctie aan het eind van de maand zijn:
| Dec | 31 | Servicebenodigdheden | 600.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Service Supplies Expense |
Deze keer wordt Service Supplies gedebiteerd voor $600 (het ongebruikte deel). En vervolgens worden de kosten van de leveringen gecrediteerd, waardoor het saldo daalt. Service Supplies Expense bedraagt nu $900 ($1.500 debet en $600 credit).
Merk op dat de resulterende saldi van de rekeningen volgens de twee methoden hetzelfde zijn (Betaalde contanten: $1.500; Service Supplies Expense: $900; en Service Supplies: $600).
Another Example
GVG Company heeft op 1 september 2019 een zesmaandelijkse verzekeringsdekking voor haar eigendommen gekocht voor een totaal van $6.000.
Op basis van de activamethode zou de eerste boeking zijn:
| Sep | 1 | Uitbetaalde verzekeringen | 6,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Cash | 6.000.00 |
Op 31 december 2019, het einde van de boekhoudperiode, is een deel van de vooruitbetaalde verzekering al vervallen (vandaar dat er kosten worden gemaakt). Het vervallen deel is de verzekering van september tot december. We moeten dus de volgende correctieboeking maken:
| Dec | 31 | Verzekeringskosten | 4,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Verzekeringskosten | 4.000.00 |
Van de in totaal zes maanden verzekering ad $6.000,- ($1.000,- per maand) is de verzekering voor 4 maanden al verlopen. In de bovenstaande boeking maken we in feite $ 4.000 over van de actief- naar de uitgavenrekening (d.w.z. van Vooruitbetaalde verzekering naar Verzekeringsuitgave).
Als de onderneming gebruik zou maken van de kostenmethode, zou de eerste boeking zijn:
| Sep | 1 | Insurance Expense | 6,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Cash | 6.000.00 |
In dit geval moeten we Insurance Expense verlagen met $2.000 omdat dat deel nog niet is gemaakt (niet gebruikt/niet vervallen). De Verzekeringsuitgaven hebben dan een saldo van $4.000. Het bedrag dat van de uitgaven wordt afgetrokken, wordt overgeboekt naar Vooruitbetaalde verzekeringen. De correctieboeking zou zijn:
| Dec | 31 | Uitbetaalde verzekeringen | 2,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Verzekeringskosten | 2.000.00 |
Conclusie
Wat we hier eigenlijk doen is ervoor zorgen dat het gemaakte (gebruikte/vergane) deel in de kosten wordt opgenomen en het ongebruikte deel in de activa. De correctieboeking hangt altijd af van de methode die bij de eerste boeking is gebruikt.
Als u dit onderwerp moeilijk kunt begrijpen, stel ik voor dat u de les nog eens doorneemt en bestudeert. Soms duurt het echt een tijdje voordat je het begrijpt. Het voorbereiden van adjusting entries is een van de uitdagende (maar belangrijke) onderwerpen voor beginners.