Geloof het of niet, maar het maken van een businessplan voor een non-profitorganisatie verschilt niet zoveel van het plannen voor een traditioneel bedrijf.
Nonprofits schrikken soms terug voor het gebruik van de woorden “bedrijfsplanning” en geven de voorkeur aan termen als “strategisch plan” of “operationeel plan”. Maar het is een feit dat het opstellen van een plan voor een bedrijf met winstoogmerk en voor een non-profitorganisatie eigenlijk vergelijkbare processen zijn. Beide soorten organisaties moeten prognoses maken voor hun inkomsten en plannen hoe ze het geld dat ze binnenkrijgen gaan uitgeven. Ze moeten ook hun liquide middelen beheren en ervoor zorgen dat ze solvabel blijven om hun doelen te bereiken.
In deze gids leg ik uit hoe u een plan voor uw organisatie kunt maken dat indruk maakt op uw raad van bestuur, fondsenwerving vergemakkelijkt en ervoor zorgt dat u uw missie waarmaakt.
Waarom heeft een non-profitorganisatie een ondernemingsplan nodig?
Goede bedrijfsplanning gaat over het stellen van doelen, iedereen op één lijn krijgen, prestatiemetingen bijhouden en na verloop van tijd verbeteren.
Bedrijfsplanning biedt de mogelijkheid om de kern van uw missie te onderzoeken, de financiering die u nodig hebt om die missie tot bloei te brengen, en uw plan om uw activiteiten in de toekomst in stand te houden.
Nonprofitorganisaties zijn ook verantwoordelijk voor het regelmatig vergaderen met een raad van bestuur en het rapporteren over de financiën van uw organisatie is een belangrijk onderdeel van die vergadering. Als onderdeel van uw regelmatige financiële evaluatie met het bestuur kunt u uw werkelijke resultaten vergelijken met uw financiële prognose in uw bedrijfsplan. Haalt u de doelstellingen voor fondsenwerving en houdt u de uitgaven op schema? Is de financiële positie van de organisatie waar u die had willen hebben?
Naast intern gebruik kan een solide ondernemingsplan u helpen om grote donateurs het hof te maken, die graag een beter inzicht willen hebben in hoe uw organisatie werkt en in de fiscale gezondheid en verantwoording van uw organisatie. En u zult zeker een formeel businessplan nodig hebben als u van plan bent externe financiering te zoeken voor kapitaaluitgaven – het is vereist door kredietverstrekkers.
Het maken van een businessplan voor uw organisatie is een geweldige manier om uw managementteam of bestuur op één lijn te krijgen over uw visie, doelen en traject. Zelfs alleen al het doorlopen van het planningsproces met uw collega’s zal u helpen een stap terug te doen en perspectief op hoog niveau te krijgen.
Een non-profit business plan in grote lijnen
Bedenk dat het ontwikkelen van een business plan een doorlopend proces is. Het gaat niet om het schrijven van een fysiek document dat statisch is, maar om een strategie en actieplan dat voortdurend evolueert naarmate uw organisatie in de loop van de tijd vooruitgang boekt. Het is van essentieel belang dat u regelmatig evaluatievergaderingen houdt om de voortgang van uw plan te volgen. Voor de meeste non-profitorganisaties zal dit samenvallen met regelmatige rapporten en vergaderingen met de raad van bestuur.
Een non-profit business plan zal veel van dezelfde secties van een standaard business plan bevatten. Als je eenvoudig wilt beginnen, kun je onze gratis ondernemingsplan sjabloon downloaden als een Word-document, en het aanpassen volgens de non-profit plan outline hieronder.
Uitvoerende samenvatting
De uitvoerende samenvatting van een non-profit business plan is meestal het eerste deel van het plan dat wordt gelezen, maar het laatste dat wordt geschreven. Dat komt omdat dit deel een algemeen overzicht is van al het andere in het businessplan – de algemene momentopname van wat uw visie is voor de organisatie.
Schrijf het alsof u het zou delen met een potentiële donor, of iemand die onbekend is met uw organisatie: vermijd intern jargon of acroniemen, en schrijf het zo dat iemand die nog nooit van u heeft gehoord, zou begrijpen wat u doet.
Uw executive summary moet een zeer beknopt overzicht geven van de missie van uw organisatie. Het moet beschrijven wie u dient, hoe u de diensten verleent die u aanbiedt, en hoe u fondsen werft.
Als u een plan opstelt om met potentiële donateurs te delen, moet u een overzicht geven van wat u vraagt en hoe u van plan bent de geworven fondsen te gebruiken.
Kansen
Begin dit deel van uw non-profitplan met een beschrijving van het probleem dat u oplost voor uw klanten of uw gemeenschap in het algemeen. Zeg vervolgens hoe uw organisatie het probleem oplost.
Een goede manier om uw kans te presenteren is met een positioneringsverklaring. Hier is een formule die u kunt gebruiken om uw positionering te bepalen:
Voor wie , .
En hier is een voorbeeld van een positioneringsverklaring die gebruik maakt van de formule:
Voor kinderen van vijf tot twaalf jaar (doelgroep) die moeite hebben met lezen (hun behoefte), helpt Tutors Changing Lives (naam van uw organisatie of programma) hen op niveau te komen door middel van één keer per week les (uw oplossing).
In tegenstelling tot het algemene naschoolse huiswerklab van het schooldistrict (uw door de staat gefinancierde concurrentie), helpt ons programma specifiek kinderen om binnen zes maanden te leren lezen (hoe u anders bent).
Uw organisatie is bijzonder, anders zou u er niet zoveel tijd aan wijden. Leg in dit openingsdeel van uw businessplan uit wat uw organisatie zo bijzonder maakt. Je non-profitorganisatie verandert waarschijnlijk levens, verandert je gemeenschap, of misschien zelfs de wereld. Leg uit hoe het dit doet.
Dit is waar je echt in detail gaat over de programma’s die je aanbiedt. U zult willen beschrijven hoeveel mensen u van dienst bent en hoe u hen van dienst bent.
Doelgroep
In een businessplan met winstoogmerk zou dit gedeelte worden gebruikt om uw doelmarkt te definiëren. Voor non-profitorganisaties is het in feite hetzelfde, maar dan in de vorm van wie u met uw organisatie van dienst bent. Wie profiteert er van uw diensten?
Niet alle organisaties hebben klanten die zij rechtstreeks bedienen, dus u kunt dit onderdeel buiten beschouwing laten als dat het geval is. Een organisatie voor natuurbehoud kan bijvoorbeeld tot doel hebben land te verwerven om natuurlijke habitats te behouden. De organisatie bedient dan niet rechtstreeks individuele groepen mensen, maar probeert in plaats daarvan het milieu als geheel te verbeteren.
Gelijksoortige organisaties
Iedere organisatie heeft concurrentie, ook non-profitorganisaties. U concurreert met andere non-profitorganisaties om aandacht en steun van donateurs, en u concurreert met andere organisaties die uw doelgroep bedienen. Zelfs als uw programma het enige in uw regio is dat een specifieke dienst verleent, dan nog heeft u concurrentie.
Bedenk eens wat uw potentiële klanten deden aan hun probleem (het probleem dat uw organisatie oplost) voordat u op het toneel verscheen. Als u een naschoolse bijlesorganisatie runt, concurreert u wellicht met naschoolse sportprogramma’s om klanten. Ook al hebben jullie organisaties fundamenteel verschillende missies.
Voor veel non-profitorganisaties is het concurreren om fondsen een belangrijk punt. In dit deel van uw plan kunt u uitleggen waarom donateurs uw organisatie zouden verkiezen boven soortgelijke organisaties.
Toekomstige diensten en programma’s
Als u een regionale non-profitorganisatie runt, wilt u dan over vijf jaar nationaal zijn? Als u momenteel kinderen in de leeftijd van twee tot vier jaar helpt, wilt u dat dan uitbreiden naar de leeftijd van vijf tot twaalf jaar? Gebruik dit gedeelte om uw langetermijndoelen te bespreken.
Net als een traditioneel bedrijf heeft u baat bij het opstellen van een langetermijnplan. Niet alleen helpt het je non-profit, maar het biedt ook een routekaart voor het bestuur en potentiële investeerders.
Promotie- en bereikstrategieën
In een bedrijfsplan voor de zakelijke markt zou dit deel gaan over marketing- en verkoopstrategieën. Voor non-profitorganisaties ga je het hebben over hoe je je doelgroep gaat bereiken.
Je zult waarschijnlijk een of andere combinatie doen van:
- Reclame: drukwerk en direct mail, televisie, radio, enzovoort.
- Public relations: persberichten, activiteiten ter bevordering van de naamsbekendheid, enzovoort.
- Digitale marketing: website, e-mail, blog, sociale media, enzovoort.
Gelijk aan de “doelgroep” sectie hierboven, kunt u deze sectie verwijderen als u uw organisatie niet promoot bij klanten en anderen die gebruik maken van uw diensten.
Kosten en vergoedingen
In plaats van een sectie over prijzen, zou een non-profit businessplan een sectie over kosten of vergoedingen moeten bevatten.
Praat over hoe uw programma wordt gefinancierd, en of de kosten die uw cliënten betalen voor iedereen gelijk zijn, of gebaseerd zijn op inkomensniveau, of iets anders. Als uw klanten minder betalen voor uw dienst dan het kost om het programma uit te voeren, hoe gaat u dan het verschil aanvullen?
Als u geen kosten in rekening brengt voor uw diensten en programma’s, kunt u dat hier vermelden of deze sectie schrappen.
Fondsenwervingsbronnen
Fondsenwerving is van cruciaal belang voor de meeste non-profitorganisaties. In dit deel van het ondernemingsplan wordt beschreven wie de belangrijkste bronnen voor fondsenwerving zijn.
Net zoals u wilt weten wie uw doelpubliek voor uw diensten is, wilt u ook weten wie uw doelmarkt is voor fondsenwerving. Wie zijn uw supporters? Wat voor soort mensen doneert aan uw organisatie? Het creëren van een “donor persona” kan een nuttige oefening zijn om u te helpen over dit onderwerp na te denken en uw fondsenwervingsaanpak te stroomlijnen.
U wilt ook verschillende niveaus van potentiële donateurs definiëren en aangeven hoe u met hen in contact wilt komen. U zult waarschijnlijk informatie opnemen over uw jaarlijkse donatieprogramma (meestal donateurs van lagere niveaus) en uw programma voor grote giften (mensen die grotere bedragen geven).
Als u bijvoorbeeld een particuliere school bent, kunt u uw belangrijkste doelgroep zien als alumni die in een bepaald jaar zijn afgestudeerd, op een bepaald inkomensniveau. Als u een legaatprogramma opzet om uw schenking op te bouwen, kan uw doelgroep een specifieke groep zijn die geïnteresseerd is in uw doel en de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt.
Doe wat onderzoek. De sleutel hier is niet om uw doelgroep donoren te melden als iedereen in een 3.000-mijl straal met een portemonnee. Hoe specifieker u kunt zijn over uw potentiële donateurs – hun demografische gegevens, inkomensniveau en interesses – hoe gerichter (en goedkoper) uw benadering kan zijn.
Fondsenwervingsactiviteiten
Hoe gaat u uw donateurs bereiken met uw boodschap? Gebruik dit deel van uw ondernemingsplan om uit te leggen hoe u uw organisatie bij potentiële donateurs onder de aandacht brengt en inkomsten genereert.
U zou een combinatie kunnen gebruiken van direct mail, reclame en fondsenwervende evenementen. Beschrijf de belangrijkste activiteiten en programma’s die u zult gebruiken om uw donateurs te bereiken en geld in te zamelen.
Strategische allianties en partnerschappen
Gebruik dit gedeelte om uit te leggen hoe u met andere organisaties zult samenwerken. Misschien heb je een ruimte nodig in de plaatselijke openbare bibliotheek om je programma het eerste jaar uit te voeren. Misschien biedt je organisatie mentale gezondheidsconsulenten aan op lokale scholen, dus werk je samen met het schooldistrict.
In sommige gevallen kun je ook vertrouwen op volksgezondheidsprogramma’s zoals Medicaid om je programmakosten te financieren. Vermeld al deze strategische partnerschappen hier, vooral als uw programma moeite zou hebben om te bestaan zonder het partnerschap.
Mijlpalen en metrics
Zonder mijlpalen en metrics voor uw non-profit, zal het moeilijker zijn om uit te voeren op uw missie. Mijlpalen en meetpunten zijn richtingaanwijzers onderweg die aangeven of je programma werkt en of je organisatie gezond is.
Hieronder kunnen elementen van je fondsenwervingsdoelen vallen, zoals maandelijkse of driemaandelijkse donatiedoelen, of het kan meer gaan om je deelnamemetrics. Aangezien de meeste non-profitorganisaties die werken met stichtingen voor subsidies complexe rapportages maken over een aantal van deze zaken, hoef je hier niet elke doelstelling en metriek voor je organisatie te herschrijven. Denk na over je grotere doelen, en als het nodig is, neem dan meer informatie op in de bijlage van je ondernemingsplan.
Als je je plan maandelijks herziet, en we raden je aan dat te doen, kunnen de items hier direct betrekking hebben op de vragen die je weet dat je bestuur zal stellen tijdens je maandelijkse trustvergadering. Het punt is om verrassingen te voorkomen door de prestaties van uw organisatie in de gaten te houden. Het hebben van deze doelen, en in staat zijn om van koers te veranderen als u ze niet haalt, zal uw organisatie helpen voorkomen dat u in een begrotingstekort terecht komt.
Key aannames en risico’s
Uw non-profit bestaat om een bepaalde populatie of zaak te dienen. Voordat u uw belangrijkste programma’s of diensten ontwierp, hebt u waarschijnlijk onderzoek gedaan om te valideren dat er behoefte is aan wat u aanbiedt.
Maar u neemt waarschijnlijk ook enkele berekende risico’s. Bespreek in dit onderdeel de onbekenden voor uw organisatie. Als u ze benoemt, kunt u ze aanpakken.
Als u bijvoorbeeld denkt dat er behoefte is aan een alfabetiseringsprogramma voor kinderen, hebt u misschien een enquête gehouden onder leraren of ouders in uw omgeving om de behoefte te verifiëren. Maar omdat u het programma nog niet heeft gelanceerd, weet u misschien nog niet of de kinderen daadwerkelijk zullen komen.
Managementteam en bedrijf
Wie wordt erbij betrokken en wat zijn hun taken? Wat brengen deze personen in?
Belicht zowel het managementteam van de dagelijkse aspecten van uw non-profit als de bestuursleden en vermeld degenen die de twee rollen kunnen overlappen. Benadruk hun kwalificaties: titels, diploma’s, relevante prestaties in het verleden, en aangewezen verantwoordelijkheden moeten worden opgenomen in dit gedeelte. Het voegt een persoonlijk tintje toe om teamleden te noemen die speciaal gekwalificeerd zijn omdat ze dicht bij de zaak staan of speciale ervaring uit de eerste hand hebben met of kennis hebben van de populatie die je dient.
Er zijn waarschijnlijk een aantal geweldige, toegewijde mensen met uitstekende kwalificaties in je team – dit is de plek om ze te noemen (en vergeet niet om jezelf op te nemen!).
Financieel plan
Het financiële plan is essentieel voor elke organisatie die op zoek is naar financiering, maar ook ongelooflijk nuttig intern om bij te houden wat je tot nu toe financieel hebt gedaan en waar je de organisatie in de toekomst naar toe zou willen zien gaan.
Het financiële gedeelte van je ondernemingsplan moet een langetermijnbegroting en kasstroomoverzicht bevatten met een prognose voor drie tot vijf jaar. Zo kunt u zien of de organisatie in haar financiële basisbehoeften heeft voorzien. Elke non-profit organisatie heeft een standaard financieringsniveau dat nodig is om operationeel te blijven, dus het is essentieel om ervoor te zorgen dat uw organisatie consequent ten minste dat bedrag in de kas houdt.
Vanaf dat punt gaat het allemaal over toekomstplanning: Als je je fondsenwervingsdoelen overtreft, wat doe je dan met het overschot? Wat ga je doen als je je fondsenwervingsdoelen niet haalt? Houdt u rekening met de juiste bedragen die in de loop van de tijd naar de salaris- en administratiekosten gaan? Door een prognose te maken van uw financiële plan voor de komende jaren kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie duurzaam is.
Vaardigheden op het gebied van geldbeheer zijn net zo belangrijk in een non-profit-bedrijf als in een profit-bedrijf. Het kennen van de financiële details van uw organisatie is ongelooflijk belangrijk in een wereld waar het publiek de geloofwaardigheid van liefdadigheidsinstellingen rangschikt op basis van het percentage van de donaties dat terechtkomt bij de programma’s en diensten. Als non-profitorganisatie zijn mensen geïnteresseerd in de details van hoe het geld binnen organisaties wordt verdeeld, waarbij deze informatie vaak online wordt geplaatst op sites als Charity Navigator, zodat het publiek weloverwogen beslissingen kan nemen over donaties.
Potentiële donateurs doen hun onderzoek – dus zorg ervoor dat u dat ook doet. Het maakt niet uit wie uw donateurs zijn, ze willen weten of ze uw organisatie kunnen vertrouwen met hun geld. Een solide financieel plan is een solide basis om te kunnen vaststellen dat uw non-profit op de goede weg is.
Business planning is ongoing
Het is belangrijk om te onthouden dat een businessplan niet in steen hoeft te worden gebeiteld. Het fungeert als een routekaart, iets waarnaar u kunt terugkeren als een gids, en het vervolgens kunt herzien en aanpassen aan uw doel op een bepaald moment.
Ik raad u aan uw financiële plan eens per maand te bekijken om te zien of uw organisatie op schema ligt, en vervolgens uw plan te herzien indien nodig.
Aanvullende hulp
Onze gratis sjabloon voor een ondernemingsplan kan u helpen bij het doorlopen van elk onderdeel van uw plan. Bekijk ook eens een compleet voorbeeld van een non-profit ondernemingsplan als referentie.
Als u op zoek bent naar een tool om u te helpen bij het schrijven van uw ondernemingsplan, kunt u eens kijken naar LivePlan. Het kan gemakkelijk worden geconfigureerd om een non-profit business plan te maken met stap-voor-stap begeleiding tijdens het proces. U zult in staat zijn om gemakkelijk prognoses te ontwikkelen en deze te vergelijken met uw actuals door middel van een enkel dashboard om actief te plannen, aan te passen en te presenteren aan investeerders en bestuursleden. Het is een geweldige optie om bedrijfsplanning eenvoudig te houden, zodat u zich kunt richten op het bedienen van degenen die u hoopt te helpen.
Opmerking van de redacteur: Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in 2014. Het werd bijgewerkt in 2021.