E-mail is een uiterst efficiënte manier om met je leraar te communiceren, vooral als je een snel en eenvoudig bericht moet sturen of een vraag moet stellen. Onder ideale omstandigheden zou je bijna onmiddellijk contact moeten kunnen opnemen met je leraar en, indien nodig, tijdig een antwoord krijgen. Aan de oppervlakte lijkt een e-mail aan een leraar misschien op een sms’je naar een vriend, maar ze zijn niet helemaal hetzelfde. Dus hier is een lijst met ideeën om in gedachten te houden voordat je begint.
Zorg ervoor dat de e-mail echt nodig is. Zoals u zich kunt voorstellen, heeft uw docent met veel leerlingen te maken en ontvangt hij of zij waarschijnlijk honderden e-mails per week. Je moet je docent dus niet belasten met een onnodige e-mail over de vervaldatum van een paper of een vraag over een veelvoorkomende procedure. De meeste algemene informatie over de cursus staat in de syllabus van de cursus, of je docent heeft misschien een online discussieforum genaamd “Ask the Professor” opgezet, zodat je de antwoorden op veelgestelde vragen kunt zien. Zorg ervoor dat je beide mogelijkheden controleert voor je een e-mail stuurt. Je wilt tenslotte dat je docent weet dat je enigszins onafhankelijk en vindingrijk bent.
Gebruik het juiste emailadres. Als je een e-mail naar een docent stuurt, zorg er dan voor dat je het e-mailadres van de school gebruikt en niet je persoonlijke e-mailadres. Misschien gebruik je liever je persoonlijke e-mailadres, en misschien vind je een tweede adres lastig, maar door het adres van de school te gebruiken, laat je je leraar zien dat je aanwijzingen kunt opvolgen. Je leraar opent misschien niet graag een e-mail die van “[email protected]” komt. Het e-mailadres van je school bevat echter waarschijnlijk een variatie van je naam samen met de naam van de school en het achtervoegsel onderwijs (edu), dus je leraar zal je e-mail waarschijnlijk snel en met vertrouwen openen. Als je het e-mailadres van je docent niet weet, kun je het vinden in de syllabus van je cursus of op de website van de universiteit.
Zorg ervoor dat je onderwerpregel eenvoudig en ongecompliceerd is. Je kunt in de verleiding komen om je vraag of opmerking in de onderwerpregel te zetten, maar probeer die verleiding te weerstaan. Gebruik in plaats daarvan de onderwerpregel om eerst de titel van het vak en de sectie aan te geven, en vervolgens wat je in het algemeen bezighoudt, voordat je het berichtgedeelte gebruikt om de bijzonderheden door te geven. Bijvoorbeeld, als je de les voor een langere periode moet missen, kun je in de onderwerpregel schrijven “Compositie I, Sectie 205, Verlengde afwezigheid” en dan in het bericht zelf uitleggen waarom. (“Ons schoolvoetbalteam doet dit weekend mee aan een nationaal toernooi, dus ik zal zowel vrijdag van deze week als maandag van volgende week de lessen missen.”)
Bespreek je lezer met respect. Geloof het of niet, “Yo, Teach” is niet de juiste aanhef voor een e-mail aan je professor. Die aanhef werkt misschien goed bij een van je vrienden, maar getuigt automatisch van een gebrek aan respect van jouw kant. Over het algemeen moet je een gewone vorm gebruiken zoals “Meneer, mevrouw, mevrouw of professor.” Als je leraar heeft aangegeven dat je een voornaam of een andere aanhef mag gebruiken, voel je dan vrij om dat te doen, maar ga er niet bij voorbaat van uit dat een informele begroeting gepast is. Ook moet je die begroeting laten volgen door een dubbele punt (“Professor Twain:”).
Versimpel het bericht zo veel mogelijk. Zoals hierboven al is gezegd, moet e-mailcorrespondentie snel en efficiënt zijn. Daarom moet u zich, indien mogelijk, beperken tot één of hooguit twee onderwerpen. In het voorbeeld van de “langdurige afwezigheid” zou je eerst je afwezigheid kunnen uitleggen en dan een verwante vraag stellen. (“Moet ik mijn opdracht vandaag naar jou e-mailen, of moet ik hem meebrengen als ik volgende week weer in de klas kom?”) Als je duidelijk communiceert of een directe vraag stelt, is de kans groter dat je snel een antwoord krijgt. Merk ook op dat als je een uitgebreide discussie met je docent nodig hebt, je echt een afspraak moet maken om elkaar persoonlijk te ontmoeten in plaats van de kwestie via e-mail te bespreken.
Indien nodig, geef uitleg over bijlagen. Als je docent wil dat je je opdracht zo snel mogelijk verstuurt, voeg het bestand dan niet zomaar toe zonder uitleg. Zorg ervoor dat je specifieke details geeft over welke opdracht je stuurt en waarom je die stuurt. (“Zoals je gevraagd hebt, heb ik mijn autobiografisch essay bijgevoegd omdat ik maandag niet in de les zal zijn.”) De uitleg lijkt misschien onnodig voor jou, maar het zal dienen als een geheugensteuntje voor je leraar die, zoals eerder gezegd, te maken heeft met tal van studenten en e-mails elke week.
Sluit met beleefdheid. Sommigen beweren misschien dat je je e-mail niet hoeft af te sluiten omdat je naam al duidelijk in je e-mail adres staat. Maar een hoffelijke afsluiting van je bericht voegt wel een persoonlijk tintje toe, samen met het respect en de formaliteit die de meeste leraren op prijs stellen. U zou bijvoorbeeld kunnen afsluiten met “Bedankt voor uw tijd” of “Ik kijk uit naar uw antwoord”, voordat u “Hoogachtend” en uw volledige naam toevoegt. Bedenk ook dat als u een reactie wilt, u misschien 24 uur of langer moet wachten, omdat de meeste leraren hun e-mails alleen op een bepaald tijdstip (of bepaalde tijdstippen) gedurende de dag bekijken.
Voer zorgvuldig. Ten slotte moet je, voordat je op de knop “Verzenden” drukt, je e-mail zorgvuldig nalezen en eventuele fouten in spelling, grammatica, interpunctie en hoofdlettergebruik corrigeren. Omdat een bericht aan je leraar veel formeler is dan een bericht aan een vriend, moet je ook afkortingen, samentrekkingen, slanguitdrukkingen en emoticons vermijden.