Het belangrijkste doel van een factuur is een verkoopbewijs te overleggen aan een bedrijf en zijn klant. Een factuur dient een belangrijk doel in de boekhouding van een klein bedrijf: een factuur toont de verplichting van een klant aan om u voor uw diensten te betalen. Een factuur is een schriftelijke bevestiging van de betalingsovereenkomst tussen uw bedrijf en uw klant. Facturen stellen uw betalingsvoorwaarden vast en stellen u in staat sneller voor uw diensten te worden betaald.
Om te leren hoe u facturen maakt en sneller betaald krijgt, raadpleegt u deze stapsgewijze gids voor facturering voor kleine bedrijven.
Deze onderwerpen zullen u helpen het doel van een factuur voor de boekhouding van kleine bedrijven beter te begrijpen:
Wat is het doel van een factuur?
Waarvoor wordt een factuur gebruikt?
Waarom heb je een factuur nodig?
Wat is het verschil tussen een factuur en een inkooporder?
Wat is het doel van een factuur?
Het meest basale doel van een factuur is een verkoopdocument op te stellen, zodat een bedrijf betaald kan worden door zijn klanten. Maar facturen dienen nog andere belangrijke doelen, waarvan sommige misschien niet meteen voor de hand liggen. Hieronder volgen de belangrijkste doeleinden van facturen:
Boekhouding
Facturen leggen al uw verkopen vast en zijn dus nuttig voor de boekhouding. Facturen leveren documentatie over de financiële geschiedenis van uw bedrijf. Ze volgen alle inkomsten die via de verkoop in uw bedrijf binnenkomen en kunnen u helpen uw winst en cashflow te meten.
Belastinggegevens
Uw verkoopfacturen vormen documentatie die helpt bij het bevestigen van de informatie die u elk jaar in uw belastingaangiften opneemt. De belastingdienst raadt alle eigenaren van kleine bedrijven aan om dagelijks een overzicht bij te houden van hun zakelijke transacties, inclusief facturen. Bezoek hun website voor meer informatie over de aanbevelingen van de belastingdienst voor het bijhouden van gegevens.
Rechtsbescherming
Facturen helpen kleine bedrijven te beschermen tegen valse rechtszaken, omdat facturen details bevatten over de diensten die u aan uw klanten levert en de tijdlijn van wanneer u het werk voltooit. Een factuur vermeldt ook het bedrag dat een klant u voor uw diensten betaalt, en ondertekende facturen kunnen dienen als juridisch bindende overeenkomsten.
Marketing
Registers van uw facturen kunnen u helpen strategieën te ontwikkelen voor de marketing van uw bedrijf. U kunt uw facturen analyseren om de piekmomenten vast te stellen waarop de vraag naar uw diensten het grootst is, de populairste en minst populaire diensten die u aanbiedt en andere trends in uw bedrijf. Zodra u deze trends hebt vastgesteld, kunt u op basis van de gegevens slimme marketingstrategieën ontwikkelen om uw bedrijf te laten groeien.
Voorraad bijhouden
Als uw bedrijf voorraad houdt, kunnen verkoopfacturen u helpen bij te houden hoeveel voorraad u hebt en te voorspellen hoeveel u in de toekomst nodig zult hebben, op basis van de verkoop in het verleden. Er is software die u kunt gebruiken om de voorraad automatisch bij te houden op basis van uw facturen, of u kunt zelf een handmatig volgsysteem ontwikkelen.
Waarvoor wordt een factuur gebruikt?
Een factuur wordt gebruikt voor het opstellen van een verkoopovereenkomst tussen een bedrijf en een klant. Voor kleine bedrijven worden facturen gebruikt om op tijd betaald te krijgen voor de diensten die ze leveren, door klanten een document te geven met het verschuldigde bedrag, de betalingsvoorwaarden, de vervaldatum van de factuur en een gespecificeerde lijst van de geleverde diensten.
Professionele facturen helpen bedrijven sneller betaald te krijgen voor hun diensten.
Waarom heb je een factuur nodig?
Bedrijven moeten facturen maken om ervoor te zorgen dat ze betaald worden door hun klanten. Facturen fungeren als wettelijk afdwingbare overeenkomsten tussen een bedrijf en zijn klanten, omdat ze documentatie verschaffen over de geleverde diensten en de verschuldigde betaling.
Facturen helpen bedrijven ook bij het bijhouden van hun verkopen en het beheren van hun financiën. Facturen leveren waardevolle gegevens over de ontwikkeling van uw omzet in de loop der tijd en kunnen u helpen bij het opstellen van nauwkeurige bedrijfsprognoses. Facturen kunnen u ook helpen te bepalen hoe lang het gemiddeld duurt voordat u de betaling van uw klanten ontvangt, wat u kan helpen uw cashflow te beheren.
Wat is het verschil tussen een factuur en een inkooporder?
Een factuur is een document dat een bedrijf naar zijn klanten stuurt om betaling voor geleverde diensten te vragen. Bedrijfseigenaren maken meestal een factuur nadat een project is voltooid, als bewijs van het werk en om betaling te vragen.
Een inkooporder verschilt van een factuur: een inkooporder is een document dat door een koper wordt gebruikt om goederen of diensten bij een bedrijf aan te vragen. Inkooporders worden gemaakt voordat een factuur wordt uitgereikt en zij bepalen de voorwaarden van een toekomstige verkoop.