Iedereen die ooit heeft geprobeerd om openbare documenten in de staat Californië te krijgen, weet dat het een uitdagend proces kan zijn. Gegevens worden bijgehouden door verschillende departementen binnen de staat, maar alle Californiërs hebben het recht op toegang tot openbare gegevens van zowel een lokaal agentschap als overheidsinstellingen, waaronder die van het ministerie van Justitie. Dit omvat miljoenen strafregisters, rechtbankgegevens, gegevens van gevangenen en vitale gegevens over alle 58 provincies in de staat Californië.
De staat Californië heeft een vrij specifieke wet op openbare documenten, met gespecificeerde responstijden en vrijstellingen voor weinig records. De Californische grondwet kent eigenlijk maar weinig uitzonderingen in de wet op de openbare registers. In veel staten zijn bepaalde dossiers die door de wetgevende macht zijn opgesteld vrijgesteld, maar in Californië is dat niet het geval. Als een verzoek wordt afgewezen, is er echter geen beroepsprocedure om toegang tot de gegevens te krijgen.
Om mensen te helpen bij het verkrijgen van de records, hebben we deze gids voor de staat Californië samengesteld, die mensen in staat zal stellen om de wetten binnen de staat beter te begrijpen en instructies te geven over hoe toegang te krijgen tot straf-, rechtbank-, gedetineerden- en vitale records.
Wat zegt de Californische wet op openbare documenten?
De wet op openbare documenten in de staat Californië zegt dat het het noodzakelijke recht van ieder persoon is op “toegang tot documenten die betrekking hebben op het gedrag van het volk”, maar stelt informatie vrij die uitsluitend als persoonlijk wordt beschouwd en toevallig op een openbare rekening staat.
Volgens de Californische wet moet binnen 10 dagen worden gereageerd en geldt dit voor zowel uitvoerende als staatsorganen. Ingezetenschap binnen de staat is niet vereist, maar er is geen beroepsmogelijkheid als een verzoek wordt afgewezen.
Hoe kan iemand toegang krijgen tot openbare documenten in Californië?
Voor een verzoek om inzage in openbare documenten moet een persoon een verzoek om inzage in openbare documenten indienen. Het verzoek wordt per post, e-mail, post of per telefoon naar de record-holding afdeling gestuurd. Soms moet een fysiek formulier worden ingediend bij de overheidsinstantie.
Elke dienst is anders, dus reken op enige variatie in de regels als u op meerdere plaatsen overheidsdocumenten wilt opvragen.
In het algemeen moet een verzoek om openbare documenten het volgende bevatten:
- Uw naam en contactinformatie, inclusief een e-mail of telefoonnummer waarop u tijdens kantooruren te bereiken bent
- De naam van het document waartoe u toegang wilt met zoveel mogelijk details
- Een specifieke periode waarbinnen u het materiaal wilt ontvangen
- Hoe u de documenten wilt afleveren, per e-mail of per post
COVID-19 heeft tot een aantal ongebruikelijke omstandigheden geleid, waardoor sommige overheidsdiensten hun openingstijden hebben moeten beperken. Als gevolg hiervan zijn online verzoeken of het gebruik van elektronische formaten het beste, maar het kan u niet beletten toegang te krijgen tot documenten “betreffende de bedrijfsvoering van mensen.”
Californische strafregisters
In Californië worden strafregisters – ook bekend als rap sheets – meestal gebruikt door werkgevers die de achtergronden van potentiële werknemers willen controleren. Om te helpen bij het zoeken naar iemands strafblad, hebben we de volgende informatie en bronnen hieronder verstrekt.
Wat staat er in een strafblad?
Het strafblad van een persoon bevat een grondig overzicht van zijn interactie met de rechtshandhaving en wordt uit verschillende bronnen gehaald. Deze gegevens bestaan uit alle arrestaties, veroordelingen en opsluitingen in de 35 gevangenissen van de staat.
Specifiek omvat een strafblad of antecedentenonderzoek de volgende informatie:
- Persoonlijke informatie (naam, geboortedatum, nationaliteit)
- Mugshot plus vingerafdrukken
- Uitgebreide lijst van onderscheidende fysieke kenmerken (tatoeages, littekens, moedervlekken)
- Alle overtredingen of misdrijven, inclusief een beschrijving van het misdrijf
Waar kan iemand Californische strafregisters vinden?
- Bron: Office of the Attorney General
Criminele gegevens in Californië worden beheerd door het Office of the Attorney General. Het OAG biedt achtergrondcontroles die toegankelijk zijn via wetshandhavingskantoren en via de officiële online databank van Californische staatsrecords.
Handmatige vingerafdrukken zijn vereist als onderdeel van het wetboek van strafrecht om een antecedentenonderzoek te starten, aangezien strafregisters niet worden verstrekt zonder medeweten van een persoon, hoewel een individu toestemming kan geven om een antecedentenonderzoek te starten.
Criminal inmate records
De staat Californië heeft ongeveer 115.000 gedetineerden binnen zijn correctiesysteem. Inmate records geven informatie over gedetineerden die momenteel zijn opgesloten.
Wat staat er in een gedetineerdenverslag?
De informatie over een gedetineerde kan variëren, maar in Californië bevatten de verslagen meestal een combinatie van persoonlijke informatie samen met specifieke details over de opsluitingssituatie van een persoon. De volgende informatie kan worden verkregen wanneer het publiek toegang krijgt tot de gegevens van gedetineerden:
- Naam, geboortedatum, geslacht
- Mugshot
- Gevangene locatie
- Gevangene registratienummer
- Gevangenisstatus
- Gevangenisinformatie
Waar kan iemand gegevens over gedetineerden in Californië vinden?
- Bron: The California Department of Corrections and Rehabilitation
Het California Department of Corrections and Rehabilitation biedt informatie en links waarmee u gedetineerden kunt opsporen en informatie kunt geven aan slachtoffers en pleitbezorgers.
Gebruik de site www.ca.gov met de voor- en achternaam of de ID van een gedetineerde om een zoekopdracht uit te voeren. Als u de gedetineerde op deze manier niet kunt vinden, neem dan contact op met de afdeling Identificatie van het ministerie op 916-445-6713.
California court records
Court records zijn in staat om uitgebreide informatie van rechtszittingen en voor degenen die toegang zoeken, zijn er bronnen hieronder vermeld. Merk op dat het vaak een moeilijk proces is om gerechtelijke dossiers te verkrijgen, omdat ze kunnen worden bewaard door verschillende rechtbanken.
Wat staat er in een proces-verbaal?
De informatie in een rechtbankverslag kan variëren, maar in Californië zijn de meeste mensen op zoek naar deze specifieke documenten in een rechtbankverslag:
- Hofnotulen
- Zaakdossiers
- Dockets
- Verordeningen van de rechtbank
- Vonnisdocumentatie
- Juryverslagen en -dossiers
- Getuigendocumentatie
Waar kan iemand gerechtelijke documenten uit Californië vinden?
- Resource: California Judicial Branch
In Californië worden gerechtelijke antecedenten voor achtergrondcontroles via de California Judicial Branch aangeboden, hoewel de staat beperkingen oplegt aan werkgevers die deze opvragen. Deze beperkingen zijn te vinden in het volgende:
- California’s ‘ban the box’ wet
- De Los Angeles en San Francisco ‘Fair Chance Ordinances’ (FCO)
- Fair Credit Reporting Act (FCRA)
- California Information Privacy Act (CIPA)
- Anti-discriminatiewetten
Gerechtelijke gegevens kunnen ook op de volgende manieren worden verkregen:
- Ga naar het gerechtsgebouw en verzoek om inzage in fysieke dossiers
- Ga naar het gerechtsgebouw en verzoek om inzage tot elektronische gerechtelijke documenten
- Toegang tot elektronische documenten via het internet
Als u van plan bent naar het gerechtsgebouw te gaan om documenten op te vragen, is het handig om te weten hoe het rechtssysteem van de staat werkt. In Californië is het Hooggerechtshof de hoogste autoriteit. Het Hooggerechtshof van Californië houdt toezicht op beslissingen van het hof van beroep, dat toezicht houdt op beslissingen van hogere rechtbanken. De meeste rechtszaken worden behandeld door een superior court of een trial court.
California vital records
Californië heeft, net als de meeste staten, een kantoor dat de vitale gegevens bijhoudt. Vital records worden bijgehouden voor mijlpalen en omvatten geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten.
Welke informatie is nodig om een vitaal document aan te vragen?
Om een vitaal document aan te vragen, moet u van tevoren wat informatie verstrekken om het zoeken te vergemakkelijken. U moet het volgende verstrekken:
- Volledige namen voor het eerste huwelijk van beide echtgenoten
- Datum van huwelijk
- California county waar de huwelijkslicentie werd afgegeven
- Jouw naam
- Uw handtekening
- Adres waar de akte naartoe gestuurd moet worden
- Uw telefoonnummer overdag
Waar kan iemand de vitale gegevens van Californië vinden?
- Resource: Het California Department of Public Health – Vital Records
Het California Department of Public Health – Vital Records (CDPH-VR) houdt geboorte-, overlijdens-, huwelijks- en echtscheidingsgegevens bij voor de staat Californië. De afdeling geeft ook gewaarmerkte kopieën van Californische vitale gegevens uit en registreert en wijzigt vitale gegevens zoals wettelijk is toegestaan.
Omdat Californië een groot volume van verzoeken op staatsniveau ontvangt, is het sneller om vitale records direct bij het county kantoor aan te vragen, met veel acceptatie van verzoeken per telefoon, fax, online, en met credit card betaling.
Veel gestelde vragen over Californische akten
In uw zoektocht naar toegang tot openbare documenten in Californië, kunt u aanvullende vragen hebben. Om Californische burgers verder te helpen in hun zoektocht naar openbare documenten, is hier een lijst van veelgestelde vragen:
Kan een verzoek worden ingediend door niet-ingezetenen van de staat?
De wet bepaalt dat alleen inwoners van Californië openbare documenten kunnen opvragen. Andere instanties en burgers van de Verenigde Staten die in andere staten wonen, hebben echter verzoeken ingediend en de gevraagde documenten ontvangen.
Is er een archiefbeheerder in Californië?
Nee. De wet op openbare documenten in de staat zegt specifiek dat mensen contact moeten opnemen met individuele instanties om toegang tot documenten te krijgen.
Welke uitzonderingen bestaan er?
In sommige staten bestaat een specifieke lijst van documenten die niet toegankelijk zijn of die niet door het publiek mogen worden ingezien, maar in Californië is dat niet het geval. Californië kent wel uitzonderingen toe voor “dossiers waarvan het niet in het belang van het publiek is om ze vrij te geven”.
In deze specifieke gevallen valt openbare informatie die betrekking heeft op veiligheidsprotocollen, gebouwindelingen, medische dossiers en dat soort dossiers in deze uitzonderingscategorie.
Hoe lang heeft de staat de tijd om te reageren?
Californië heeft 10 dagen de tijd om op een verzoek te reageren. Californië geeft wel een specifieke antwoordtermijn aan. Andere staten doen dat niet.
Is er een beroepsprocedure?
De Californische Public Records Act (CPRA) voorziet niet in enige vorm van administratief beroep. De wet laat echter ruimte voor individuele agentschappen om hun eigen beroepsprocedure te creëren, maar we hebben geen beroepsprocedures gevonden.
Welke kosten zijn verbonden aan het aanvragen van openbare documenten?
Als een verzoek om documenten is ingediend, maakt het personeel kopieën tegen een vergoeding van 10 cent per pagina voor standaarddocumenten. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht voor portokosten en voor het ophalen/terugbrengen van documenten die elders in archieven worden bewaard. Van deze directe kosten kan worden afgezien als dat in sommige gevallen wenselijk wordt geacht.