Uw nieuwe aanwinst begint binnenkort – dat is spannend! Uw team heeft veel moeite gedaan om de beste kandidaat aan te nemen, dus u moet ervoor zorgen dat hij of zij bij uw bedrijf blijft en het lang volhoudt. De eerste stap om dit te bereiken is een effectief onboardingproces om hen te helpen zich op hun gemak te voelen op hun nieuwe werkplek en snel productief te worden.
Wat is onboarding van werknemers?
Onboarding van nieuwe werknemers is het proces dat bedrijven doorlopen om hen te verwelkomen en te integreren in de werkplek. Alleen al deze definitie suggereert dat het onboardingproces veel verder gaat dan de eerste dag van een nieuwe medewerker – het gaat door totdat ze volledig zijn aangepast aan hun rol en team.
En dit is het belangrijkste verschil tussen onboarding en oriëntatie. De definitie van onboarding voor werknemers verwijst naar elke actie die nieuwe medewerkers helpt te begrijpen hoe dingen werken in hun nieuwe werkomgeving, kennis te maken met de bedrijfscultuur, en zich welkom en gewaardeerd te voelen in hun team.
Oriëntatie, aan de andere kant, is de eerste stap van onboarding. Het is wanneer nieuwe medewerkers de basisprincipes van hun omgeving leren: ze kunnen zich bijvoorbeeld vertrouwd maken met het kantoorgebouw en het bedrijfsbeleid, hun nieuwe taken begrijpen en worden voorgesteld aan hun collega’s.
Waarom is onboarding belangrijk?
Denk terug aan je eerste dag in welke baan dan ook – de kans is groot dat je opgewonden maar nerveus was. Als je niet genoeg aandacht en instructie krijgt, belooft dat niet veel goeds voor je humeur of je motivatie om op snelheid te komen in je nieuwe functie.
Dit kan een van de redenen zijn dat meer dan 25% van de nieuwe werknemers na de eerste drie maanden ontslag neemt. En dit is een enorm verlies voor een bedrijf dat een kostbaar wervingsproces moet herhalen om zo snel een vervanger te vinden – nog afgezien van de middelen die worden besteed aan het trainen of compenseren van die nieuwe werknemer gedurende zijn tijd bij uw bedrijf.
Dus het effectief onboarden van nieuwe werknemers kan de retentie van uw bedrijf verbeteren.
Een ander voordeel van een goed onboardingbeleid is dat nieuwe werknemers sneller hun volledige productiviteit bereiken. Als ze geen adequate hulp krijgen van HR of hun manager, en ze alles alleen proberen te begrijpen, loopt uw bedrijf potentiële inkomsten mis die deze werknemer anders zou opleveren. Als nieuwe medewerkers een goed ontwikkeld inwerkproces doorlopen, zullen ze zich sneller in hun rol kunnen inwerken en waarde voor hun team gaan creëren.
En een effectief proces is nog noodzakelijker als je medewerkers op afstand inwerkt (die door de afstand extra moeite hebben om contact met hun collega’s te maken) of stagiaires en afstudeerders (die nieuw zijn in je bedrijf en ook in de wereld van de werkgelegenheid).
Stappen van het onboardingproces
Bij het ontwerpen van het onboardingproces zijn er veel dingen die u kunt doen om nieuwe medewerkers te helpen, zoals hen een welkomstpakket met bedrijfsattenties sturen, een teamlunch of -diner met collega’s organiseren, of een presentatie voorbereiden. Wat u ook in uw eigen proces opneemt, er zijn verschillende onboarding best practices die u kunt volgen:
communiceer regelmatig met nieuwe medewerkers
Als de startdatum van uw nieuwe medewerker nog meer dan twee weken weg is, zorg er dan voor dat u met hem blijft communiceren en laat zien dat u ernaar uitkijkt om hem aan boord te hebben. U kunt een welkomstpakket samenstellen met een welkomstgeschenk of uw personeelshandboek van tevoren opsturen. U kunt ook de toekomstige manager van de nieuwe medewerker vragen een e-mail te sturen om hun nieuwe teamlid welkom te heten.
Plan de eerste week van de nieuwe medewerker
Als de nieuwe medewerker voor het eerst op het werk komt, zal hij of zij onzeker zijn over hoe zijn of haar dag eruit zal zien. Het is aan u om hen te laten zien dat u volledig voorbereid bent om hen goed te verwelkomen. Maak dus een plan voor de eerste dagen op het werk en vink alle belangrijke zaken aan (zoals het inrichten van de werkplek of het informeren van de baliemedewerkers over de komst van de nieuwe medewerker).
Welkom hem met open armen
Breng een enthousiaste, vriendelijke en positieve indruk. Geef de nieuwe medewerker een rondleiding door het bedrijf en stel hem of haar eerst voor aan de collega’s in de buurt. Plan een teamlunch in om kennis te maken met de anderen in hun team en zorg ervoor dat hun manager hen regelmatig ontmoet tijdens deze cruciale eerste week. Het is handig om de nieuwe medewerker een checklist of schema te geven met alle geplande inwerkactiviteiten.
Houd het vol
Het inwerkproces is niet afgelopen als de eerste week voorbij is. U moet ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerker bijna vanaf het begin genoeg basiswerk te doen heeft. Hun manager moet een plan hebben om dat werk toe te wijzen en ook om hun soepele integratie in het team te ondersteunen. Neem na twee weken en aan het eind van de eerste maand contact op met zowel de nieuwe medewerker als zijn manager en geef hen alle ondersteuning die ze nodig hebben.
Een goed doordacht inwerkprogramma – waarbij rekening wordt gehouden met deze vier stappen – kan het verschil maken bij het succesvol vasthouden en binden van werknemers. Zowel voor het behoud als de betrokkenheid van werknemers is het absoluut noodzakelijk dat nieuwe werknemers weten dat uw bedrijf hen vanaf het begin waardeert.