Beslissen tussen een boekhouding op kasbasis en een boekhouding op transactiebasis kan een moeilijke beslissing zijn wanneer u uw bedrijf voor het eerst opstart. Elk biedt een andere kijk op het financiële welzijn van uw bedrijf.
Veel bedrijven kunnen kiezen welke methode ze willen gebruiken, afhankelijk van de behoeften van hun bedrijf. Het echte verschil tussen de twee is de timing van wanneer uw bedrijf zijn uitgaven en inkomsten boekt. Laten we eens bespreken wat elk van beide een bedrijf te bieden heeft.
Wat is Cash Based Method of Accounting?
Cash Based Accounting is gebaseerd op de cash-activiteit van uw bedrijf. Er wordt bijgehouden wanneer geld binnenkomt en wanneer het weer uitgaat. U kunt de kasboekhouding vergelijken met uw chequeboekje – aan het eind van de maand maakt u de balans op om te zien hoeveel geld u op de bank hebt staan.
De boekhouding op kasbasis is de eenvoudigste vorm van boekhouden en hoeft zich niet te houden aan de richtlijnen van de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Opbrengsten worden geboekt op het moment dat klanten daadwerkelijk geld overmaken en uitgaven worden geboekt op het moment dat leveranciers en werknemers daadwerkelijk worden betaald.
Jouw bedrijf heeft misschien geen behoefte aan iemand met veel ervaring op het gebied van boekhouden, maar een boekhouding op kasbasis geeft je geen volledig inzicht in hoe je bedrijf werkelijk presteert.
Wat is een boekhoudmethode op transactiebasis?
Een boekhoudmethode op transactiebasis past het matchingsprincipe toe – het matchen van inkomsten met uitgaven in de tijdsperiode waarin de inkomsten zijn verdiend en de uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan. Dit is ingewikkelder dan een boekhouding op kasbasis, maar het geeft een veel beter beeld van wat er in uw bedrijf gebeurt.
Bij een boekhouding op transactiebasis worden de boekingen gedaan voordat u de jaarrekening voor de maand afsluit, op deze manier worden de inkomsten in de juiste periode geïdentificeerd en worden de overlopende posten voor alle uitgaven die in die periode zijn gedaan en die mogelijk nog niet zijn betaald, verantwoord.
Op deze manier worden de inkomsten in de juiste periode geboekt en worden de kosten geboekt die in die periode zijn gemaakt en misschien nog niet zijn betaald.
Deze methode maakt een nauwkeurigere trendanalyse mogelijk van hoe uw bedrijf het doet, in plaats van de schommelingen die optreden bij een boekhouding op kasbasis.
Heeft uw bedrijf een boekhouding op kasbasis of op transactiebasis nodig voor belastingaangiftedoeleinden?
Het kiezen van het type boekhouding voor uw bedrijf is van veel factoren afhankelijk. Voordat u bij de IRS aangeeft of uw bedrijf op kasbasis of op transactiebasis gaat werken, moet u inzicht hebben in uw strategische plannen om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen.
Cash basis is ideaal voor startups, omdat de boekhouding eenvoudiger is en het management zijn tijd kan besteden aan strategische planning.
Hoewel, startups of kleine bedrijven zouden zichzelf enkele basisvragen moeten stellen alvorens te kiezen tussen cash en accrual.
- Worden de boeken gecontroleerd?
- Wilt u het bedrijf in de nabije toekomst verkopen?
- Heeft u bankfinanciering nodig?
- Krijgt de onderneming een beursnotering?
Als een van deze vragen met ja wordt beantwoord, is boekhouden op transactiebasis wellicht het beste voor uw onderneming. Investeerders en externe partijen hebben behoefte aan een complexere rapportage die laat zien hoe het bedrijf presteert.
Omdat de IRS vereist dat de meeste non-profitorganisaties een 990-informatieaangifte indienen, verdient een boekhouding op transactiebasis de voorkeur, omdat daarmee aan GAAP kan worden voldaan. De meeste non-profitorganisaties hebben echter moeite met het bewaken van hun liquide middelen, dus ze kunnen maandelijks naar kasstroomrapporten of -prognoses kijken.
Middelgrote tot grote bedrijven, met een omzet van meer dan 5 miljoen gemiddeld over een periode van drie jaar, zijn verplicht om een boekhouding op transactiebasis te voeren.
Het nemen van de beslissing over boekhouden op kasbasis versus op transactiebasis voor uw bedrijf
De keuze tussen kasbasis en transactiebasis hangt echt af van het bedrijf. Wij hebben klanten die op kasbasis of op transactiebasis boekhouden en sommige die beide gebruiken.
Voorbeelden:
Een van onze klanten gebruikte een boekhouding op kasbasis en maakte een snelle groei door. Ze kregen geen duidelijk beeld van de algehele prestaties van het bedrijf en de kasstroom was een groot probleem voor hen.
We hebben hun boekhouding omgezet naar een boekhouding op transactiebasis, zodat ze key performance indicators (KPI’s) konden trekken en een algemene trend van hun financiële status konden zien. Er was een tekort aan liquide middelen, dus creëerden we een DSO (Days Sales Outstanding) KPI om hen te helpen met cashprognoses, want zelfs met snelle groei was er weinig geld op de bank. Zo konden ze zien waar er problemen waren en hoeveel geld ze op elk moment op de bank hadden staan.
Een andere klant bleef op kasbasis werken omdat hij seizoensgebonden activiteiten had. Ze wilden de boekhouding niet moeilijker maken voor de periodes waarin ze minder geld verdienen. Als kleinere, seizoensgebonden onderneming, met pieken en dalen, werkt de boekhouding op kasbasis voor hen goed.
Rapportage met kasbasisboekhouding en transactiebasisboekhouding
Kasbasis en transactiebasis zijn slechts een deel van het plaatje en het is echt belangrijk om naar beide te kijken om te begrijpen wat er werkelijk aan de hand is met uw bedrijf.
Op transactiebasis hebt u een beter beeld van uw winstgevendheid. U kunt een trendanalyse zien omdat u de inkomsten en uitgaven verrekent in de periode waarin de inkomsten zijn gegenereerd en de uitgaven zijn gedaan.
U kunt een prognose zien van uw maandelijkse burn rate voor operationele uitgaven en een idee krijgen van wat uw brutowinst moet zijn om deze uitgaven te dekken.
De boekhouding op kasbasis kan grotere schommelingen laten zien omdat de ene maand echt winstgevend kan zijn en de volgende maand niet vanwege de timing van de ontvangsten en het geld dat eruit gaat. Dat geeft meestal niet de werkelijke winst op een klus of project weer. Als u wilt zien hoe goed uw totale bedrijfsvoering is, geeft het transactiebasis-stelsel u een beter beeld.
Samenvatting
De keuze tussen een boekhouding op kasbasis of op transactiebasis hangt echt af van de staat van uw bedrijf. Voor rapportagedoeleinden biedt een boekhouding op transactiebasis doorgaans betere financiële informatie over de werkelijke staat van uw bedrijf.
GrowthForce biedt gedetailleerde rapportage voor uw bedrijf, ondersteund door een boekhouding die u kunt vertrouwen. Wij hebben klanten die zowel een boekhouding op kasbasis als op transactiebasis gebruiken en kunnen rapporten leveren die nodig zijn om de winstgevendheid van uw bedrijf te stimuleren.
Wij bieden kritisch toezicht en accountbeheer om ervoor te zorgen dat het juiste beleid, de juiste procedures en de juiste systemen worden geïmplementeerd en dat nauwkeurige financiële en managementrapporten worden geproduceerd. Wij helpen bedrijven vol vertrouwen te draaien, ondersteund door financiële en managementrapportages waarop ze kunnen vertrouwen.
