Vraag: “Wat is de beste manier om papieren en rekeningen te ordenen?” -Boston Mom
Vraag: “We hebben strategieën nodig voor het organiseren en verwerken van allerlei soorten papier. Rekeningen, liefdadigheid verzoeken, verzekeringspapieren, financiële papieren … ” -Margo
Vraag: “Elke week, een stapel van papier en andere items ongeveer zes centimeter hoog stapelt zich op mijn keukentafel. Ik ben een drukke moeder van vier kinderen met twee honden, ik studeer af en ik geef één dag per week les op een naschoolse opvang. Ik heb twee kinderen (9 & 13) met ADHD en ik heb zelf onlangs de diagnose gekregen. Ik doe zoveel dingen goed, zoals post sorteren in de prullenbak, rekeningen meteen betalen, en dingen bewerken en weggeven. Ik hou een bullet journal bij, wat een geweldig hulpmiddel is om de schema’s van mij en het hele gezin georganiseerd te houden. Dus wat die stapel betreft… Als ik die aan het eind van de week niet heb opgeruimd, verhuist hij naar de vloer van de woonkamer en belandt daar, als hij niet is opgeruimd, meestal in een tas die ergens heen is geschoven als er bezoek komt. We wonen met z’n zessen in een huis van 600 vierkante meter dat wel georganiseerd is, maar vol. Ik heb sorteerders, folders, dozen, manden geprobeerd – niets van dit alles heeft gewerkt om de stapel te temmen. Het is vreselijk om iets te moeten vinden en niet te weten waar het is. Er moet een betere manier zijn.” -Bklynebeth
Q: “Ik heb goede systemen nodig voor (1) papierwerk (2) to-do lijstjes en (3) een dagelijkse en wekelijkse planning voor mezelf en mijn kinderen.” -SDTwinMom
Hi Boston Mom, Margo, Bklynebeth, en SDTwinMom:
Ah, de gevreesde papierwinkel. Het blijft zich maar opstapelen, nietwaar? Het voelt alsof je een reddingsvest nodig hebt om niet te verdrinken. Hou je vast! Ik ben hier om je te redden.
Het belangrijkste om je papierwerk onder controle te houden, is om makkelijke en efficiënte systemen te bedenken die werken voor hersenen met een aandachtstekortstoornis (ADHD of ADD). Hoe weet je wat werkt? Begin met jezelf de volgende vragen te stellen:
- Ben ik een vuller of een opmaker?
- Verhelderaar of verhuller?
- Moet ik dingen zien om me te herinneren dat ze bestaan?
- Houd ik van kleurcodering?
- Waar heb ik voldoende ruimte om dossiers en papieren op te bergen?
- Moeten anderen toegang hebben tot deze papieren?
Door deze vragen te stellen, zullen zich vanzelf systemen vormen. En de beste methode is er een die u gemakkelijk kunt opzetten, onderhouden en gebruiken. Hier zijn een paar strategieën om u op weg te helpen:
1. Denk aan het verleden, het heden en de toekomst bij het ordenen en archiveren van papieren.
- PAST staat voor papieren die u moet bewaren, maar waar u niet regelmatig bij hoeft te komen. Denk aan belastingen, verzekeringspolissen, oude ziektekostenverzekeringspapieren. Deze kunnen in archiefkasten, dozen of zelfs ordners worden opgeborgen.
- VOORZIEN is wat je NU nodig hebt en gebruikt. Huidige rekeningen, medische info, reisplannen zouden in deze categorie vallen. Deze items moeten in uw “prime onroerend goed” staan. Bureaubladen op uw bureau, manden op uw aanrecht of zelfs een verrijdbaar karretje dat u van kamer naar kamer kunt verplaatsen.
- VOORUITZICHT bestaat uit papieren die u uiteindelijk wel zult gebruiken, maar nu nog niet (toekomstige reisplannen, verbouwingsplannen voor uw huis, etc.). Berg ze op waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Ik maak graag mappen met doorzichtige plastic hoezen om mijn toekomstige materialen in op te bergen.
2. Gebruik je luchtruimte.
Het is letterlijk mijn favoriete manier om papieren te organiseren. Hang tijdschriftenhouders of draadmappen aan de muur om post en andere documenten op een efficiënte manier te ordenen. Door gebruik te maken van de ruimte die je hebt, blijven belangrijke papieren goed zichtbaar. Label de hangmappen om het organiseren snel en eenvoudig te maken. Of gebruik de ruimte aan de muur om een berichtencentrum te maken. Gebruik magneetborden, kurk, droog-erase borden, om papieren die je snel nodig hebt op te bergen, to-do lijstjes in het zicht te houden, en familie schema’s gemakkelijk toegankelijk.
3. Bij twijfel, gooi het weg.
Ik ben een beetje koudhartig als het hier op aankomt. Maar voordat er ook maar één papier in mijn huis belandt, gaat het eerst naar de prullenbak of naar de papierversnipperaar. Het meeste papier is niet persoonlijk, dus behandel het niet als zodanig. Maak harde bezuinigingen en gooi weg wat je niet nodig hebt voordat het ruimte inneemt in je huis.
4. Ga papierloos zoveel als je kunt.
Betaal je rekeningen online, scan bonnetjes, en meld je aan voor een mobiel applicatieprogramma dat al je medische gegevens opslaat. Maak mappen aan op uw computer, net zoals u dat in een archiefkast zou doen. Wat u ook doet om de papierstroom te verminderen, het zal de stress en de overweldiging wegnemen.
5.
Deze regel geldt voor ALLES wat we bezitten (ja, zelfs papier), vooral als we in kleine ruimtes wonen. Blynebeth, je noemde een gedetailleerde stapel spullen die van je keuken naar de woonkamer naar een papieren zak gaat. Een wijze vrouw zei ooit dat rommel uitgestelde besluitvorming is. Ik ga graag een stapje verder en vraag je af of je ruimte hebt voor alles wat je wilt houden? En zo ja, heeft alles een specifiek huis zodat je weet waar alles naartoe gaat?
* BOSTONMOM, je vroeg ook naar ideeën voor het maken van huiswerksystemen voor je 5e klasser. Bekijk de column die ik over dit onderwerp heb geschreven hier. En als je nog meer info wilt, ga dan naar mijn website op orderoochaos.com.
Organisatiegoeroe Leslie Josel, van Order Out of Chaos, zal vragen van ADDitude-lezers beantwoorden over alles van papierrommel tot rampenslaapkamers en van het beheersen van to-do-lijstjes tot elke keer op tijd komen.
Verstuur hier je vragen!
Gewijzigd op 4 mei 2020