Heeft uw bedrijf contracten met de federale overheid of bent u van plan in de toekomst een federale aannemer te worden? Zo ja, dan moet u zich op de hoogte stellen van de regels en voorschriften van het Office of Federal Contract and Compliance Programs (OFCCP) om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de beste praktijken op het gebied van werving.
Het OFCCP heeft tot taak ervoor te zorgen dat aannemers en onderaannemers van de federale overheid voldoen aan de wettelijke verplichtingen om positieve actie te ondernemen en discriminatie te voorkomen. Klinkt eenvoudig, toch? Ja, maar er zijn specifieke details waarvan u op de hoogte moet zijn, zodat u volledig aan de regels voldoet.
Laten we eens kijken naar de OFCCP-regels en voorschriften en hoe deze van toepassing kunnen zijn op de wervingsinspanningen van uw organisatie.
OFCCP-regels en voorschriften – de basis
Eerst belangrijk: als u minder dan $ 10.000 aan federaal uitbesteed werk doet, bent u mogelijk vrijgesteld van de OFCCP-regels. U moet OFCCP echter wel serieus nemen als u hoopt uw voetafdruk te vergroten met meer werk voor de overheid.
Nu, laten we er eens in duiken.
Discrimineer niet
De meerderheid van de bedrijven in de Verenigde Staten is onderworpen aan federale wetten die worden gehandhaafd door de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) en die het illegaal maken om te discrimineren tegen sollicitanten en werknemers op basis van:
- Ras
- Kleur
- Godsdienst
- Sekse (dit omvat geslacht/genderidentiteit, seksuele geaardheid, zwangerschap)
- nationale afkomst
- leeftijd (40 jaar of ouder)
- handicap
- genetische aandoening
Bedrijven die onder de EEOC-wetten vallen, mogen ook niet discrimineren tegen een persoon die heeft geklaagd over discriminatie, een aanklacht wegens discriminatie heeft ingediend, deel heeft uitgemaakt van een onderzoek naar discriminatie of een rechtszaak heeft aangespannen.
OFCCP ziet toe op de naleving van Executive Order 11246, die veel lijkt op de gelijke-werkgelegenheidswetten die door de EEOC worden beheerd. Executive Order 11246 verbiedt federale aannemers en onderaannemers te discrimineren bij werkgelegenheid en aanwervingspraktijken. Aannemers moeten zelfs ogenschijnlijk neutrale beleidslijnen en praktijken herzien die onbedoeld van invloed kunnen zijn op leden van een geslacht, ras, etnische groep, enz.
Gebruik de EEO-tagline in uw personeelsadvertenties
Als uw bedrijf een federale aannemer is, bent u verplicht de tagline voor gelijke kansen op werk (EEO) in uw wervingsadvertenties op te nemen.
Plaats EEO-posters
Federale aannemers moeten EEO-posters op een duidelijke en goed zichtbare plaats ophangen.
Bewaar gegevens over aanwervings- en werkgelegenheidspraktijken
De OFCCP eist van federale aannemers en onderaannemers dat zij personeels- en werkgelegenheidsgegevens gedurende twee jaar vanaf de datum waarop het personeelsdossier of de personeelsmaatregel is gemaakt, in een bestand bewaren. Als u minder dan 150 werknemers hebt of uw contract minder dan $ 150.000 bedraagt, hoeft u de gegevens slechts één jaar te bewaren.
Een applicant tracking system (ATS) kan u helpen moeiteloos EEO-, gehandicapten- en VETS-gegevens te verzamelen en vertrouwelijk op te slaan om te voldoen aan de OFCCP-specificaties van maart 2014 en gemakkelijk OFCCP-rapporten en logboeken voor sollicitanten te genereren als dat nodig is.
Toegang OFCCP tot records voor nalevingsonderzoeken en evaluaties
Als iemand een klacht tegen uw bedrijf indient, bent u verplicht OFCCP toegang tot uw bedrijf te verlenen voor een onderzoek ter plaatse en een audit van uw personeelsdossiers en wervingspraktijken. Ook hier kan het juiste ATS u helpen u voor te bereiden op mogelijke onderzoeken of evaluaties.
Ontwikkel een Affirmative Action Program en gebruik het om te werven
Federale aannemers en onderaannemers moeten affirmatieve actieprogramma’s (AAP) ontwikkelen en documenteren die de kansen voor minderheden, vrouwen, mensen met een handicap en gedekte veteranen helpen vergroten. Recruiters moeten het bedrijfs-AAP gebruiken als leidraad bij hun wervingsinspanningen.
- Gebruik wervingsbronnen die u helpen vrouwen en minderheden te bereiken.
- Stuur brieven naar geïdentificeerde wervingsbronnen over vacatures.
- Voer een zelfevaluatie uit voordat of kort nadat u een besluit tot aanwerving hebt genomen.
- Kwam u uit een diverse groep sollicitanten, waaronder ook vrouwen en minderheden?
- Welke kwalificaties hadden zij en hoe verhouden zij zich tot andere sollicitanten of tot de persoon die u in dienst hebt genomen?
- Bewaar uw zelfevaluatie, documenteer de resultaten en neem eventueel corrigerende maatregelen.
Bent u klaar voor OFCCP?
Een contract met de federale overheid kan een kans zijn die voor uw bedrijf van grote betekenis kan zijn. Bescherm die kans door uzelf vertrouwd te maken met de regels en voorschriften van de OFCCP en neem vandaag nog stappen in de richting van naleving.
Blijf op de hoogte van alles wat met HR en werving en selectie te maken heeft – abonneer u op de TAM Blog voor updates, nieuws en aankondigingen!
{{cta(‘6dff0d76-91b3-4e8b-a1ac-686ed7465e68’)}}