Heb je ooit gehoord van de termen ‘proforma-factuur’ en ‘conceptfactuur’, maar weet je niet wat ze eigenlijk betekenen? Geen zorgen, deze twee soorten facturen kunnen zeker voor verwarring zorgen. In dit artikel zal ik uitleggen wat proforma-facturen en conceptfacturen zijn, hoe ze worden gebruikt, hoe ze van elkaar verschillen en hoe je ze maakt.
Wat is een proforma-factuur?
Een proforma-factuur is een document dat naar een klant wordt gestuurd voordat alle details van de verkoop definitief zijn vastgesteld. Op het document wordt ‘proforma factuur’ vermeld om het te onderscheiden van een volledige factuur, maar meestal heeft het dezelfde opmaak als een volledige factuur.
Een proforma-factuur wordt naar een klant gestuurd in plaats van een volledige factuur wanneer de klant zich bereid heeft verklaard de aankoop te doen, maar de definitieve gegevens nog niet zijn bevestigd.
Het is anders dan een offerte, omdat een offerte wordt uitgebracht wanneer de klant een aanvraag heeft ingediend, maar zich nog niet tot een aankoop heeft verbonden.
Wat is een conceptfactuur?
Een conceptfactuur is precies zoals het klinkt: een concept. Het is een factuursjabloon dat wordt opgeslagen om in de toekomst te wijzigen of om te zetten in een proforma of volledige factuur om naar de klant te sturen.
Een conceptfactuur is geen officieel document dat naar een klant kan worden gestuurd. Een conceptfactuur wordt bijvoorbeeld gemaakt als een klant heeft toegezegd een product te zullen verkopen, maar hij moet u nog details geven, zoals het aantal producten dat wordt gekocht.
Wat is het verschil tussen een proforma-factuur en een conceptfactuur?
Een proforma-factuur is een document dat aan een klant wordt verstrekt, terwijl een conceptfactuur niet aan een klant kan worden verzonden. Een proforma-factuur is een echt document, terwijl een conceptfactuur een voorlopige schets van de verkoop is, alleen voor uw administratie.
U kunt een conceptfactuur beschouwen als een verkoop ‘in uitvoering’, terwijl een proforma-factuur een verkoop is ‘die wacht om te worden afgerond’. In wezen worden ze in verschillende fasen van het verkoopproces aangemaakt.
Voorbeelden van wanneer proforma of conceptfacturen te sturen
Ik zal een aantal relateerbare voorbeelden geven van wanneer een proforma factuur te sturen en wanneer een conceptfactuur te maken.
Voorbeeld 1 – proforma factuur
Sally belt een bakkerij om een verjaardagstaart voor haar zoon te kopen. Ze vertelt de bakker dat er een afbeelding van Spider-Man op moet, maar dat zij de juiste afbeelding moet vinden en naar de bakker moet sturen.
De bakker maakt een proforma-factuur voor de taart, maar vermeldt dat de kosten enigszins kunnen verschillen afhankelijk van de foto die op de taart moet komen.
Voorbeeld 2 – conceptfactuur
Tom heeft een bouwbedrijf. Een van zijn vaste klanten, Andy, belt hem om te vragen of hij volgende week beschikbaar is om wat werk te laten doen. Tom bevestigt dat hij beschikbaar is en Andy zal hem terugbellen met de details.
Aangezien Andy een vaste klant is, weet Tom al wat voor werk er gedaan gaat worden, dus maakt hij een conceptfactuur, zodat hij die meteen naar Sam kan sturen als die terugbelt om de details te bevestigen.
Proforma-facturen en conceptfacturen maken met factureringssoftware
Het gebruik van factureringssoftware kan u helpen bij al uw factureringsbehoeften. Met Debitoor kunt u proforma-facturen, conceptfacturen, afgewerkte facturen, offertes en boekhoudkundige rapporten maken.
In enkele muisklikken maakt u een professioneel document op maat, stuurt u het naar uw klant en laat u hem betalen via verschillende betaalmethoden.
Volledige facturen en proforma facturen vereisen specifieke informatie zoals de gegevens van uw bedrijf, de gegevens van uw klant, de factuurdatum, de producten of diensten die worden verkocht, de hoeveelheid en prijs, eventuele BTW (indien van toepassing), de vervaldatum, de betalingstermijnen (indien van toepassing) en de totalen.
Met Debitoor kunt u product- en klantgegevens opslaan, zodat u de informatie snel kunt selecteren wanneer u een document maakt. U kunt ook uw bedrijfsgegevens invoeren en uw documenten aanpassen zodat ze uniek zijn voor uw bedrijf. Debitoor zorgt ervoor dat alle vereiste informatie op het document staat.
Hier vindt u een voorbeeld van een proforma-factuur die met de factureringssoftware van Debitoor is gemaakt:
Met Debitoor kunt u de proforma-factuur naar de klant sturen, en zodra deze de verkoop heeft bevestigd, een volledige factuur uitreiken die moet worden betaald.
U kunt ook eenvoudig een conceptfactuur maken voor uw administratie om deze op een later tijdstip te voltooien. Het enige wat u hoeft te doen, is een nieuwe factuur aanmaken, de informatie invoeren die u op dat moment hebt en vervolgens op ‘Opslaan’ klikken. De factuur wordt dan in uw account opgeslagen, maar nog niet naar de klant gestuurd.
U kunt de informatie later bewerken en omzetten in een proforma-factuur of een volledige factuur om naar uw klant te sturen.
Als u een proforma of conceptfactuur wilt maken, kunt u deze gratis uitproberen met onze 7-daagse proefversie.