Wat is een budget?
Een budget is een prognose van inkomsten en uitgaven over een bepaalde toekomstige periode. Budgetten worden gebruikt door bedrijven, overheden en huishoudens en zijn een integraal onderdeel van het efficiënt runnen van een bedrijf (of huishouden). Budgettering voor bedrijven dient als een plan van aanpak voor managers en als een punt van vergelijking aan het eind van een periode.
Het budgetteringsproces voor bedrijven kan een uitdaging zijn, vooral als klanten niet op tijd betalen of als de inkomsten en de verkoop intermitterend zijn. Er zijn verschillende soorten budgetten die bedrijven gebruiken, waaronder operationele budgetten en masterbudgetten, evenals statische en flexibele budgetten. In dit artikel gaan we na hoe bedrijven budgettering benaderen en hoe bedrijven omgaan met het missen van hun budgetten.
Key Takeaways
- Een budget is een prognose van inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode en is een integraal onderdeel van het efficiënt runnen van een bedrijf.
- Een statisch budget is een budget met getallen gebaseerd op geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van de onderneming.
- Een cash-flow budget helpt managers bij het bepalen van de hoeveelheid cash die een bedrijf gedurende een periode genereert.
- Flexibele budgetten bevatten de werkelijke resultaten en worden vergeleken met het statische budget van de onderneming om eventuele afwijkingen vast te stellen.
Hoe budgetten werken
Hoewel het budgetteringsproces voor bedrijven complex kan worden, vergelijkt een budget in zijn meest basale vorm de inkomsten van een bedrijf met zijn uitgaven in een bepaalde periode.
Hoeveel er aan de verschillende uitgaven moet worden besteed en hoe de verkoop moet worden voorspeld, is natuurlijk maar één deel van het proces. Bedrijfsleiders hebben ook te maken met een groot aantal andere factoren, waaronder de prognose van kapitaaluitgaven, dat wil zeggen grote aankopen van vaste activa, zoals machines of een nieuwe fabriek. Zij moeten ook plannen maken voor hun lopende kasbehoeften, tekorten aan inkomsten en de economische achtergrond. Ongeacht het type bedrijf, het vermogen om de prestaties te meten met behulp van budgetten is van cruciaal belang voor de algehele financiële gezondheid van een bedrijf.
Soorten budgetten
Hieronder staan een paar van de meest voorkomende soorten budgetten die bedrijven gebruiken om hun cijfers nauwkeurig te voorspellen.
Master Budget
De meeste bedrijven beginnen met een master budget, dat is een projectie voor het totale bedrijf. Master budgetten voorspellen meestal het hele fiscale jaar. De masterbegroting bevat prognoses voor posten op de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Deze prognoses kunnen inkomsten, uitgaven, operationele kosten, verkoop, en kapitaaluitgaven omvatten.
Static Budget
Een statisch budget is een budget met getallen gebaseerd op geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van het bedrijf. Een statisch budget is meestal de eerste stap van budgettering, die bepaalt hoeveel een bedrijf heeft en hoeveel het zal uitgeven. Het statische budget kijkt naar vaste uitgaven, die niet variabel zijn of afhankelijk van productievolumes en verkoop. Zo is bijvoorbeeld huur een vaste kostenpost, ongeacht het verkoopvolume van een bedrijf.
Sommige bedrijfstakken, zoals non-profits, ontvangen donaties en subsidies, wat resulteert in een statisch budget dat niet kan worden overschreden. Andere bedrijfstakken gebruiken statische budgetten als uitgangspunt of basis, vergelijkbaar met de masterbegroting, en passen deze aan het eind van het fiscale jaar aan als er meer of minder nodig is in het budget. Bij het maken van een statisch budget gebruiken managers economische prognosemethoden om realistische getallen te bepalen.
Operating Budget
Het operating budget omvat de uitgaven en inkomsten die worden gegenereerd uit de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf. De operationele begroting richt zich op de operationele uitgaven, waaronder de kosten van verkochte goederen (COGS) en de inkomsten of opbrengsten. COGS zijn de kosten van directe arbeid en directe materialen die verbonden zijn aan de productie.
Het operationele budget vertegenwoordigt ook de overhead- en administratieve kosten die direct verbonden zijn aan het produceren van de goederen en diensten. De operationele begroting bevat echter geen posten zoals kapitaaluitgaven en langlopende schulden.
Cash-Flow Budget
Een cash-flow budget helpt managers bij het bepalen van de hoeveelheid cash die door een bedrijf wordt gegenereerd gedurende een specifieke periode. De in- en uitstroom van kasmiddelen voor een onderneming zijn belangrijk, omdat uitgaven op tijd moeten worden betaald uit de gegenereerde kasmiddelen. Zo kan het monitoren van de inning van debiteuren, d.w.z. door klanten verschuldigde bedragen, bedrijven helpen bij het voorspellen van de in een bepaalde periode verschuldigde kasmiddelen.
Dit proces kan een uitdaging zijn als te veel klanten achterstallig zijn. Om dit te compenseren, creëren veel bedrijven een zogenaamde “voorziening voor dubieuze debiteuren”, die een schatting maakt van het bedrag aan debiteuren dat naar verwachting niet inbaar zal zijn.
Cashflowbegrotingen helpen om praktijken uit het verleden te onderzoeken om te zien wat werkt en wat niet en om aanpassingen te maken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een kortlopende werkkapitaallijn aanvragen bij een bank om er zeker van te zijn dat ze contant geld hebben in het geval een klant te laat betaalt. Ook kunnen bedrijven vragen om flexibelere opties voor hun crediteuren, dat is geld dat verschuldigd is aan leveranciers om te helpen met eventuele cash-flow behoeften op korte termijn.
Een budget gebruiken om prestaties te evalueren
Als een periode is afgelopen, moet het management de prognoses van het statische of masterbudget vergelijken met de prestaties van het bedrijf. In dit stadium berekenen bedrijven of het budget overeenkwam met de geplande uitgaven en inkomsten.
Flexibel budget
Een flexibel budget is een budget dat cijfers bevat die zijn gebaseerd op de werkelijke output. Het flexibele budget wordt vergeleken met het statische budget van de onderneming om eventuele varianties (of verschillen) tussen de geraamde uitgaven en de werkelijke uitgaven vast te stellen.
Bij een flexibel budget worden gebudgetteerde dollarwaarden (d.w.z. kosten of verkoopprijzen) vermenigvuldigd met werkelijke eenheden om te bepalen welk cijfer aan een output- of omzetniveau zal worden toegekend. De berekening levert de totale variabele kosten van de productie op. De tweede component van de flexibele begroting zijn de vaste kosten. De vaste kosten verschillen doorgaans niet tussen statische en flexibele budgetten.
Omdat flexibele budgetten gebruik maken van de cijfers van de huidige periode – verkopen, inkomsten en uitgaven – kunnen ze helpen bij het maken van prognoses op basis van meerdere scenario’s. Bedrijven kunnen verschillende uitkomsten berekenen op basis van verschillende outputs, zoals omzet of geproduceerde eenheden. Flexibele of variabele budgetten helpen managers te plannen voor zowel lage output als hoge output, zodat ze klaar zijn ongeacht de uitkomst.
Budgetvarianties
Zoals eerder gezegd, kunnen er varianties ontstaan tussen het statische budget en de werkelijke resultaten. De twee meest voorkomende varianties worden de flexibele budgetvariantie en de omzet-volumevariantie genoemd.
De flexibele budgetvariantie vergelijkt het flexibele budget met de werkelijke resultaten om de effecten te bepalen die prijzen of kosten op de bedrijfsvoering hebben gehad. Ter vergelijking: de variantie van het verkoopvolume vergelijkt het flexibele budget met het statische budget om het effect te bepalen dat het niveau van de verkoopactiviteit van een onderneming heeft gehad op haar activiteiten.
Uit deze twee budgetten kan een onderneming individuele flexibele en statische budgetten ontwikkelen voor elk element van haar activiteiten. De varianties worden geclassificeerd als gunstig of ongunstig.
Als de verkoop-volume variantie ongunstig is (flexibel budget is lager dan statisch budget), zal de verkoop van de onderneming (of de productie bij een productie-volume variantie) lager uitvallen dan verwacht.
Als echter het flexibele budget variantie ongunstig was, zou dit het gevolg zijn van prijzen of kosten. Door te weten waar het bedrijf tekortschiet of juist overschrijdt, kunnen managers de prestaties van het bedrijf efficiënter evalueren en de bevindingen gebruiken om de nodige veranderingen aan te brengen.
Een flexibel budget kan bedrijven helpen rekening te houden met zowel variabele als vaste kosten, waardoor een dynamischer proces ontstaat dat tot nauwkeurigere prognoses leidt.
Budgetten implementeren
Voor de meeste bedrijven komen er van tijd tot tijd uitgaven bovendrijven. Statische budgetten fungeren meestal als een richtlijn, wat betekent dat ze kunnen worden gewijzigd of aangepast zodra de afwijkingen zijn geïdentificeerd via een flexibel budget. Door de verschillende soorten budgettering te begrijpen, kunnen managers een schat aan informatie verkrijgen door de analyse van budgetvarianties, wat leidt tot beter geïnformeerde zakelijke beslissingen.