Heading

VIDEO DEMO

HOW TO USE PTO CALCULATOR EXCEL TEMPLATE

1. Invoer in het PTO-werknemersblad

2. Bekijk het PTO-beleid en de details van het eerste opbouwvenster

3. Verhelp als er gegevensvalidatiefouten zijn

4. Wanneer werknemer PTO opneemt, PTO-info invoeren

5. Bekijk PTO-saldo en saldo trend

COMPONENTEN VAN PTO BELEID

Hoewel de sjabloon zeer eenvoudig te gebruiken is, zijn er toch heel wat termen om te begrijpen en verschillende berekeningen die achter de schermen gebeuren. Laten we bij het begin beginnen. Laten we eerst met de eenvoudige termen beginnen.

EMPLOYEE NAME
Dit behoeft geen uitleg. Voer de naam in van de werknemer voor wie we het PTO-saldo gaan bijhouden en berekenen.

HUURDATUM
Veel berekeningen voor het PTO-saldo van een werknemer zijn afhankelijk van de inhuurdatum van de werknemer. Voer gewoon de in diensttredingsdatum in. Zelfs als u PTO hebt bijgehouden met behulp van een andere tool en nu deze sjabloon wilt gebruiken, voer dan de feitelijke aanwervingsdatum van de werknemer in. Tenure (hoe lang een werknemer al bij de organisatie) wordt berekend op basis van de datum van indiensttreding en bedrijven kunnen tenure gebaseerde toename in PTO.

PTO UNIT
We kunnen ervoor kiezen om de werknemer PTO bij te houden in eenheden van dagen of uren. Als we kiezen voor Uren, moeten we PTO genomen door werknemer in Uren invoeren. Kiezen we voor Dagen, dan kunnen we volstaan met het invoeren van PTO-data (die we later zullen bespreken) en de opgenomen uren negeren.

JAARLIJKSE PTO-RAAD
Het jaarlijkse opbouwpercentage is de PTO die een werknemer in een jaar opbouwt. Bijvoorbeeld, een bedrijf kan 120 uur PTO per jaar aanbieden.

PTO ACCRUELE PERIODE
Dit is om aan te geven hoe we het jaarlijkse PTO-tarief opbouwen. Voortbordurend op het bovenstaande voorbeeld van 120 uur per jaar, hoe zal de werknemer deze 120 uur ontvangen. We hebben hier 6 opties: Wekelijks, Elke 2 Weken, Tweemaal per Maand, Maandelijks, Kwartaal en Jaarlijks.

Laten we eens kijken hoe een Maandelijks scenario zou werken.

120 uur krijgt de werknemer in 10 uur per maand gedurende 12 maanden.

FIRST ACCRUELE PERIOD BEGIN DAG en ACCRUELE TIJD
Om de volgende twee begrippen te bespreken, moeten we een voorbeeld nemen.

In dit voorbeeld is de datum van indiensttreding van de werknemer 1 januari 2020. De werknemer bouwt 120 uur PTO per jaar op en dit wordt wekelijks opgebouwd. Wanneer we denken aan opbouwperioden, moeten we denken aan een venster met een begindatum en een einddatum.
Laten we de begindatum van de eerste opbouwperiode invoeren als 1 jan 2020 (dit is gebruikersinvoer). Dus, het eerste opbouwperiode venster zal van 1 januari tot 7 januari zijn.
Wanneer ontvangt de werknemer de opgebouwde PTO? Is dat op de 1e of de 7e? Dit kan eenvoudig worden gecontroleerd. In het bovenstaande voorbeeld hebben we gekozen voor ‘Einde van opbouwperiode’. Dus, de werknemer ontvangt de opgebouwde PTO op 7 jan.

We hoeven al deze berekeningen niet te onthouden, want daarom gebruiken we zo’n PTO calculator tool. 🙂 Laten we het beleid bekijken zoals berekend door de template.

De Policy laat zien dat de werknemer 2,308 uur per week zal opbouwen. Het eerste opbouwvenster is van 1 januari tot 7 januari. De eerste opbouwdag waarop PTO aan de werknemer zal worden toegekend is 7 januari. Het bedrag op die dag zal 2,308 uur zijn. Dit bedrag is gelijk aan het weektarief, omdat de werknemer op 1 januari begint en het weekvenster ook op 7 januari begint.
We weten allemaal dat werknemers op elke dag in een nieuwe baan kunnen beginnen. Laten we dus hetzelfde voorbeeld nemen, maar dan voor een werknemer die op 3 januari is begonnen.

We kunnen zien dat het eerste geldige opbouwvenster nog steeds van 1 januari tot 7 januari is, en de opbouw gebeurt in 7 januari (einde van venster). Echter, het bedrag is slechts 1.648 uur omdat de werknemer slechts 5 dagen opbouwt (3 jan tot 7 jan). Het sjabloon kan dus gemakkelijk de toegekende PTO prorateren wanneer een werknemer in het midden van een opbouwvenster in dienst treedt.

De aanpak is hetzelfde voor wekelijkse, tweewekelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse opbouwfrequenties. Tweemaal per maand en Maandelijks zijn iets anders.

Twee maal per maand

Voor Tweemaal per maand hoeven we geen begindatum van de eerste opbouwperiode op te geven. We voeren 2 dagen in.

De sjabloon neemt dan deze twee dagen als de opbouwdagen voor elke maand. U kunt ‘Laatste dag’ kiezen voor de tweede dag en het sjabloon kan automatisch de laatste dag van elke maand toewijzen, of dat nu 28e (feb) of 29e (feb – schrikkeljaar) of 30e of 31e is.

MONITAAL

Voor Maandelijks hoeven we geen begindatum van de eerste opbouwperiode op te geven. In plaats daarvan kiezen we een dag van de maand. De opties zijn 1 tot 28 en Laatste dag.

De ‘Laatste dag’ zal worden verwerkt, correct of het nu 28e (feb) of 29e (feb – schrikkeljaar) of 30e of 31e is.

Nu gaan we kijken naar nog enkele opties die we hebben bij het instellen van PTO/Vacantiebeleid.
ANNUELE PTO ROLLOVER BELEID
Als een werknemer elke periode PTO blijft opbouwen, blijft het saldo groeien, ervan uitgaande dat er geen vakanties worden opgenomen. Normaal gesproken willen bedrijven niet dat werknemers een heel groot saldo opbouwen. Twee redenen:

1. Werknemers worden aangemoedigd om regelmatig vrij te nemen om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden.
2. Bedrijven kunnen het resterende PTO-saldo beschouwen als geld dat aan de werknemer moet worden betaald als de werknemer het bedrijf verlaat. Dus, zeer hoog saldo kan betekenen meer geld de deur uit voor het bedrijf. Dus meestal is er een rollover-beleid. Dit bepaalt hoeveel uren PTO de werknemer van het ene jaar naar het volgende jaar kan meenemen.

De sjabloon biedt drie mogelijkheden.

1. Zero Rollover: Werknemer verliest al het PTO-saldo aan het einde van het jaar en begint het volgende jaar weer van voor af aan.
2. Rollover Limit: We kunnen een limiet instellen voor het aantal uren dat wordt overgedragen.
3. Onbeperkte Rollover: Hier verliest de werknemer geen PTO, en zal alles overdragen naar volgend jaar. Dit is een ongebruikelijk beleid voor een bedrijf.

Om dit in actie te zien, heb ik gekozen voor een 40 uur roll over limiet.

Aan het eind van het jaar is het saldo van de werknemer van 120 naar 50 gegaan. Het is 50 omdat 40 is overgedragen en de werknemer 10 uur opbouwt voor januari van het volgende jaar.
Nu met dit rollover-beleid, is er nog een variatie. Bedrijven kunnen rollover toepassen bij de kalenderjaar wisseling of op werkverjaardagen. U kunt deze instelling eenvoudig wijzigen.

Het volgende gedeelte behandelt de overige opties in het PTO-beleid.

PROBATIONARIUM
In sommige rollen kan het zijn dat werknemers de eerste X aantal dagen geen PTO krijgen toegekend. Bijvoorbeeld, werknemer verdient geen PTO gedurende de eerste 30 dagen van het dienstverband. U kunt dat eenvoudig instellen in deze sjabloon.

MaxIMUM ALLOWED PTO BALANCE
De doorrollimiet geldt alleen voor het saldo aan het einde van het jaar. Sommige bedrijven kunnen een limiet stellen aan het maximale saldo op elk moment. Wij kunnen het bedrag instellen in het Maximaal Toegestane PTO-saldo.

ACCURELE TARIEVEN VAREN PER DUUR
Bedrijven verhogen het jaarlijkse opbouwpercentage voor werknemers die meer jaren bij het bedrijf blijven. Ook dergelijke scenario’s kunnen wij aan. We zouden eerst JA moeten kiezen en dan de onderstaande tabel moeten invullen.

We kunnen het jaarlijkse opbouwpercentage en het maximale saldo voor PTO instellen. In het bovenstaande voorbeeld ontvangt de werknemer 56 uur in het eerste jaar, 106 uur in het tweede en derde jaar en 144 uur in de jaren 4 tot en met 10.

Belangrijk: Zorg ervoor dat de eerste invoer hier voor 0 ingevulde jaren is.

U kunt meer rijen invoeren als dat nodig is. Lees hoe u gegevens in Excel-tabellen kunt invoeren en verwijderen

Nu hebben we de verschillende invoermogelijkheden in de PTO-calculator doorgenomen. Deze instellingen hoeven slechts eenmaal te worden ingevoerd voor een werknemer. Nadat deze zijn afgerond, zullen we PTO-data invoeren wanneer een werknemer vakantie opneemt.

PTO OF VAKANTiedATUMs

Als we PTO in uren bijhouden, moeten we de kolom PTO-uren invoeren. We kunnen deze negeren als onze PTO eenheid dagen is. We kunnen datumbereiken invoeren om meerdaagse vakanties in te voeren. Als het echter om één enkele vakantiedag gaat, vul dan zowel de begin- als de einddatum in als dezelfde datum.
In het bovenstaande voorbeeld worden 3 uren PTO voor elk van de 3 dagen (2 juni, 3 juni en 4 juni) – in totaal 9 uren – afgetrokken van het PTO-saldo. 2 uur zal worden afgetrokken op 5 juli.
U kunt meer vakanties invoeren door gewoon een nieuwe rij gegevens in de tabel te typen.

PTO BALANS
Als we PTO data invoeren, worden de saldi bijgewerkt.

Huidig PTO-saldo van vandaag wordt standaard bovenin weergegeven. U kunt de datum wijzigen en het PTO-saldo op elke willekeurige datum bekijken. Om het terug te zetten naar vandaag, typt u =TODAY().
Op dezelfde manier toont de saldo trendgrafiek standaard gegevens vanaf de Aanvangsdatum van de werknemer. Ook dat kunt u aanpassen.
Voer het aantal dagen in om de duur te bepalen die in de grafiek wordt getoond

PTO AANPASSING

Als u PTO wilt toevoegen of verwijderen, buiten de PTO beleidsinstellingen die u hebt ingevoerd, dan kunt u de Aanpassingstabel gebruiken. Hiermee kunt u PTO-saldo toevoegen (positieve waarde invoeren) of verminderen (negatieve waarde invoeren).

Een voorbeeld is een werknemer die al een paar jaar bij het bedrijf werkt. U gebruikte een of ander systeem om het PTO-saldo bij te houden en nu wilt u migreren naar deze sjabloon. U hoeft niet alle vakantiedata uit het verleden in te voeren. U kunt gewoon het correctiebedrag invoeren om het huidige saldo op het juiste bedrag te brengen. Als de werknemer al 60 uur PTO heeft opgenomen, voer dan -60 in als aanpassing.

REGORATEREN BIJ VERANDERING ACCRUELE RATE
Zoals we eerder hebben besproken, kan het opbouwpercentage per diensttijd van de werknemer verschillen. Als de werkverjaardag toevallig in het midden van een opbouwvenster valt, dan moeten we de opgebouwde PTO prorateren.

Laten we een voorbeeld nemen waarbij de aannamedatum van een werknemer 16 januari 2019 is. Hij bouwt 10 uur per maand op in 1 jaar en dan 20 uur per maand in het 2e jaar. Dus, voor 1 januari 2020, zal hij 15,16 uur verdienen. 15 dagen tegen het tarief van 10 uur per maand en 16 dagen tegen het tarief van 20 uur per maand.

Het sjabloon doet deze prorataberekening standaard.

GEGEVENS VALIDATIES

Wanneer u de begindatum van de eerste opbouwperiode invoert, als deze eerder of later is dan het eerste geldige opbouwvenster, verschijnt er een foutmelding. Laten we eens kijken naar een voorbeeld.

Hoewel de werknemer op 1 jan 2020 begint, hebben we 1 dec 2019 ingevoerd als Eerste Opbouwperiode Begindatum.

Werknemer komt in aanmerking voor opbouw vanaf 1 jan 2016, maar het eerste opbouwvenster is 1 dec 2019 tot 7 dec 2019. Als de werknemer geen saldo opbouwt van 1 jan tot 1 dec, is dat onjuist. Dit is te wijten aan de fout bij de gegevensinvoer. Zodra we de First Accrual Period Begin Date correct bijwerken, zal de fout weggaan.