Geheimhouding op de werkvloer: wat u moet weten
Wanneer u voor uw werk advies geeft aan klanten of patiënten, dan weet u dat het beschermen van gevoelige en persoonlijke informatie van cruciaal belang is. Maar weet u ook wat een vertrouwensbreuk is en wat u moet doen als deze zich voordoet?
Van hoe u vertrouwelijke informatie kunt beschermen tot hoe een vertrouwensbreuk eruitziet voor verschillende banen: dit is wat u moet weten over vertrouwelijkheid op het werk.
Wat is een vertrouwensbreuk?
In het kort, een vertrouwensbreuk is de openbaarmaking van informatie aan iemand zonder de toestemming van de persoon die eigenaar is van de informatie. Met andere woorden, het niet respecteren van de privacy van een persoon of het vertrouwen waarin deze u de informatie of gegevens heeft gegeven, door deze aan iemand anders door te geven.
Waarom is vertrouwelijkheid belangrijk?
Beschermen van vertrouwelijke informatie is van vitaal belang. Als u in een positie verkeert waarin u toegang hebt tot dit soort gegevens of deze op uw werk krijgt, is uw carrière afhankelijk van uw vermogen om de vertrouwelijkheid van patiënten of cliënten te bewaren. Als u dat niet doet, kunt u het vertrouwen en de integriteit van uw bestaande (en mogelijk toekomstige) cliënten verliezen, die uw contract kunnen beëindigen en juridische stappen tegen u kunnen ondernemen.
Therapeut/patiënt vertrouwelijkheid
Het is niet verrassend dat de vertrouwelijkheid van de patiënt zeer belangrijk is voor therapeuten en counsellors. Het maakt deel uit van het therapeutische kader van passende grenzen, dat een veilige ruimte schept voor de vorming van een goede werkrelatie.
Hier volgen enkele voorbeelden van manieren waarop je onbedoeld de vertrouwelijkheid tussen patiënt en therapeut zou kunnen doorbreken:
- Vertrouwelijke informatie over een cliënt delen met een familielid of vriend
- Over vertrouwelijke informatie ergens praten waar je kunt worden afgeluisterd
- Je computer met vertrouwelijke informatie openlaten voor anderen
- Met een cliënt blijven werken als er sprake is van belangenverstrengeling (bijvoorbeeld, ze kennen een van je familieleden of vrienden)
- Wanneer toestemming wordt gegeven om informatie te delen, maar niet specifiek is, kan dit verwarring scheppen en resulteren in een potentiële schending (een patiënt kan bijvoorbeeld toestemming geven om zijn informatie te delen met een leraar, maar niet met zijn huisarts)
Geheimhouding accountant/cliënt
Accountants-adviseurs hebben de verantwoordelijkheid om te handelen in het belang van hun cliënten. Als accountant moet je je houden aan gedragscodes bij het omgaan met vertrouwelijke informatie, wat betekent dat klanten vaak openlijk met je praten en informatie aan je onthullen die hun bedrijf zou kunnen schaden als het in verkeerde handen zou vallen.
Hier vindt u een aantal manieren waarop u de vertrouwelijkheid tussen cliënt en accountant kunt schenden:
- Het delen van klantinformatie met een derde partij zonder toestemming of de bevoegdheid om dit te doen
- Vertrouwelijke informatie gebruiken voor uw eigen persoonlijk gewin (of dat van iemand anders)
- Persoonlijke of gevoelige informatie toegankelijk laten voor anderen (bijvoorbeeld op een onbeveiligde computer of mobiel apparaat)
HR-consultant/cliëntvertrouwelijkheid
Als HR-consultant, is het handhaven van vertrouwelijkheid bij het werken met een klant essentieel voor het opbouwen van integriteit met bedrijfsleiders en management. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat u openlijk de informatie deelt die u nodig hebt om uw werk te doen.Hier volgen enkele voorbeelden van schending van de vertrouwelijkheid waarmee u te maken kunt krijgen:
- Het opslaan van gevoelige informatie op een onbeveiligde computer waardoor de gegevens toegankelijk blijven voor anderen
- Het delen van persoonlijke gegevens van werknemers, zoals salarisgegevens, bankgegevens, huisadressen en medische dossiers
- Het gebruiken van materiaal of het delen van informatie die toebehoort aan een werknemer voor een andere werknemer zonder hun toestemming, zoals PowerPoint-presentaties
- Het openbaar maken van informatie die niet persoonlijk van aard is, zoals het lekken van nieuws over ontslagen, nieuwe producten of fusies
Het doorbreken van vertrouwelijkheid – is het ooit gerechtvaardigd?
Er is een klein aantal gevallen waarin het schenden van de vertrouwelijkheid OK kan zijn. Dit zijn er enkele:
- Als er een aanzienlijk risico bestaat dat de cliënt zichzelf of iemand anders schade berokkent, met name als er een kind of een kwetsbare persoon bij betrokken is
- Wanneer het delen van de informatie nodig is om aan de wet te voldoen. Als aan het licht is gekomen dat het bedrijf van uw cliënt een wet overtreedt, kunt u, afhankelijk van de omstandigheden, verplicht zijn dit te melden, of het risico lopen medeplichtig te lijken door associatie
- Indien de zaak valt onder het toepassingsgebied van de Public Disclosure Act 1998 (“klokkenluiden”). Strikt genomen is deze wetgeving er om werknemers te beschermen. Maar als de zaak ernstig genoeg is en/of het in het algemeen belang is om de vertrouwelijkheid te schenden, kan deze wet ook adviseurs beschermen
Hoe beschermt u vertrouwelijke informatie op het werk
Er zijn een paar stappen die u kunt nemen om uzelf en uw levensonderhoud te beschermen tegen schendingen:
- Praat in een vroeg stadium met je klant over tot welke informatie je toegang zult hebben (als ze een bedrijf zijn), hoe hun informatie zal worden gebruikt en wanneer (als dat ooit gebeurt) je de vertrouwelijkheid zou moeten doorbreken en hun gegevens zou moeten delen. Een schriftelijk contract of overeenkomst is hier nuttig
- Behandel persoonlijke gegevens zeer zorgvuldig. Bewaar informatie niet langer dan nodig, en zorg ervoor dat uw computer veilig is en voldoet aan de eisen (bijvoorbeeld dat deze is voorzien van de juiste beveiligingssoftware)
- Het klinkt vanzelfsprekend, maar praat niet over vertrouwelijke informatie met betrekking tot cliënten buiten uw beroepspraktijk. Als u toestemming krijgt om gevoelige of vertrouwelijke informatie te delen, zorg er dan voor dat u en uw cliënt/patiënt allebei volledig duidelijk zijn over met wie u toestemming hebt om het te delen en in welke omstandigheden
Ik denk dat ik de vertrouwelijkheid heb geschonden – wat nu?
Hoe hard u ook uw best doet, soms kan het toch gebeuren dat de vertrouwelijkheid wordt geschonden. Als dat gebeurt, is het het beste om eerlijk te zijn, dus biecht snel op. Als u met een zakelijke klant werkt, moet u de interne Data Compliance Officer (of een gelijkwaardige functionaris) op de hoogte stellen. Als uw inbreuk betrekking heeft op een patiënt, vraag dan advies aan uw accrediteringsinstantie – zoals de UKCP en/of BACP. U moet ook contact opnemen met uw eigen wettelijke vertegenwoordiger en het uw professionele schadeverzekeringsmaatschappij vertellen.
Small Business Insurance
- Delen
- Tweet
- Delen
Laatst bijgewerkt: 24 feb 2021