Hoe implementeert u een Quality Management System (QMS)
Het implementeren van een Quality Management System in een organisatie, groot of klein, is geen snelle of eenvoudige taak. Het vergt een investering in tijd en middelen om met succes een effectief QMS te implementeren. Tal van belangrijke taken en processen zullen moeten worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Hieronder vindt u een lijst met enkele belangrijke aandachtspunten bij de implementatie van een QMS.
Zorg voor steun van het topmanagement
De steun van het topmanagement is van vitaal belang voor het succes van elke QMS-implementatie. Het managementteam van een organisatie moet toegewijd zijn aan het succes van het QMS. Het management moet overtuigd zijn van de positieve invloed op de bedrijfsefficiëntie en het bedrijfsresultaat. Daarnaast moet het management direct betrokken zijn bij bepaalde elementen van het QMS-implementatieproces. Hieronder volgen een paar voorbeelden:
- Bedrijfsanalyse: Het managementteam moet hun bedrijfsstructuur beoordelen en de belangrijkste gebieden bepalen voor de implementatie van een QMS. De belangrijkste gebieden moeten worden bepaald op basis van de kritische eisen van de klant. Houd rekening met de huidige behoeften van de organisatie en de afstemming op de strategische doelen op lange termijn.
- Initiële planning: Het management moet actief betrokken zijn bij de planningsfasen door de vereiste middelen te bepalen, de teams samen te stellen en een implementatieplan te formuleren. Daarnaast moet worden vastgesteld welke bestaande processen het eerst zullen worden verbeterd en moeten de strategische of SMART-doelen worden bevestigd.
Bewustwording vergroten
Verspreid het woord; plan informatiebijeenkomsten in de hele organisatie om alle medewerkers te informeren over het op handen zijnde Kwaliteitsmanagementsysteem. Neem informatie op over hoe het systeem ten goede zal komen aan de klanten en de werknemers. Leg uit hoe het QMS werkt. Vermeld bovendien de rollen en verantwoordelijkheden van de medewerkers op elk niveau en op elke afdeling.
Verstrek deskundige training
Een goede training is essentieel voor het succes van elke introductie van een nieuw product / proces of managementsysteem. De hoeveelheid en het type QMS-training wordt bepaald tijdens de initiële planningsfase van het managementteam. Het opleidingsmateriaal moet een overzicht bevatten van de basisconcepten en de gebruikte hulpmiddelen, samen met informatie over de positieve impact die het QMS zal hebben voor de medewerkers en de organisatie.
Documenten en Documentcontrole
Degelijke documentatie vormt de kern van een goed functionerend Kwaliteitsmanagementsysteem. Er moet documentatie worden ontwikkeld ter ondersteuning van de implementatie-, opleidings-, invoerings- en controlefuncties van het systeem. Enkele veel voorkomende documenten kunnen zijn:
- Beleidslijnen
- Procedures
- Kwaliteitshandboek
- Opleidingsmateriaal
- Werkinstructies
- Audit Formulieren
- Proces Kaarten
- Controleplannen
De juiste documentatie is van vitaal belang voor het succes van een QMS en het onder controle houden van deze documenten is net zo belangrijk. Een documentcontrolesysteem beheert de creatie, goedkeuring, distributie, revisie, opslag en verwijdering van alle kwaliteitsdocumentatie. Het systeem zorgt ervoor dat iedereen zijn taken op dezelfde manier uitvoert en de juiste revisie van het document gebruikt.
Invoering
De invoering van het QMS moet gebeuren volgens het implementatieplan dat tijdens de planningsfase is ontwikkeld. Documenteer elk proces en definieer de huidige status. Betrek de medewerkers bij de documentatie van het proces, het gebruik van verschillende kwaliteitsinstrumenten en de ontwikkeling van meetmethoden. Zodra dit is voltooid, kunnen de teams zich richten op verbeteringsinspanningen. Selecteer een gebied of proces met de meeste mogelijkheden voor verbetering. Quick wins bevorderen de “buy-in” bij de teams en de medewerkers door de verbeteringen aan het proces en het voordeel voor de medewerkers en het bedrijf in zijn geheel te illustreren. Er zijn meerdere kwaliteits- en verbeteringsinstrumenten beschikbaar voor gebruik bij het verbeteren van een proces. Deze kunnen omvatten:
- 5S +1
- Kaizen
- Process Flow Charts
- Process Failure Mode and Effects Analysis (PFMEA)
- Value Stream Mapping
De timing van de implementatie is over het algemeen afhankelijk van de grootte van de organisaties en het aantal faciliteiten dat bij de implementatie van het QMS zal worden betrokken. Tijdens de implementatie is het bedrijfsintranet een effectief hulpmiddel voor het communiceren van de voortgang naar de geplande doelstellingen en het delen van best practices met medewerkers in de hele organisatie.
Meten en controleren
Als de implementatie eenmaal heeft plaatsgevonden, moeten de verschillende processen binnen de organisatie worden gecontroleerd en de belangrijkste proces- en productkenmerken worden gemeten en bewaakt om de voortdurende productie van kwaliteitsproducten te garanderen. Productieprocessen omvatten vaak SPC-methodologie. Andere methoden kunnen willekeurige inspecties of routine-audits zijn. De specifieke methoden zullen variëren afhankelijk van de grootte van de organisatie, de structuur, het proces en het potentiële risico.
Audit en onderhoud
Routine Product / Proces Audits controleren de naleving van het beleid, procedures en eventuele certificatie-eisen. Er moet een schema worden opgesteld en bijgehouden om ervoor te zorgen dat elke afdeling, elk gebied en elk proces regelmatig wordt geaudit. De timing van de audits zal variëren naargelang de organisatie, het proces, het potentiële risico en eventuele reglementaire of certificatievereisten. Audits zullen aan het licht brengen of u al dan niet werkelijk doet wat u zei te zullen doen om de kwaliteit te beheren en te zorgen voor conformiteit met de veiligheids-/regelgevingseisen. Routine-audits zijn effectieve hulpmiddelen voor:
- Opsporing van onvolkomenheden in uw kwaliteitsmanagementproces
- Ontdekking van mogelijke problemen die kunnen resulteren in sancties wegens niet-naleving
- Handhaving van de naleving van gevestigde processen en kwaliteitscontroles
Wanneer een intern auditproces goed wordt gepland, geïmplementeerd en onderhouden, voegen de interne audits aanzienlijke waarde toe aan het kwaliteitsmanagementproces.
Lessen uit het verleden en voortdurende verbetering
Een zeer belangrijk voordeel van de implementatie van een QMS is de mogelijkheid om de lessen uit één afdeling of proces te gebruiken om verbeteringen aan te brengen in soortgelijke processen in de hele organisatie. Daarnaast moeten organisaties, om concurrerend te blijven en te gedijen in de huidige wereldmarkt, manieren zoeken om hun processen en de kwaliteit van hun producten of diensten voortdurend te verbeteren. Medewerkers op alle niveaus van de organisatie moeten worden aangemoedigd om elke dag op zoek te gaan naar mogelijkheden voor verandering en verbetering. Zelfs door kleine voortdurende verbeteringen in de processen en werknormen door te voeren, zal de organisatie aanzienlijke verhogingen in kwaliteit, veiligheid, efficiëntie en productiviteit realiseren. Dit resulteert uiteindelijk in een positieve impact op de bottom line. Sommige organisaties zien continue verbetering als een activiteit, terwijl andere het als een mentaliteit aannemen.