Je persbericht is eindelijk klaar.
Je hebt er uren aan besteed om het perfect te maken.
En nu is het klaar.
Maar je werk is nog niet af!
Je hebt nu de zware taak om persberichten naar journalisten te sturen.
In dit artikel help ik je bij het opstellen van de perfecte pitch e-mail voor je persbericht. Ik geef je ook een paar handige e-mailsjablonen om je een voorsprong te geven.
Voordat ik begin, ga ik ervan uit dat je je persbericht en je lijst met mediacontacten klaar hebt.
Je kunt geen persbericht-e-mail versturen zonder een persbericht en mediacontacten om het naar toe te sturen, toch?
Als je die niet hebt, bekijk dan mijn artikel “Hoe schrijf ik een persbericht” en mijn artikel “Journalisten benaderen”. Daarin staat alles wat je nodig hebt om een goed persbericht op te stellen en de juiste mediacontacten te vinden.
Als je dat hebt gedaan, kun je beginnen met het schrijven van je e-mail.
Hoe schrijf je een e-mail met een persbericht
Hier volgt een voorbeeld van een e-mail met een persbericht:
Onderwerpregel- USS Enterprise of Starship Galactica: Wat is het snelste ruimteschip?
Hoi Dmitry,
Als je van plan bent om van de aarde naar Alpha Centauri te reizen, zou het sneller zijn om de Galactica te nemen in plaats van de USS Enterprise.
Dat blijkt uit onze infographic over ‘Snelste Fictieve Reizen’.
We hebben een logaritmische schaal gebruikt om de tijd te vergelijken die een superheld of een fictief sterrenschip nodig zou hebben om echte afstanden af te leggen.
Aangezien u regelmatig over hi-tech innovaties en sci-fi schrijft, wist ik dat u geïntrigeerd zou zijn door onze bevindingen.
Het persbericht met de infographic is hieronder gekopieerd.
Laat het me weten als u vragen heeft, dan neem ik direct contact met u op.
Dank u,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]
Note: Dit persbericht e-mail voorbeeld is afkomstig van een daadwerkelijke infographic gemaakt door TravelMath.com
TravelMath opereert in de travel vertical.
Het bedrijf wilde content creëren die gerelateerd was aan reizen, maar een breder publiek aansprak – zodat ze zich konden richten op media sites met een hoge autoriteit.
Voor deze campagne maakte TravelMath samen met Fractl een infographic waarin de relatieve snelheden van superhelden en sterrenschepen bij interplanetaire reizen werden vergeleken.
Het doel was om popcultuur- en sciencefictionfans aan te spreken en tegelijkertijd relevant te blijven voor de reisindustrie. Deze campagne hielp hen om dekking te krijgen op grote sites als Yahoo! News, Space.com, en Fast Company.
Het persbericht e-mail hierboven is een fictief voorbeeld e-mail die Travelmath kan hebben verzonden naar journalisten om de infographic te pitchen.
Nu laten we breken naar beneden elk onderdeel van dit persbericht e-mail.
Dit geeft je een beter idee van waarom ze belangrijk zijn en hoe je elk onderdeel moet aanpakken.
Onderwerpregel
Je onderwerpregel is het belangrijkste onderdeel van je persbericht e-mail.
Ik kan dit niet genoeg benadrukken.
Een journalist opent je e-mail op basis van je onderwerpregel.
Haal dit in de vingers en je hebt een kans op goede mediadekking. Verknal het en je e-mail gaat rechtstreeks naar de prullenbak. Het is e-mailmarketing 101.
Het probleem met onderwerpregels voor persberichten is dat ze moeilijk onder de knie te krijgen zijn.
Waarom?
Omdat de meeste persberichten niet erg pakkende koppen hebben.
De kop van je persbericht gebruiken als onderwerp voor je e-mail is logisch, maar je komt er niet ver mee.
Denk er eens over na –
Geen journalist zal een e-mail openen met de kop – “Persbericht: Merk X werkt samen met merk Y om nieuwe app uit te brengen om klanten te helpen filmkaartjes te boeken.”
Hierom werkt deze kop niet –
- Het enige wat een journalist zal zien is merk X en merk Y en verder zal gaan. Ze geven niet om een van die bedrijven. Het is niet relevant voor hen, hun redacteuren of hun lezers.
- Het is niet beknopt. Veel journalisten lezen hun e-mail op hun telefoon. Ze zullen niet de moeite nemen om een e-mail te openen alleen maar om de kop te lezen.
Bij het schrijven van e-mailonderwerpregels, wil je tot de kern van je persbericht komen. Je wilt iets zeggen dat de journalist verleidt. In dit geval wil je dat de app centraal staat.
Het schrijven van een regel als – “New App Promises To Make Movie Bookings Easier Than Ever” is een slimmere keuze.
Hierom –
- Het is interessanter. De journalist zal willen weten hoe het boekingen makkelijker maakt
- Het is beknopter. Je hebt de boodschap in twaalf woorden overgebracht!
- Het is relevanter voor hen, hun redacteuren en hun lezers (ervan uitgaande dat je de journalist met de juiste beat bereikt.) Bovendien houdt iedereen van films! We zouden allemaal graag een gemakkelijker boekingsproces.
Hier zijn enkele goede persbericht e-mail onderwerp lijnen:
- Persbericht: s Werelds eerste duurzame voedselevenement toont de toekomst van voedsel
- PR: Waarom AI-aangedreven financiën de markt zullen opschudden
- USS Enterprise of Starship Galactica: Wat is het snelste ruimteschip?
(Van onze voorbeeld e-mail hierboven. Voor journalisten die over sciencefiction of technologie schrijven, is dit een pakkende kop die nieuwsgierigheid opwekt)
Groet
E-mailgroet is een over het hoofd gezien onderdeel van e-mailmarketing.
Het is meestal maar één woord, toch? Waarom zou het belangrijk zijn?
Het is belangrijk.
Omdat het de toon zet voor de rest van je document.
Gebruik geen al te bekende begroetingen als je nog nooit eerder met de journalist hebt gecommuniceerd. Een eenvoudige “Hallo (naam)” is een goede professionele optie.
Het “(naam)” gedeelte is belangrijk. Het toevoegen van de naam van een ontvanger kan de open rates met 20% verbeteren!
Het laat de journalist zien dat je deze e-mail voor hem of haar hebt gemaakt.
In de e-mail hierboven heb ik bijvoorbeeld “Hoi Dmitry” gebruikt.
Inleiding
Uw inleiding zorgt ervoor dat een journalist –
- Het betreurt dat hij je aandacht heeft gegeven en je e-mail heeft geopend.
- meer geïnteresseerd zijn in wie je bent en wat je aanbiedt.
De sleutel om ervoor te zorgen dat ze voor optie twee gaan, is door op te vallen in je branche. Journalisten ontvangen elke dag massa’s pitches.
Waardoor valt jouw bedrijf op?
Hoewel je graag denkt dat jouw bedrijf of evenement speciaal is, is de kans groot dat er massa’s mensen in de branche zijn die hetzelfde proberen te sturen.
Dus hoe krijg je de aandacht van een journalist?
Door een connectie met hen te maken.
Refereer aan iets dat ze onlangs hebben gepubliceerd en dat sociale media-aandacht kreeg. Complimenteer ze met hun werk. Laat ze zien dat je waardeert wat ze doen. Vertel waarom uw bedrijf hen als doelgroep heeft gekozen.
Of, zoals in onze voorbeeld-e-mail hierboven – zeg iets waardoor de journalist gaat zitten en oplet.
Hier volgt onze introductie uit de voorbeeld-e-mail hierboven:
Als u van plan bent om van de aarde naar Alpha Centauri te reizen, zou het sneller zijn om de Galactica te nemen in plaats van de USS Enterprise.
Dat blijkt uit onze infographic over ‘Fastest Fictional Travel’.
Een journalist die zich bezighoudt met sci-fi of hi-tech innovaties zal zeker opgewonden zijn over het lezen van deze e-mail.
Hier nog een voorbeeld van een goede introductie:
Ik volg uw artikelen al een tijdje en vond uw recente stuk over <<vul de kop van het artikel in>> geweldig.
Het was een goed onderbouwd stuk.
De journalist zal dit zien en –
- zich gewaardeerd voelen; wat een goed voorteken is voor je pitch omdat ze in een ontvankelijkere gemoedstoestand zijn.
- Weten dat je oprecht bent. Je bent niet iemand die elke dag honderden e-mails doorstuurt. Je hebt deze e-mail persoonlijk opgesteld.
Doe dit, en je zult geen moeite hebben om hun aandacht te krijgen!
Email Body
Als je de aandacht van een journalist tot nu toe hebt weten vast te houden, dan gefeliciteerd!
De meeste pitches halen dit stadium niet.
Bedenk dat je e-mail over je persbericht gaat. Je wilt alle andere tekst tot een minimum beperken.
Het doel van je body is om je persbericht te verbinden met wat je in je inleiding hebt genoemd.
Laten we zeggen dat je persbericht gaat over een duurzaam voedselevenement en dat je een journalist hebt gevonden die over veganistisch eten schrijft.
Het is aan je e-mailtekst om het verband te leggen en je publiek (de journalisten in dit geval) te laten zien waarom dit voedselevenement een relevant onderwerp voor hen is.
Dat is het. Een paar beknopte zinnen volstaan.
Hier volgt de body copy (uit onze voorbeeld-e-mail hierboven):
We hebben een logaritmische schaal gebruikt om de tijd te vergelijken die een superheld of een fictief sterrenscheepje nodig heeft om echte afstanden af te leggen.
Aangezien u regelmatig over hi-tech innovaties en sci-fi schrijft, wist ik dat u geïntrigeerd zou zijn door onze bevindingen.
Het persbericht met de infographic is hieronder gekopieerd.
Sluit
Houd uw slot simpel en professioneel.
Deel uw contactgegevens zoals u dat ook zou doen na de boilerplate copy van een persbericht. Het is een manier voor hen om contact met u op te nemen voor aanvullende details. Misschien willen ze een prijsopgave voor iets, misschien heeft hun redactie opheldering nodig.
Als je ze je contactgegevens niet hebt gegeven, kunnen ze geen contact met je opnemen en zullen ze misschien niet verder gaan met je persbericht!
Hier volgt de afsluiting van onze voorbeeld e-mail hierboven-
Laat het me weten als u nog vragen heeft en ik neem direct contact met u op.
Dank,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]
U zou ook kunnen zeggen:
Hoop dat deze informatie relevant is. Als u nog meer vragen heeft, stuur me dan een mailtje en ik neem direct contact met u op.
Voeg aan het eind uw contactgegevens in.
Plak uw persbericht
Als u klaar bent met uw e-mailtekst, kunt u uw persberichtdocument plakken.
Dat is het!
Hier is nog een persbericht e-mail voorbeeld wanneer je alle stappen verwerkt die we zojuist hierboven hebben besproken:
E-mail Onderwerp – Heb je een goed verhaal voor je artikel over Ondernemerschap
Hey Dmitry,
Zag dat je content over ondernemerschap aan het schrijven bent van je social media posts.
Ik heb een goed verhaal voor je. Ik heb eigenlijk in mijn auto geslapen terwijl ik rondrende om te proberen mijn contentdienst voor eigenaren van kleine bedrijven te lanceren.
Mijn gok (en iets minder vaak douchen!) wierp zijn vruchten af. Ik verzekerde me van een levenslijn van 100.000 dollar, waardoor mijn bedrijf genoeg ruimte kreeg om te lanceren.
Hoop dat je deze paar solide inzichten kunt gebruiken over hoe je kunt beslissen of een grote opoffering als deze de moeite waard is. Ik heb de inhoud in zijn geheel hieronder toegevoegd.
Laat het me weten als je meer informatie nodig hebt.
Dank,
XYZ
[email protected]
+1-000-000-0000
Oprichter @ xyzentrepreneurship.com
Twitter – @xyzentreprenurship
<geplakt persbericht>
Post-Email Etiquette
Je hebt je persbericht per e-mail verstuurd. Nu hoef je alleen nog maar te wachten op een reactie.
Bedenk dat de meeste journalisten en mediakanalen het ontzettend druk hebben. Zie ze als social media influencers – ze ontvangen elke dag tonnen berichten. Je zult even moeten wachten voordat ze reageren.
Als ze na drie dagen nog niet hebben gereageerd, stuur ze dan een korte follow up.
Houd in gedachten – journalisten en influencers hoeven je e-mail niet te lezen. Verwijs gewoon naar de eerdere e-mail en vraag hen of je nog iets kunt bieden.
Als je nog steeds geen reactie krijgt, dan is dat waarschijnlijk het einde.
De journalist heeft je persbericht doorgegeven en het werkt niet.
Hier is nog een aanbeveling.
Vermijd het sturen van meer dan één follow-up. Het is niet professioneel en zal alle journalisten en influencers irriteren aan wie je hebt gepitcht.
5 Mantra’s voor het succes van persbericht-e-mail
Geen bijlagen
Er is een reden dat ik je heb verteld om je persbericht in de e-mail te plakken in plaats van het als een Dropbox-link bij te voegen. Journalisten willen geen extra bron openen om de informatie te krijgen die ze willen
Jouw taak is om het ze zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zie het als de klantenservice – je wilt alle onnodige stappen elimineren.
Ook het downloaden van een document kan riskant zijn. Vooral als het van iemand komt die je niet kent. Geen journalist zal het risico nemen een virus te downloaden om een nieuwsverhaal te krijgen.
Vermijd massamails
Bedrijven die e-mails in één keer naar iedereen in hun medialijst willen sturen, maken gebruik van persberichtendistributiediensten.
Maar dit laat journalisten zien dat je ze massaal mailt en er niet echt om geeft waar je een vermelding krijgt.
Waarom zou een journalist zich druk maken over jouw verhaal als je het al naar een heleboel andere mensen in je medialijst hebt gestuurd?
Het is niet langer exclusieve informatie!
Dit is een trefzekere manier om op spamlijsten terecht te komen.
In plaats daarvan besteed je tijd aan het personaliseren van je e-mails, zoals ik eerder heb uitgelegd. Door te verwijzen naar hun werk, bewijs je hen dat je echt geïnteresseerd bent in hem of haar. Je bent niet langer een massamailer.
Het is het eerste wat ze je leren over e-mailmarketing!
Brevity
Zelfs het meest heldere persbericht ziet er in een e-mail gigantisch uit.
Beperk alle andere tekst tot een minimum. Uw persbericht is de ster van de show – houd het zo.
Draai niet in uw inleiding of uw lichaam. Kom meteen ter zake.
Laat de journalist het volgende weten:
- Waarom je ze mailt
- Hoe dit hen ten goede komt
- Hoe ze contact met je kunnen opnemen als ze meer informatie nodig hebben
Dat is alles wat je hoeft te beantwoorden.
Al het andere is onzin dat eruit geknipt dient te worden.
Spellingcontrole
Een journalist neemt een e-mail vol spelfouten niet serieus.
Het is ongevoelig en laat zien dat je niet echt geeft om je persbericht.
Doe wat bloggers doen en lees je persbericht drie keer door. Lees het en herlees het totdat je het woordelijk kent!
Houd in gedachten dat een paar spelfouten genoeg zijn om een journalist te verliezen. Een spellingscontrole van vijf minuten voordat je een pitch deelt, kan wonderen doen voor je slagingskans.
Blijf de relatie onderhouden
De meeste mensen denken dat hun werk erop zit zodra hun persbericht is geaccepteerd.
Ze hebben het mis.
Je hebt nu de kans om een langdurige relatie met deze journalist op te bouwen. Ik zal de klantenservice-analogie weer gebruiken. Je moet nu alles in het werk stellen om hen te helpen. Of het nu gaat om een citaat, verduidelijkingen, aanvullingen – maak het de klant zo gemakkelijk mogelijk!
Door dit te doen, zal de journalist je gaan zien als een behulpzame bron.
Dus de volgende keer dat ze inzichten of een quote nodig hebben, raad eens naar wie ze zullen grijpen?
De persoon die hen heeft geholpen met wat ze nodig hadden!
Je hebt nu een uitlaatklep voor regelmatige persaandacht – je leeft de droom van elke PR-agent!
Hoe persbericht e-mail sjablonen te gebruiken
De sleutel tot elke succesvolle persbericht e-mail is personalisatie. Als je generieke e-mails verstuurt die eruit zien als copy-paste werk, zal geen enkele publicatie je aannemen.
Maar je kunt het je ook niet veroorloven om voor elke publicatie een nieuwe persbericht-e-mail te maken.
Dus hoe balanceer je die twee?
Door creatief gebruik te maken van persbericht-e-mailsjablonen.
Je wilt dat het sjabloon dient als een ruwe basis die kan worden doorspekt met persoonlijke accenten.
Voeg de naam van de journalist toe, verwijs naar hun eerdere werk en het lijkt alsof je deze e-mail alleen voor hen hebt gemaakt.
Conclusie
Het verkrijgen van media-aandacht door het e-mailen van een persbericht is geen gemakkelijke taak.
Maar dat betekent niet dat het niet kan worden gedaan.
Met de juiste sjabloon en personalisatie, kunt u tonnen van grote persbericht e-mails die zijn gebonden aan u vermeldingen op top media outlets te krijgen.
Hier zijn enkele e-mail templates voor persbericht voorbeelden die u kunt gebruiken als een richtlijn om pers vermeldingen te krijgen.
Press Release E-mail Templates
Template 1
Email onderwerp – Persbericht: <naam van persbericht>
Hoi <naam van journalist>,
Volg al een tijdje uw artikelen over < nieuwsuitzendingen en vond uw recente stuk over <onderwerp> in <naam media outlet>.
Ik dacht dat u dit stuk over <gerelateerd onderwerp> interessant zou kunnen vinden.
Laat het me weten als u hier iets aan heeft.
Als u meer informatie nodig heeft, kunt u een berichtje sturen en dan kom ik er meteen op terug.
Veel dank,
<uw naam>
<uw contactgegevens>
<plak persbericht>
Template 2
Email Subject – Persbericht: Hoe ons product van plan is voedsel te vervangen
Hey <naam van journalist>,
Ik volg je artikelen over <nieuwsuitzendingen > al een tijdje – zeer scherpe culturele analyses. Hield van uw recente in < publicatie naam > over het eten van insecten als een substituut voor vlees eiwit – denk dat alles wat het nodig heeft is een imago makeover om de ick factor te overwinnen.
Wilde je voorstellen aan een andere voedselvervanger die we lanceren – in de vorm van een voedzame drank.
Dacht dat je deze inhoud misschien interessant zou vinden.
Laat het me weten als je meer informatie wilt en ik zal je graag helpen!
Dank u,
<uw naam>
<uw contactgegevens>
<plak persbericht>
Template 3
Email onderwerp – <naam van pers persbericht>
Hoi <naam van journalist>,
Ik heb onlangs uw nieuwsprogramma gezien op < media outlet > en was geïntrigeerd door uw meningen over <onderwerp>.
Omdat dit een onderwerp is waar u zich momenteel mee bezighoudt, dacht ik dat dit persbericht over <topic> u misschien zou interesseren.
Laat het me weten als u verduidelijkingen of aanvullende updates nodig heeft en ik help u graag verder.
Dank u,
<uw naam>
<uw contactgegevens>
<plak persbericht>
Template 4
Email Onderwerp – Nieuwe <innovatie/product/dienst> in <topic>
Hoi <naam van journalist>,
Ik ben een groot fan van uw artikelen over < nieuwsuitzendingen >. Wat me echt opvalt is je gedetailleerde onderzoek naar elk aspect van <onderwerp>.
Als <onderwerp> iets is dat u interesseert, wilt u misschien wel weten dat mijn bedrijf onlangs een nieuwe <innovatie/product/dienst> op dit gebied heeft ontwikkeld.
De officiële lancering van onze <innovatie/product/dienst> staat gepland voor volgende week.
Laat het me weten als je hier meer content over wilt hebben.
Veel dank,
<uw naam>
<uw contact gegevens>
<plak persbericht>