Eenvoudigere manieren om te betalen
Het cliché dat de wereld niet voor uw deur staat, lijkt dubbel waar te zijn als het gaat om mensen die u geld schuldig zijn. De realiteit is, dat als u de betaling voor een dienst of product niet opspoort, uw klanten zich waarschijnlijk niet zullen haasten om het uit zichzelf te betalen. Dit geldt vooral voor kleinere ondernemers of freelancers. Gelukkig kunnen goede facturerings- en factureringsoplossingen veel van de pijn in het factureringsproces wegnemen, zodat u meer opties hebt om betalingen te ontvangen en uw taken te versnellen. Dit soort software helpt u meer elektronische betaalkanalen en mobiele betaalnetwerken toe te voegen die het betalen voor uw klanten sneller en gemakkelijker kunnen maken. Andere producten zijn gespecialiseerd in het bijhouden van factureringstaken
Het soort bedrijf dat u runt en de klanten die u hebt, spelen allemaal een rol bij uw keuze voor een facturerings- en factureringsoplossing. Detailhandelsbedrijven leven van contante betalingen en betalingen op krediet, terwijl dienstverlenende bedrijven en freelancers specifieke behoeften hebben en kunnen werken met online betalingsoplossingen. Voor kleine tot middelgrote ondernemingen (KMO’s) is het vermogen om de geleverde diensten en de betalingsmogelijkheden en -termijnen op een professionele manier te omschrijven van cruciaal belang om sneller betaald te worden. Het kunnen jongleren met belastinginformatie, het creëren van bonnetjes, onkostenrekeningen, evenals het automatiseren van follow-up berichten, zijn waardevolle functies voor het MKB.
Dit is waar facturerings- en factureringssoftware om de hoek komt kijken. Deze software geeft u de middelen om uw verkopen of geleverde diensten, wie is gefactureerd, de vergoedingen of kosten toegepast, en wanneer de betaling is ontvangen (of wanneer het werd verondersteld te worden ontvangen, maar was het niet) te volgen. Het geeft u ook een datapad om al die gegevens vast te leggen in uw andere boekhoud- en boekhoudsystemen. In boekhoudtermen maakt deze workflow deel uit van Accounts Receivable. En hoewel veel kleinere bedrijven dit soort gegevens nog steeds bijhouden en facturen opstellen met behulp van een spreadsheet of tekstverwerkingsprogramma, zijn er tal van gespecialiseerde software-apps waarmee u deze taak sneller, eenvoudiger en met veel minder moeite kunt uitvoeren. Het beste van alles is dat veel van deze apps niet duur of zelfs gratis zijn.
In onze beoordelingen hebben we standalone facturerings- en factureringssystemen onderzocht. We hebben ook dieper gekeken naar de factureringsmogelijkheden van enkele meer uitgebreide boekhoudsystemen waarin het factureringsproces slechts een onderdeel is. Deze systemen bevatten ook de gegevens voor bedrijfsaankopen, voorraadbeheer en grootboekrekeningen. Alle facturerings- en boekhoudsystemen die we hebben bekeken, worden geleverd als Software-as-a-Service (SaaS) apps die zich in de cloud bevinden en niet lokaal zijn geïnstalleerd. Daarom hebt u alleen een webbrowser nodig en kunt u aan de slag.
Meer dan alleen een factuur sturen
Veel van de facturatiesystemen die we hebben bekeken, laten u de eerste verkooptransactie invoeren en vastleggen, wat een goede plek is om het factureringsproces te starten. In boekhoudtermen heet dit “Sales Order Entry” of gewoon Order Entry. Zelfs als u alleen maar een rekening wilt sturen en de betaling wilt ontvangen, moet u nog steeds kijken naar het Order Entry-gedeelte van het systeem en bepalen hoe het zal werken met het soort bedrijf dat u runt.
De meeste volwaardige boekhoudsystemen en een aantal factureringssystemen hebben een “Order Entry of Sales” front-end waar u de items of diensten kunt invoeren waarvoor u wilt factureren. Meestal moeten deze artikelen of diensten worden gedefinieerd voordat u de sales front end kunt gebruiken. Bij de meeste boekhoudsystemen integreert Verkoop met Voorraad, zodat dit het punt is waar de artikelen en prijzen worden gedefinieerd. Met een eenvoudiger factureringssysteem moet u deze artikelen, beschrijvingen en prijzen als een afzonderlijk proces aanmaken. Belastingen, zoals omzetbelasting of belasting op de toegevoegde waarde (BTW), is een ander punt waarop factureringsgeoriënteerde systemen verschillen van meer robuuste boekhoudsystemen. Veel boekhoudsystemen bieden belastingtabellen die automatisch de vereiste omzetbelasting berekenen, of ze integreren met een belastingdienst-app zoals Avalara’s AvaTax. Veel facturatiesystemen slaan dergelijke finesses echter over en vereisen dat u het tarief voor de omzetbelasting bij elke afzonderlijke verkooptransactie invoert.
Het daadwerkelijk maken van de factuur is een andere overweging. Met veel van de factureringsapps en -subsystemen die we hebben onderzocht, kunt u direct een factuur maken met behulp van een mobiele app. Dit is een geweldige functie als u in staat wilt zijn om een factuur te maken op het moment van verkoop of onmiddellijk wanneer een dienst wordt verleend terwijl u op locatie bij een klant bent. De mogelijkheid om die rekening of factuur per e-mail te versturen is een andere wenselijke functie voor veel gebruikers, net als het automatisch maken van rekeningen voor terugkerende kosten elke maand of volgens een andere regelmatige periode.
Veel van de apps die we hebben bekeken, omvatten ook meer geavanceerde mogelijkheden die van toepassing kunnen zijn op uw specifieke operatie. Deze omvatten de mogelijkheid om meerdere valuta’s te hanteren voor bedrijven die in meer dan een land actief zijn, of pop-up timers als u per uur factureert. Houd er echter rekening mee dat we hebben gekeken naar facturerings- en factureringsapps, niet naar software voor het bijhouden van uren of onkosten – die elk een andere doelgroep hebben.
Er is nog iets om in gedachten te houden: hoewel de termen “factuur” en “afschrift” af en toe door elkaar worden gebruikt, zijn ze eigenlijk niet hetzelfde. Een factuur kan meerdere gespecificeerde kosten en diensten bevatten, maar verwijst naar een enkele verkoop. Een afrekening daarentegen geeft een overzicht van de openstaande, lopende en historische factuurkosten en betalingstransacties. Een afschrift geeft de status van de rekening van een klant aan het einde van een factureringsperiode of, met sommige facturerings- en boekhoudprogramma’s, op verzoek.
Het bijhouden van de cashflow
Een ander gebied dat belangrijk is om te overwegen bij het selecteren van factureringssoftware is de manier waarop u betaald zult worden. Jarenlang was het accepteren van contant geld of cheques het enige alternatief, vooral voor kleine bedrijven. Dat is tegenwoordig ver van waar. Vooral creditcards worden beschouwd als een onmisbare betalingsoptie, zelfs voor kleine bedrijven. Gelukkig bieden factureringsplatforms de mogelijkheid om creditcards te accepteren. Hieraan zijn altijd kosten verbonden, meestal een percentage van de transactie en een bedrag per transactie of maand. U moet de kleine lettertjes goed lezen, want deze kosten kunnen bovenop de procentuele kosten komen die door de creditcardverwerker in rekening worden gebracht. U moet beslissen of dit soort kosten de moeite waard is. In veel gevallen is het de moeite waard om min of meer onmiddellijk toegang te hebben tot de betaling, die in ieder geval als bedrijfskosten aftrekbaar is van de inkomsten. Sommige softwareleveranciers kunnen ook een klantenportaal aanbieden waar uw klanten hun facturen elektronisch kunnen betalen via een bankoverschrijving of een Automated Clearing House (ACH)-transactie. Ook hiervoor worden vaak kosten aangerekend. Maar, net als bij een credit card, is deze vergoeding een zakelijke kostenpost en kan het de moeite waard zijn om de vorderingen te verminderen of te elimineren.
Ten slotte is er nog de rapportage. Goede rapportagemogelijkheden zijn altijd iets waar u naar moet zoeken en factureringssoftware is daarop geen uitzondering. De meeste gebruikers, vooral kleinere bedrijven, zullen geen tientallen rapporten nodig hebben. Maar u zult willen weten welke facturen vervallen zijn en hoe lang ze vervallen zijn. U wilt ook in staat zijn om uw inkomstenstroom op elk moment te zien. U zult de mogelijkheid willen hebben om klanten, indien nodig, vervalberichten en herinneringen te sturen. Effectief beheer van uw cash flow is een primaire reden voor het gebruik van een facturatie app.
Last but not least, en gerelateerd aan de rapportage, is de mogelijkheid om uw facturatie systeem te integreren met uw back-end boekhoudsysteem. Er is veel concurrentie voor Intuit Quickbooks deze dagen, dus zelfs kleine bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun facturatiesysteem en boekhoudsysteem effectief met elkaar kunnen praten.
De door ons geteste apps kunnen meerdere opties voor factuursjablonen bieden. Aanpassing komt door middel van het toevoegen van uw bedrijfslogboek, specifieke lettertype of branding identiteit kunstwerk, alsmede het definiëren van de velden aan uw bedrijf en uw klant de behoeften.