Heading

Computer software kan worden beschouwd als een langlopend actief dat onder vaste activa valt, zoals gebouwen en grond. Er zijn echter momenten waarop software niet als een langlopend actief moet worden beschouwd. In dit artikel bespreken we de boekhoudkundige normen die gelden voor de classificatie van computersoftware.

Software als activa

Intangible assets are typically nonphysical assets used over the long term. Immateriële activa zijn vaak intellectuele activa, en als gevolg daarvan is het moeilijk om er een waarde aan toe te kennen vanwege de onzekerheid van toekomstige voordelen.

Aan de andere kant zijn materiële activa fysieke en meetbare activa die worden gebruikt in de activiteiten van een bedrijf. Activa zoals materiële vaste activa (PP&E) zijn materiële activa.

PP&E verwijst naar activa op lange termijn, zoals apparatuur die van vitaal belang is voor de activiteiten van een bedrijf en een welomlijnde fysieke component heeft. In de meeste omstandigheden wordt computersoftware geclassificeerd als een immaterieel actief vanwege zijn niet-fysieke aard. De boekhoudregels bepalen echter dat er bepaalde uitzonderingen zijn die de indeling van computersoftware toestaan, zoals PP&E (materiële vaste activa).

Hieronder staan de boekhoudnormen die beschrijven hoe en wanneer computersoftware moet worden geclassificeerd als PP&E:

• Federal Accounting Standards Advisory Board (FASAB) Statement of Federal Financial Accounting Standards (SFFAS) No. 10, Accounting for Internal Use Software.
• Governmental Accounting Standards Board (GASB) Statement No. 51, Accounting and Financial Reporting For Intangible Assets.

Wat is PP&E?

Het is belangrijk dat we eerst de boekhoudnorm voor materiële vaste activa definiëren, &uitrusting, beter bekend onder zijn acroniem: PP&E. Volgens SFFAS No. 6 worden materiële activa geclassificeerd als PP&E indien:

• Ze (activa) hebben een geschatte gebruiksduur van 2 jaar of meer.
• Ze zijn niet bestemd voor verkoop in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening.
• Ze zijn verworven of gebouwd met de bedoeling te worden gebruikt of beschikbaar te zijn voor gebruik door de entiteit.

Criteria voor activering als PP&E

Er zijn regels die worden toegepast om te bepalen of software al dan niet moet worden geactiveerd als PP&E of ten laste van het resultaat moet worden gebracht. Als de software voldoet aan de criteria van materiële vaste activa zoals hierboven vermeld, kan ze worden geclassificeerd als PP&E. Volgens SFFAS No. 10:

“Entiteiten dienen de kosten van software te activeren indien deze voldoet aan de criteria voor algemene materiële vaste activa (PP&E). Algemene PP&E zijn alle materiële vaste activa die worden gebruikt voor het leveren van goederen en diensten.”

• Het management heeft enige discretionaire bevoegdheid aangezien er geen drempelbedragen zijn voor de kosten van computersoftware, ongeacht of het om interne of nieuwe software gaat.
• Kapitalisatiedrempels moeten worden vastgesteld door het management in overeenstemming met PP&E richtlijnen. Bijvoorbeeld, voor bulkaankopen van software moeten zowel de bulkkosten als de nuttige levensduur van de software in de berekening worden opgenomen. Als het gaat om door een aannemer ontwikkelde software, moet het aan de verkoper betaalde bedrag voor ontwikkeling en implementatie worden ingedeeld.
• Activering van software omvat niet software die een integraal onderdeel is van materiële vaste activa. Volgens SFFAS No. 10 sectie 38 & 39; het stelt:

“Bijvoorbeeld, als de software een onderdeel is van een wapensysteem, zou het niet worden geactiveerd, maar opgenomen in de kosten van de investering in dat wapensysteem. Software die daarentegen wordt gebruikt om de kosten van de verwerving van dat wapensysteem te accumuleren of om dat item te beheren en te administreren, zou voldoen aan de criteria voor algemene PP&E en zou moeten worden geactiveerd.”

• Het activeringsuiteinde wordt niet bepaald door een bedrag, maar veeleer wanneer de testfase van de software is voltooid. Volgens SFFAS 10, paragraaf 20:

“Kosten die worden gemaakt nadat de eindacceptatietest met succes is afgerond, dienen ten laste van het resultaat te worden gebracht. Wanneer de software op meerdere locaties moet worden geïnstalleerd, moet de activering op elke locatie worden beëindigd nadat de tests op die locatie zijn voltooid.”

The Bottom Line

Het is belangrijk om de standaarden voor financiële verslaglegging door te nemen voordat u een beslissing neemt over het al dan niet activeren van computersoftware als PP&E. Dit artikel behandelt slechts een paar van de belangrijkste onderwerpen. In veel andere gevallen kunnen andere boekhoudkundige normen worden toegepast, zoals cloud computing, software voor meervoudig gebruik, ontwikkelingssoftware en gedeelde software tussen divisies.