Heading

De Eisenhower- of time management-matrix verbetert uw productiviteit door u te leren hoe u beter prioriteiten kunt stellen. Deze techniek helpt u te leren welke activiteiten uw tijd en moeite waard zijn, en welke niet.

En in een wereld waarin we ons allemaal haasten om onze schema’s bij te houden, is dit een onbetaalbare vaardigheid.

Hier vindt u uitleg over wat de time management matrix is, hoe u hem kunt gebruiken, en hoe u in kwadranten kunt denken.

Wat is de time management matrix?

De time management matrix, ook wel bekend als de Eisenhower matrix, is een methode die erop gericht is om te verbeteren hoe u taken prioriteert. U leert uw grootste prioriteiten te herkennen en onderscheid te maken tussen prioriteiten die een langetermijnimpact hebben en prioriteiten die dat niet hebben.

In de praktijk ziet de time management-matrix er als volgt uit:

De matrix dient als hulpmiddel om prioriteiten te stellen, en niet zozeer om te plannen. U zult hier dus geen tijdschema’s of deadlines zien. Hier ziet u hoe het raster werkt als een hulpmiddel voor timemanagement, zonder tijdsspecificaties of kalenders.

De elementen van de Eisenhower-matrix – uitgelegd

Wat zijn de vier tijdkwadranten?

Bij gebruik van de timemanagementmatrix sorteert u de taken van uw to-do-lijst in vier groepen. Deze groepen worden kwadranten genoemd omdat ze in een raster zijn gerangschikt. We hebben:

• Het 1e kwadrant – belangrijke dringende taken
• Het 2e kwadrant – belangrijke niet-dringende taken
• Het 3e kwadrant – onbelangrijke dringende taken
• Het 4e kwadrant – onbelangrijke niet-dringende taken

Voor sommigen zal het sorteren van taken gemakkelijk zijn en misschien meteen voor de hand liggen. Maar vaak halen mensen deze vier kwadranten door elkaar of vinden ze het moeilijk om te bepalen waar een taak thuishoort. Bovendien verschillen de prioriteiten van persoon tot persoon. Terwijl carrièregroei voor A cruciaal kan zijn, kan B het stichten van een gezin belangrijker vinden.

Om de regels van de matrix goed toe te passen, en de kans op fouten te minimaliseren, raden we sterk aan de volgende sectie te bekijken.

Het verschil tussen BELANGRIJK en URGENT

“Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk.”

– Dwight D. Eisenhower

Als u eenmaal bovengenoemd onderscheid leert maken, wordt de hele matrix een fluitje van een cent.

Urgente taken moeten zo snel mogelijk worden afgehandeld. Ze zijn tijdgevoelig en soms stressvol, omdat ze onze onmiddellijke aandacht nodig hebben.

Denk aan studeren voor een examen dat je bent vergeten, of proberen een gewonde vriend naar een ziekenhuis te brengen.

Aan de andere kant, belangrijke taken stellen je in staat een stap terug te doen, je situatie te analyseren en je volgende stap te plannen. Ze zijn niet tijdgevoelig, dus er is geen druk die je beoordelingsvermogen zal beïnvloeden.

Belangrijke taken zijn taken die betrekking hebben op je levensdoelen, kernwaarden, enzovoort. Het stichten van een gezin, bijvoorbeeld, het plannen van een reis, of een workout routine om gezonder te worden.

Hoe vaak heb je gehoord dat iemand zijn werk niet af kan krijgen omdat hij “kleine brandjes blijft blussen”? Als we ons alleen richten op tijdgevoelige taken, zien we niet verder dan wat er morgen ligt.

Dit roept ook de vraag op:

Hoe weet ik wat urgent en wat belangrijk voor me is?

Er is geen universele formule die we allemaal kunnen volgen. Om te weten welke taken voor u belangrijk en welke dringend zijn, kunt u het beste een lijst maken. Op onze Clockify resource pagina vindt u vele to-do list templates, waarvan er één perfect voor u zou moeten zijn.

• Beschrijf uw kernwaarden, uw idealen en levensdoelen;
• Bedenk de mijlpalen die u moet bereiken – ze zullen hoogstwaarschijnlijk bestaan uit activiteiten die belangrijk zullen zijn.

Ze kunnen een manier zijn om te herkennen en uzelf eraan te herinneren waar u voor werkt. Of het nu gaat om geld, zekerheid, carrièrevooruitgang, ervaring, connecties, zorgen voor de familie…

• Let op je dagelijkse handelingen en identificeer activiteiten en taken waardoor je je reactief gedraagt.

Dit zullen normaal gesproken dringende taken zijn. Telefoontjes van familie of de baas, kortingen bij je favoriete winkel, storingen thuis,…

Hoe plaats je taken in de vier kwadranten

Nu we het onderscheid tussen urgent en belangrijk hebben uitgelegd, laten we eens kijken hoe ze van toepassing zijn op taken en activiteiten. We gebruiken een aantal alledaagse voorbeelden.

Kwadrant 1, “Doen” – Items die belangrijk en urgent zijn.

Dit zijn de taken die een strikte, zeer korte tijdslimiet hebben. Een rekentoets is bijvoorbeeld een dringende taak voor een leerling, en de meeste andere dingen komen daaraan ondergeschikt.

Andere voorbeelden:

• Noodgevallen, dringende problemen

Een klein brandje dat je moet blussen, een gesprongen leiding, een verwonding.

• Een zeer nabije deadline

Een iets dat u hebt uitgesteld en nu haast heeft om het af te krijgen.

• Verplichtingen op het laatste moment

Familie- of werkverplichtingen, onaangekondigd bezoek, enzovoort.

Kwadrant 2 , “Beslissen” – Items die belangrijk zijn, maar niet dringend.

Het tweede kwadrant is voor zaken die je op de lange termijn voordeel opleveren, maar het voordeel hebben dat ze niet dringend zijn. Denk aan beslissingen als willen afvallen, meer lezen, je opgeven voor een cursus, enz. Ze zijn belangrijk voor je welzijn, maar niet cruciaal, dus ze worden meestal opzij geschoven ten gunste van dringende taken.

Andere voorbeelden:

• Gezondheidsdoelen op lange termijn

Sporten of gezond koken;

• Carrièredoelen

Promotie maken, van bedrijf veranderen, van plan zijn een bedrijf te beginnen, universiteit afmaken, enzovoort;

• Persoonlijke doelen

Verbeterde relaties, een gezin stichten, recreatie, gezond eten.

Belangrijk om op te merken: als je belangrijke taken telkens uitstelt als er iets dringends aan de hand is, loop je het risico dat ze later dringend worden. Als iemand gezond eten jarenlang uitstelt omdat andere dingen in de weg staan, wordt het door gezondheidscomplicaties als obesitas of diabetes opeens een dringende prioriteit.

Kwadrant 3, “Delegeren” – De items in dit kwadrant zijn dringend maar onbelangrijk.

Normaal gesproken zijn dit de taken die je aan anderen delegeert. Bijvoorbeeld, als het je niet lukt om je rekeningen te betalen, vraag je een partner of huisgenoot om het voor je te doen. Of je vraagt een collega om aantekeningen voor je te maken tijdens een vergadering omdat je wat spoedwerk hebt.

Andere voorbeelden:

• Minder belangrijke zaken

vergaderingen opzetten, bepaalde afspraken inplannen,

• huishoudelijke verplichtingen

boodschappen doen, huishoudelijke klusjes, rekeningen betalen, enzovoort.

Kwadrant 4, “Elimineren” – De items zijn onbelangrijk en niet urgent.

Het laatste kwadrant bevat taken of verplichtingen die op geen enkele manier belangrijk zijn. Ze hebben weinig tot geen voordeel op lange termijn voor je carrière, leven of gezondheid. Een voorbeeld is ’s middags surfen op een zender, in plaats van aan je boek te werken.

Andere voorbeelden:

• Tijdverspillers

Het checken van (tijd besteden aan) sociale media, onbelangrijke e-mails, enz.

• Alleen leuke activiteiten

Weliswaar is rust belangrijk, maar te veel leuke activiteiten kunnen een averechts effect hebben. Sommige moeten worden geëlimineerd om ruimte te maken voor belangrijke activiteiten.

Belangrijk om op te merken: activiteiten in het vierde kwadrant worden beschouwd als onderbrekingen die dringend aanvoelen, maar op geen enkele manier bijdragen aan ons dagelijks leven, of onze toekomst.

Hoe weeg je prioriteiten in de matrix

Beschouw de onderstaande grafiek als een time management matrix cheat-sheet. Voor de meer visuele types kan het een handigere manier zijn om hun taken binnen de vier kwadranten te organiseren.

De tijdmanagementmatrix cheat-sheet

Bedenk dat alleen jij kunt weten welke taken belangrijk voor je zijn, en welke niet. Door jezelf af te vragen “Wat moet ik meteen doen?”, “Wat is verspillend en moet worden geëlimineerd?”, en “Welke taken moet ik zelf doen, en welke kan iemand voor mij doen?”

Jouw focus tijdens dit proces moet liggen op WAT in plaats van WANNEER. Planning wordt gemakkelijker als u uw prioriteiten kent.

Nu we weten dat de time management matrix eigenlijk een hulpmiddel is om uw activiteiten beter te begrijpen, moeten we overgaan tot de daadwerkelijke toepassing ervan.

Een voorbeeld van hoe de time management matrix werkt

De beste manier om te begrijpen hoe de matrix werkt is aan de hand van een voorbeeld.

Laten we zeggen dat er een vrouw is, genaamd Julie, die de hoofd projectmanager is van een middelgroot bedrijf. Ze delegeert veel mensen, communiceert met klanten, rapporteert aan haar bazen, heeft een man en twee kinderen, en probeert daarnaast gezond te leven en te eten. Het klinkt als veel, en je zou kunnen denken dat Julie er niet in zou slagen om veel van de dingen die ze plant te doen. Maar door de matrix toe te passen, weet ze waar haar prioriteiten liggen en hoe ze veranderingen in haar plannen kan omzeilen

Om te beginnen stellen we dat Julies agenda er als volgt uitziet:

30AM

Donderdag, 6 februari
8AM – 9AM	Stand-up vergadering + e-mails
9AM – 11AM	Voortgang project, rapporten en analyses
11AM – 11.30AM
11AM – 11.30AM
9AM – 11AM	Lunch
11:30AM – 11:45AM	Bel Kevin Smith om te vragen naar het schoolreisje volgende week
12:00PM – 2:	Klantbespreking / de basis leggen voor het nieuwe project
2:05PM – 2:20PM	Koffiepauze + bezoek Sarah in haar nieuwe kantoor!
2:20PM – 16:00	Medewerkersvergadering over het project
4:30PM – 17:00	Met Jamey naar de kinderarts voor controle (duimen maar dat hij beter is!
5:30-18:30	Uitwerken
6:30-19:30	Douchen + avondeten
7:	7:30 – 21:00	tijd doorbrengen met de kinderen
9:30 – 22:00	nieuwe aflevering van Gray’s Anatomy!

Op zich ziet het er vrij goed gepland uit. Julie weet echter dat de kans bestaat dat het schema nog verandert, dus herinnert ze zichzelf daar elke ochtend aan om niet te gaan stressen.

Zoals verwacht liep Julies schema aan het eind van de dag een beetje uit de hand. Ze moest haar taken op een aantal punten bijstellen door de time management-matrix op haar taken toe te passen:

• De oranje taken werden uitgesteld tot later
• De groene taken werden gedelegeerd
• De rode taken werden geschrapt

30AM

5:30PM – 6:30PM

Donderdag, 6 februari
8AM – 9AM	Stand-up vergadering + e-mails
9AM – 11AM	Voortgang project, rapporten en analyses
11AM – 11.30AM
11AM – 11.30AM
9AM – 11AM	Lunch
11:30AM – 11:45AM	Bel Kevin Smith om te vragen naar het schoolreisje volgende week
12:00PM – 2:	Klantbespreking / de basis leggen voor het nieuwe project
2:05PM – 2:20PM	Koffiepauze + bezoek Sarah in haar nieuwe kantoor!
2:20PM – 16:00	Medewerkersvergadering over het project
4:30PM – 17:00	Met Jamey naar de kinderarts voor controle (duimen maar dat hij weer beter is!)
5:00 PM – 5:20PM	Boodschappen doen
Uitwerken
6:30PM – 7.:	Douchen + avondeten
7:30 – 21:00	Momentje met de kinderen
9:30 – 22:00	Nieuwe aflevering van Gray’s Anatomy!

De Eisenhower-matrix op het werk als voorbeeld

Hier zie je hoe Julie de time management-matrix op haar denkproces heeft toegepast:

• Het lukte haar niet om ’s ochtends aan de e-mails te komen, omdat de stand-up meeting een aantal problemen op de QA-afdeling aan het licht bracht. Brainstormen over een oplossing was belangrijker dan de e-mails, dus ze bestempelde ze als iets om morgen in te halen;
• De klant die ze om 12 uur zou ontmoeten, kwam een half uur eerder omdat ze bepaalde vragen hadden die ze Julie wilden stellen. Ze wist dat de excursie van haar zoon nog ver weg was en dat ze de benodigde informatie niet meteen nodig had. Ze kon de lerares er later op de dag over bellen. Omdat ze haar klant niet wilde laten wachten, verschoof ze de afspraak naar 11.30 uur, en het telefoontje naar als ze later thuiskwam;
• Om ongeveer 16.00 uur was het duidelijk dat bepaalde zaken op het project onmiddellijke aandacht nodig hadden. Julie’s zoon is echter al een week ziek en moet naar de dokter voor een controle. Omdat de gezondheid van haar zoon op de eerste plaats komt, delegeert ze de taak van het leiden van de vergadering aan haar meest betrouwbare collega. Ze kan de volgende dag om een verslag vragen;

Het Eisenhower matrix thuis voorbeeld

• Ondanks dat ze een afspraak had, was het druk bij de dokter, dus moesten Jamey en Julie wat langer wachten op de controle. Voor de zekerheid vraagt Julie haar man de boodschappen te doen, want misschien halen ze het niet;
• Julie wil haar lichamelijke gezondheid verbeteren, dus probeert ze drie keer per week te sporten. Maar toen ze thuiskwam, belde een collega over de vergadering die ze eerder hadden. Ze hadden goedkeuring nodig voor een aantal beslissingen. Julie besloot haar training te verzetten om te videochatten met enkele personeelsleden die na het werk waren gebleven. Hen helpen met afronden zodat ze naar huis kunnen, was belangrijker en dringender dan haar training vandaag;
• Tegen 21u30 was Julie uitgeput van de mensen, de vergaderingen, de dokterspraktijk en de activiteiten van de kinderen. Ze wilde niets liever dan slapen. Wetende dat het haar op dat moment veel beter zou doen dan TV kijken, besloot ze de show niet te kijken en meteen naar bed te gaan.

Zoals we aan Julie’s voorbeeld kunnen zien, is de time management matrix er om ons te leren hoe we gemakkelijker gesprekken kunnen voeren over onze schema’s. Ze dacht niet te veel na over de taken of de gevolgen van haar acties, omdat ze zich daar van tevoren volledig van bewust was. Ze was in staat om noodzakelijke veranderingen soepel door te voeren, en met zo min mogelijk stress.

Wat maakt de time management matrix anders dan andere technieken?

Zoals hierboven vermeld, heeft deze methode niets te maken met het leren van handige nieuwe vaardigheden, en alles met het veranderen van je mindset ten goede. Het helpt je om je doelen beter te begrijpen, welke activiteiten je tijd hebben verspild en welke je hebben geholpen om te komen waar je nu bent. Op die manier kun je beter plannen voor de toekomst.

Na enige tijd gebruik, zal het een positieve transformatie teweegbrengen. U zult merken hoeveel gemakkelijker u uw werk kunt plannen en hoeveel beter u met kleine crises en onvermijdelijke deadlines kunt omgaan.

Hier bij Clockify hebben we ook onderzoek gedaan naar de beste time management technieken van dit moment.

Instructies voor het gebruik van de time management matrix

Deze time management methode zou voor het eerst zijn gebruikt door Dwight D. Eisenhower (de 34e president van de Verenigde Staten). Pas later werd het populair dankzij Steven Covey, die het presenteerde in zijn boek “The 7 Habits of Highly Effective People”.

In het boek besprak hij het idee van Vier Generaties van Timemanagement, en als we ze alle vier bekijken, zien we dat het eigenlijk instructies zijn over hoe je de matrix goed kunt gebruiken.

Generatie 1: Checklists en notities

De eerste generatie vertegenwoordigt de beginstap van je timemanagementplanning. Alle taken die moeten worden uitgevoerd, worden op papier gezet en in kaart gebracht. Alles moet worden georganiseerd op basis van de hoeveelheid tijd en energie die ze kosten.

Generatie 2: Kalenders en planning

In de tweede generatie moeten alle activiteiten uit de vorige lijst in een kalender worden geschreven of op een andere manier worden gepland. Dit is een manier om te proberen de toekomst zo goed mogelijk te plannen.

Generatie 3: Weekplannen

De derde generatie is er om het tijdsbestek van de activiteiten in te korten. U moet uw week plannen, de doelen en doelstellingen die u wilt bereiken, en serieuzer gaan nadenken over een dagelijkse planning binnen die week.

Generatie 4: Relaties en resultaten

Terwijl de eerste drie generaties gingen over het managen van activiteiten en tijd, is de vierde wat het hele proces echt zijn betekenis geeft.

Met een complete planning en lijst van activiteiten, kunt u beginnen te analyseren welke van die taken belangrijk of onbelangrijk zijn, urgent of niet-urgent. Het zal je helpen je te realiseren welke items op je lijst absoluut morgen gedaan moeten worden, en welke een dag naar achteren kunnen worden geschoven als er dringender zaken opduiken.

Wat zijn de voor- en nadelen van de time management matrix?

Zoals elke time management techniek, heeft Covey’s matrix zowel voordelen als nadelen. Het is het beste om met beide rekening te houden voordat je besluit of je het wel of niet gaat gebruiken. Je hebt immers een methode nodig die perfect bij je past.

Voordelen van de timemanagementmatrix:

1. Het laat je nadenken over het belang van je taken;
2. Het helpt bij het herevalueren van wat urgent is en wat niet;
3. Het leert je een beter zelfbewustzijn en helpt je te oefenen in zelfanalyse;
4. Je wordt beter in het nemen van split-second beslissingen.

Nadelen van de time management matrix:

1. Je sorteert taken alleen op basis van urgentie en belangrijkheid. Het houdt geen rekening met middelen, complexiteit of de mate van inspanning die een taak vereist;
2. Korte, dringende taken blijven achter, zelfs als het afvinken ervan helpt bij de productiviteit en het verkrijgen van momentum;
3. Het gebruik van de matrix op een dagelijkse basis kan moeilijk en tijdrovend zijn;
4. Het raster kan overweldigend zijn wanneer er te veel taken zijn, dus het beperken tot 5 per stuk werkt het beste.

Voor degenen die nog onzeker zijn, is er een manier om uit te vinden of de matrix van Covey de juiste keuze voor je is. Probeer het een week lang uit. Maak een lijst van je taken voor die week, sorteer ze in het vier-kwadranten-raster, gebruik dan een time tracker om je voortgang gedurende de week bij te houden, en noteer hoe bepaalde situaties je deden voelen.

Als de proef ten einde loopt, kijk dan eens naar de gegevens die je hebt verzameld.

Werd je productiever?

Werd het makkelijker om beslissingen te nemen?

Waren de dingen die je als dringend beschouwde ook echt dringend? Of waren ze alleen maar tijdverspilling?

In conclusie

In zekere zin behoort tijdbeheer tot het verleden. Steeds meer coaches en productiviteitsexperts adviseren om te leren hoe je je prioriteiten en middelen beheert. Want we kunnen niet meer tijd maken. We kunnen er alleen slimmer mee omgaan. Dus in plaats van te proberen zoveel mogelijk taken in een dag te proppen, probeer die taken te prioriteren die ertoe doen. Degenen die werken aan je zelfverbetering en vooruitgang. Covey’s time management matrix is een uitstekende leermeester in dat opzicht. En hoewel het misschien niet voor iedereen werkt, is het een goede opstap naar het vinden van een meer persoonlijke, beter passende techniek.