Er is ook een communicatieplansjabloon dat u kunt gebruiken om uw eigen projectcommunicatieplan te maken.
Voordelen van Projectcommunicatieplannen
In de kern vergemakkelijken projectcommunicatieplannen effectieve communicatie. Ze zorgen ervoor dat uw projecten soepeler verlopen en helpen u mislukte projecten te voorkomen. Enkele andere belangrijke voordelen zijn het stellen en managen van verwachtingen, beter stakeholdermanagement en hulp bij het projectplanningsproces.
Verwachtingen stellen en managen
Projectcommunicatie is tweerichtingsverkeer. Net als bij projectplanning moeten verwachtingen worden gesteld en moeten zowel het projectteam als de belanghebbenden bij de klant hun verantwoordelijkheden nemen om de communicatie soepel te laten verlopen.
Terwijl een project niet van start gaat zonder dat er een projectplan is, worden projectcommunicatieplannen niet zo snel besproken – maar dat zou wel moeten.
Door de klant al vroeg in het projectproces te laten weten wat hij kan verwachten, zet je de toon voor het hele project. Het is ook nuttig voor hen om van tevoren te weten wat je van hen nodig hebt, zodat ze voorbereid zijn als het zover is.
Stakeholder- en klantmanagement
Tijdens een project is succesvolle communicatie over afstemming op doelen en mijlpalen, en daaropvolgende herafstemming als projecten veranderen, van cruciaal belang voor de buy-in van belanghebbenden en transparantie over de projectstatus.
Communicatie is cruciaal voor het behouden van een goede relatie met de klant, en een projectcommunicatieplan kan u helpen om dat gedeelde begrip te behouden van wat er gebeurt en wat er zou moeten gebeuren gedurende uw project.
Projectplanning
Een projectmanagement communicatieplan definieert hoe kritische informatie zal worden geleverd gedurende het project, door wie, en met welke frequentie.
Niet alle projecten zijn gelijk, en daarom is een projectcommunicatieplan uniek voor uw project – en daarom is het belangrijk om erover na te denken als u uw projectplan na de kickoff opstelt.
Grote projecten hebben andere communicatiebehoeften dan kleine projecten, en hetzelfde geldt voor projecten met teams van belanghebbenden versus één projectcontactpersoon.
Projecten met verschillende doelen, budgetten, tijdlijnen en zelfs deliverables vereisen allemaal communicatie die is afgestemd op die behoeften – en dat is iets om in gedachten te houden bij het maken van een projectcommunicatieplan.
Wat op te nemen in communicatieplannen
Hoewel de details van uw communicatieplan zullen variëren afhankelijk van het projecttype en de reikwijdte, zijn er een paar belangrijke punten die moeten worden opgenomen in elk projectcommunicatieplan dat u maakt:
Key stakeholders: Noteer alle belangrijke stakeholders, inclusief uw primaire contactpersoon bij de klant. Neem contactinformatie op zoals telefoonnummers en e-mails, zodat iedereen die toegang heeft tot het communicatieplan deze informatie kan vinden.
Teamleden: Neem de belangrijkste teamleden van uw projectteam op, samen met hun rollen. Dit is handig voor iedereen die nieuw of onbekend is met het project. Vermeld wie in uw team betrokken is bij de communicatie van deliverables, het leiden van strategische discussies, of hoe u technische gesprekken tussen belanghebbenden en uw team zult afhandelen.
Communicatiemethoden: Schets de belangrijkste communicatiemethoden en de verschillende kanalen die u zult gebruiken om contact op te nemen met belanghebbenden, zoals e-mail, telefoongesprekken, persoonlijke vergaderingen, videovergaderingen, Slack, sociale media, of eventuele andere. Maak aantekeningen over de voorkeurskanalen van belanghebbenden.
Communicatietype: Vermeld de soorten communicatie, hoe die communicatie zal worden gedeeld, wat zal worden opgenomen, en met wie die communicatie zal zijn. Bijvoorbeeld, je zou kunnen verstrekken wekelijkse statusrapporten aan de klant. Denk na over hoe je dit gaat doen, aan wie het zal worden verstrekt, en welke informatie er in het rapport moet staan.
Communicatiestijl: Dit kan worden uitgesplitst naar stakeholder en communicatiemethode. Geeft een bepaalde stakeholder de voorkeur aan alleen formele communicatie, of kun je ook wat nonchalanter zijn in je toon?
Gespreksschema: Hoewel je dit naar behoefte kunt aanpassen gedurende het project, is het handig om een eerste idee te hebben van hoe vaak je met belanghebbenden zult vergaderen. Afhankelijk van de omvang van het project, kun je ook aangeven hoe vaak je de klant zult e-mailen. Neem ook interne teamvergaderingen op in je vergaderschema.
Kernboodschappen: Bepaal voor elke stakeholder de belangrijkste boodschap of informatie die gedurende het project met hen moet worden gecommuniceerd. Dit omvat ook alle informatie of feedback die u van hen nodig hebt.
Communicatiedoelen: Een communicatieplan dat communicatiedoelen bevat, kan ervoor zorgen dat u beslissingen neemt op basis van wat u probeert te bereiken.