Microsoft Excel is het ideale programma voor het verwerken van grote hoeveelheden gegevens. Je kunt er in een mum van tijd veel werk mee verzetten, als je maar weet welke functies je moet gebruiken. Maar het kan moeilijk zijn om het onder de knie te krijgen, omdat er veel functies en opdrachten zijn om te leren.
Fouten tijdens het invoeren van gegevens zijn snel gemaakt, en u zult waarschijnlijk vroeg of laat rijen (of kolommen) moeten omwisselen. Gelukkig is dit een van de gemakkelijkste dingen die u in Excel kunt doen. Lees verder om te leren hoe u twee rijen op twee verschillende manieren kunt verwisselen. Dezelfde methoden kunt u ook gebruiken om kolommen te verwisselen.
Het denkbeeldige probleem
Om deze methoden te illustreren, hebben we een Excel-bestand gemaakt waarin we doen alsof we een systeembeheerdienst zijn die bijhoudt welke servers actief zijn. We hebben een paar rijen ingevuld om je een idee te geven van hoe de dingen werken. Laten we doen alsof de gegevens voor Computer 7 en Computer 5 door elkaar zijn gehaald en dat u de fout wilt herstellen.
Merk op dat de eerste rij in ons voorbeeld wordt gebruikt voor categorielabels, dus Computer 5 en zijn gegevens staan in rij 6, terwijl Computer 7 in rij 8 staat.
Laten we overgaan naar de methoden.
Kopiëren/Plakken
De eerste methode wordt voor veel verschillende bewerkingen in Excel gebruikt. Het is eenvoudig en duurt slechts een paar seconden. U kunt deze methode gebruiken om hele rijen of kolommen in één keer te verwisselen, in plaats van de gegevens cel voor cel te verwisselen.
Voor deze methode hoeft u alleen maar de informatie uit de ene rij te kopiëren en in de andere rij te plakken. Maar eerst moet u een lege rij maken en de gegevens daarin plaatsen.
Dit is precies wat u moet doen als u de gegevens van computer 5 en computer 7 wilt verwisselen:
- Voeg een nieuwe rij in tussen computer 4 en 5. Doe dit door met de rechtermuisknop te klikken op rij 6 en de optie “Invoegen” te kiezen. Uw lege rij wordt rij 6.
- Door een nieuwe rij toe te voegen is “Computer 7” verplaatst van rij 8 naar rij 9. Zoek deze rij op en knip de informatie uit de kolommen B, C en D. U kunt de cellen selecteren met uw muis of met de Shift-toets, en dan op “Ctrl+X” drukken om te knippen.
- Klik op cel B6 in de nieuw aangemaakte rij 6 en druk op “Ctrl+V.” De gegevens van Computer 7 worden verplaatst naar rij 6.
- De gegevens voor Computer 5 zijn ook een rij lager verplaatst, wat betekent dat je de cellen B7, C7, en D7 moet selecteren om de gegevens voor Computer 5 te krijgen. Druk weer op “Ctrl+X”.
- Selecteer de lege cel naast Computer 7 (dat is cel B9) en druk op “Ctrl+V.”
- Kopieer cel A7 en plak deze in de lege cel erboven (in ons voorbeeld is dit het label “Computer 5”).
- Rechter muisklik op de nu lege rij 7 en selecteer “Verwijderen.”
U hebt zojuist de inhoud van de ene rij met een paar klikken naar de andere verplaatst. U kunt dezelfde techniek gebruiken om gegevens tussen kolommen te verwisselen. Deze methode is vooral handig wanneer u werkt aan lange Excel-lijsten met honderden rijen en kolommen, omdat u hiermee elke cel in uw rij tegelijk kunt verwisselen. Om een hele rij in Excel te selecteren, drukt u op Shift+Spatie.
Gegevens verwisselen tussen aangrenzende rijen of kolommen
Gegevens verwisselen tussen aangrenzende rijen is veel eenvoudiger omdat u helemaal geen nieuwe rij hoeft te maken. Excel staat u toe om de gegevens tussen twee kolommen of rijen in seconden te verwisselen door Shift op uw toetsenbord ingedrukt te houden. Dit is wat u moet doen:
- Selecteer de gegevens die u wilt verwisselen.
- Druk op de “Shift” toets op uw toetsenbord en houd deze ingedrukt.
- Beweeg uw muis over de grens tussen de twee aangrenzende rijen totdat deze verandert in een kruis-pijl icoon.
- Klik en houd de muis en “Shift” ingedrukt totdat je een grijze lijn ziet verschijnen onder de rij waar je de gegevens mee wilt verwisselen.
- Laat de muisknop los, en de gegevens zullen van plaats wisselen. U kunt dezelfde methode gebruiken om tussen kolommen te wisselen.
De weg om een Excel Pro te worden
Als u voor uw werk in Excel moet werken, zult u verschillende manieren moeten leren om taken op het gebied van gegevensbeheer sneller en eenvoudiger te maken. Dit kan ontmoedigend lijken, maar u kunt YouTube-tutorials vinden die u leren hoe u zo ongeveer alles kunt doen wat u maar wilt.
Geef niet op
Leren hoe u Excel ten volle kunt gebruiken, kan u onvervangbaar maken op uw werkplek. Het wisselen van gegevens tussen rijen en kolommen is slechts de eerste stap, maar het is zeker een belangrijke.