Heading

Of u nu een klein bedrijf, eenmanszaak of freelancer bent, op tijd betaald krijgen is van het grootste belang om uw cashflow gezond te houden. Met een factureringssysteem en -proces houdt u uw boekhouding op orde en krijgt u sneller betaald.

Als u voor het eerst factureert of uw factureringssysteem wilt opfrissen, begint u in de eerste plaats met de factuur zelf. De factuur is het meest kritische document in het proces. Afhankelijk van het soort bedrijf dat u runt, moet de factuur belangrijke gegevens bevatten waarmee u uw projecten, deadlines, inkomende en uitgaande kasstromen kunt bijhouden.

Om ervoor te zorgen dat uw facturen de juiste informatie bevatten en er professioneel uitzien (en om tijd te besparen), kunt u het beste een gratis factuursjabloon of online factureringssoftware zoals Square Invoices gebruiken.

We hebben factuurvoorbeelden en tips voor het maken van een aantal verschillende soorten facturen samengesteld, zodat u deze sjablonen kunt aanpassen aan uw bedrijf.

Basisch blanco factuurvoorbeeld

Dit eerste factuurvoorbeeld laat zien hoe een basisfactuur eruit kan zien. U kunt er alle informatie in opnemen die u nodig heeft om het overzichtelijk te houden, maar op zijn minst moeten alle facturen het volgende bevatten:

• Een factuurnummer
• De naam en contactgegevens van uw bedrijf
• De factuurgegevens van uw klant
• Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Een vervaldatum (zodat u op tijd betaald krijgt)
• Ontvangstbelasting, indien van toepassing

Voorbeeldfactuur voor freelancers

Naast bovenstaande informatie moeten freelancers specifieke informatie geven over de projecten waar ze aan werken. Als je een freelancer bent, moet je dat doen:

• Uitgesplitst per project of per uur (of beide)
• Uitgesplitst per project of per uur (of beide)
• Uitgesplitst per software of licentiekosten die u hebt gemaakt tijdens het werken aan uw projecten (voor een ontwerper, kan dit lettertype- of afbeeldingslicenties zijn)
• Overweeg een fooi toe te voegen als het in uw branche gebruikelijk is om fooi te geven
• Maak een duidelijke notitie van wanneer de klant het definitieve werk zal ontvangen en welke datum(s) betaling verschuldigd is

Voorbeeldfactuur voor contractueel werk

Net als freelance facturen, moet een factuur voor contractueel werk de specifieke kenmerken van het contract dat u bent overeengekomen beschrijven. Zorg er dus voor dat je:

• Alle projecten en taken die je hebt afgesproken duidelijk specificeren
• Ook de kosten van goederen, gereedschappen, of licenties die u gebruikt om de projecten te voltooien
• Vergeet niet een regel met omzetbelasting toe te voegen aan uw eindfactuur (werk op contractbasis wordt meestal belast)

voorbeeldfactuur voor professionele diensten

Dienstensectoren hebben vaak problemen met terugboekingen, omdat het moeilijk is vast te stellen wanneer een dienst is voltooid en of deze naar tevredenheid is uitgevoerd. Facturen kunnen veel doen om chargebacks tegen te gaan door:

• Een uurtarief te vermelden
• Een duidelijke vermelding van de vervaldatum waarop de dienst zal worden geleverd (indien in de toekomst) of de datum waarop de dienst is verleend (indien in het verleden)
• Het notitiegedeelte te gebruiken het gedeelte opmerkingen gebruiken om voorwaarden en condities te noemen

Factuurvoorbeeld voor groothandel

Als u een groothandel hebt – bijvoorbeeld, als u schoonheidsproducten maakt die u aan winkels verkoopt, is een factuur op maat van uw bedrijf belangrijk om uw grote transacties bij te houden.

Wholesale facturen moeten de normale prijs van uw producten bevatten, de groothandelskorting, en tot slot de groothandelsprijs die uw klant in rekening wordt gebracht. Uit een recent onderzoek is gebleken dat kortingen en aanbiedingen worden genoemd als een van de belangrijkste redenen voor merkloyaliteit, dus het tonen van de korting op uw factuur is eigenlijk een effectieve marketingtactiek.

Factuur met een vast bedrag als voorbeeld

Een factuur met een vast bedrag wordt gebruikt wanneer u één tarief aanbiedt voor een aantal producten of diensten. Forfaitaire facturen zijn ideaal voor lespakketten in een yoga/fitnessstudio of voor projecten met een vast tarief.

Als u pakketten voor een groot bedrag aanbiedt, zorg er dan voor dat u het pakket of forfaitaire bedrag duidelijk omschrijft in het gespecificeerde gedeelte op uw factuurformulier. Houd er ook rekening mee dat veel facturen voor forfaitaire bedragen inclusief belasting zijn, zodat het niet nodig is om extra belasting toe te voegen (zoals hier afgebeeld).