Of het nu gaat om een vennootschap, een vereniging of een vennootschap, statuten zijn het belangrijkste juridische document van elke organisatie,
Wat zijn statuten?
Een statuten beschrijft op schrift de dagelijkse regels voor uw organisatie en biedt uitgebreide richtlijnen om alles soepel te laten verlopen.
Als iemand wil weten hoe uw organisatie is georganiseerd of welke taken uw organisatie precies van de raad van bestuur verwacht, kan hij het beste een exemplaar van uw statuten bekijken.
Omdat ze de structuur van een organisatie schetsen, moeten statuten voor elke situatie worden aangepast.
Bylaws vs. Articles of Incorporation
Veel zakenmensen verwarren de bylaws van een organisatie met de Articles of Incorporation.
In tegenstelling tot bylaws, die onderwerpen behandelen zoals hoe de Raad van Bestuur en/of functionarissen worden gekozen, hoe vergaderingen worden gehouden, en de soorten functionarissen en hun taken, geven de Articles of Incorporation de basisstructuur van het bedrijf aan.
De statuten bevatten doorgaans informatie zoals de naam van de persoon die de vennootschap opricht; het aantal aandelen dat de vennootschap kan uitgeven, indien van toepassing; de namen van de raad van bestuur van de vennootschap; en de vestigingsplaats van de vennootschap. Net als de statuten verschillen de Articles of Incorporation per bedrijf, maar ze gaan niet in detail in op de activiteiten of structuur van het bedrijf, die in de statuten worden geregeld.
Articles of Incorporation worden ingediend bij de staat en het kost geld om ze te wijzigen; statuten kunnen kosteloos worden gewijzigd door een stemming van het bestuur.
Wat staat er in de Bylaws?
Elke set statuten zal specifiek zijn voor elke organisatie, maar de basisonderdelen van statuten zijn als volgt:
- De naam, het doel en de vestigingsplaats van de organisatie
- Leden
- Raad van Bestuur
- Commissies
- Bestuurders
- Vergaderingen
- Belangenconflicten
- Het wijzigen van statuten
Naam, Doel en Locatie
Wat is de naam van uw organisatie? Dit moet in de statuten worden vermeld, net als het doel van de organisatie. Vraag uzelf af: “Wat is de reden van bestaan van uw organisatie?” Ten slotte moet u specifiek vermelden waar uw kantoor(s) gevestigd zijn.
Leden
Dit gedeelte moet de verschillende aspecten van het lidmaatschap in detail beschrijven, met inbegrip van de verschillende soorten leden, het selectieproces van het lidmaatschap, het stemrecht van de leden, en de procedures voor het disciplineren en/of verwijderen van leden. Als er geen leden zijn, vermeld dat dan in dit deel.
Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur is het belangrijkste bestuursorgaan van een organisatie. In dit deel moet de samenstelling van de Raad van Bestuur worden besproken, die kan bestaan uit een specifiek aantal directeuren of een maximum- of minimumaantal directeuren. Ook moet worden besproken hoe vacatures worden vervuld, door de raad zelf of door de leden. Tenslotte moeten in de statuten de kwalificaties voor het lidmaatschap van de Raad van Bestuur, de taken van de bestuurders, de duur van de ambtstermijn van de bestuurders en de mogelijke categorieën waarin zij worden gekozen, worden vastgelegd.
Comités
Werk in dit deel uitvoerig in op eventuele speciale comités, met inbegrip van hun oprichting, hoe zij worden benoemd en hun specifieke taken. De taken en verantwoordelijkheden van het “uitvoerend comité”, dat gewoonlijk aanbevelingen doet aan het bestuur, moeten ook worden besproken. Enkele veel voorkomende comités in een organisatie zijn een Audit Committee, Membership Committee en Nominating Committee.
Officers
Officers zijn leden van de Raad die specifieke functies vervullen in de Raad (d.w.z. de President, Vice President, Secretaris, en Penningmeester). In dit deel moet worden besproken hoe de functionarissen worden geselecteerd en wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van elke functionaris zijn. In de statuten staan ook de procedures voor het ontslaan van een functionaris en het vervullen van vacante functionarisposities. Gewoonlijk wordt in dit deel een benoemingscomité beschreven, dat voordrachten doet aan het bestuur. Ook de duur van de ambtstermijn wordt in dit deel van de statuten vermeld.
Vergaderingen
Alle jaarlijkse, regelmatige of bijzondere vergaderingen moeten in de statuten worden besproken. Dit omvat de tijd en plaats van de vergaderingen, eisen voor de kennisgeving aan het bestuur, commissies, en/of leden, aanwezigheidsbepalingen en, het belangrijkste, hoeveel bestuursleden nodig zijn voor een quorum (het aantal bestuurders dat nodig is om te stemmen over kwesties die aan de orde zijn).
Belangenverstrengeling
Het is belangrijk dat een organisatie een bepaling over belangenverstrengeling in haar statuten heeft. Dit beschermt hen tegen boetes van de belastingdienst, die kunnen worden opgelegd als de belastingdienst vindt dat de organisatie oneerlijke voordelen biedt aan bestuurders, leden of anderen. Een directeur zou bijvoorbeeld niet mogen stemmen over een zaak waarin hij of zij een direct financieel belang heeft. Als een conflict zich voordoet, moet de directeur dit conflict onmiddellijk bekend maken om niet te mogen stemmen.
Wijziging statuten
De statuten moeten specifieke regels bevatten over hoe ze kunnen worden gewijzigd. Er moet ook in staan wie wijzigingen kan aanbevelen en hoe over deze wijzigingen wordt gestemd. Het is belangrijk dat de statuten actueel zijn en de organisatie en haar leden accuraat weergeven. Daarom moeten statuten om de vijf jaar worden herzien, om up-to-date te blijven met de meest actuele regels en voorschriften.
Elk lid, directeur en functionaris moet een exemplaar van de statuten krijgen en zij moeten worden aangemoedigd deze te lezen en te begrijpen. Voor meer informatie over het structureren van de individuele statuten van uw organisatie kunt u uw advocaat raadplegen.