Heading

Jestem freelancerem – niezależnym wykonawcą – więc znam Formularz W-9 bardzo dobrze. I jeśli chodzi o papierkową robotę podatkową, to jest to mój ulubiony formularz!

Gdy wypełniam Formularz W-9, to dlatego, że zdobyłem nowego klienta. Formularz daje mi łatwy sposób na przekazanie wszystkich moich istotnych informacji do klienta, dzięki czemu mogę zacząć pracować, a oni mogą zacząć mi płacić. Czego tu nie lubić?

Co to jest formularz podatkowy W- 9? Jaki jest cel i zastosowanie formularza W-9?

Formularz W-9, Taxpayer Identification Number and Certification, jest przede wszystkim używany w celu dostarczenia informacji potrzebnych Twojemu klientowi do wystawienia Ci Formularza 1099-MISC na koniec roku. Formularz 1099-MISC dokumentuje wynagrodzenie dla osób nie będących pracownikami oraz inne rodzaje dochodów. Zawiera on informacje podobne do tych, które znajdują się na formularzu W-2, Wage and Tax Statement.

Firma lub osoba prywatna może również zażądać od Ciebie formularza W-9 w przypadku transakcji na rynku nieruchomości, płatności odsetek hipotecznych, nabycia lub porzucenia zabezpieczonej nieruchomości, anulowania długu lub Twoich składek na IRA. Są one jednak mniej powszechne.

Zwykle strona żądająca formularza W-9 dostarcza pusty formularz do wypełnienia. Możesz również łatwo pobrać formularz z witryny IRS. Tylko strona, która o to poprosiła potrzebuje kopii. IRS nie.

W-9 prosi o pięć informacji: twoje imię i nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy), adres, numer identyfikacji podatnika i rodzaj podmiotu gospodarczego, który prowadzisz. Jest to całkiem bezbolesne, jeśli chodzi o formalności podatkowe.

Formularz W-9 vs Form W-4

Firma, dla której pracujesz musi zaklasyfikować cię jako niezależnego wykonawcę lub pracownika. Jeśli jesteś niezależnym wykonawcą, firma powinna zażądać od ciebie formularza W-9. Jeśli jesteś pracownikiem, firma powinna poprosić cię o wypełnienie Formularza W-4, aby móc pobierać podatki z wypłaty.

Pod warunkiem posiadania Formularza W-9, firma nie będzie pobierać żadnych podatków za ciebie. Ty jesteś odpowiedzialny za zapewnienie, że odpowiednia kwota podatków jest płacona do IRS. A jeśli chodzi o podatki Social Security i Medicare, musisz zapłacić zarówno udział pracodawcy, jak i pracownika.

Może być trochę mylące, aby odróżnić, czy powinieneś wypełnić formularz W-9 lub formularz W-4 w oparciu o faktycznie wykonaną pracę. Lepszym wskaźnikiem są okoliczności towarzyszące stosunkowi pracy. Ogólnie rzecz biorąc, im większą kontrolę pracodawca sprawuje nad tym, co i jak pracownik robi, tym bardziej prawdopodobne jest, że jest on pracownikiem, a nie niezależnym wykonawcą.

Innym szybkim sposobem jest określenie, czy aspekty biznesowe relacji są kontrolowane przez zleceniodawcę. W tym jak pracownik jest opłacany, czy wydatki są zwracane, która strona dostarcza narzędzia, materiały, itp.

Jeśli pracodawca kontroluje te szczegóły, pracownik jest najprawdopodobniej pracownikiem. Jeśli pracodawca kontroluje te szczegóły, pracownik jest najprawdopodobniej pracownikiem. Jeśli oferowane są benefity pracownicze, takie jak emerytury, płatne urlopy i dopasowane składki 401(k), pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.

Czasami pracodawca może próbować zaoszczędzić pieniądze, klasyfikując pracownika jako niezależnego wykonawcę. W ten sposób, nie jest on zobowiązany do płacenia podatków Social Security i Medicare od dochodów pracownika. Ale jeśli taka sytuacja przydarzy się tobie, „oszczędności” twojego pracodawcy wyjdą z twojej kieszeni. Dlatego ważne jest, aby szybko zająć się tą sytuacją, jeśli się pojawi.

Częste pytania dotyczące Formularza W-9

• Kiedy powinieneś zaktualizować lub wysłać nowy W-9?

  Należy wysłać nowy formularz W-9 do aktywnych klientów za każdym razem, gdy zmienią się Twoje dane (imię i nazwisko, nazwa firmy, adres lub numer Social Security).

• Co należy zrobić, jeśli otrzymasz prośbę o formularz W-9 z nieoczekiwanego źródła?

  Prawnie, jesteś zobowiązany do dostarczenia formularza W-9 tylko tym stronom, które zamierzają wypłacić Ci odsetki, dywidendy, rekompensaty niepracownicze lub inny rodzaj dochodu podlegającego zgłoszeniu. Jeśli ktoś nieoczekiwanie poprosi o W-9, zapytaj go, dlaczego tego potrzebuje. Jeśli jego odpowiedź nie jest zgodna z żadnym ważnym powodem, zgodnie z prawem nie musisz go dostarczać.

• Co jeśli nie złożę formularza W-9?

  Jeśli firma odpowiednio zażąda formularza W-9, a Ty go nie złożysz, prawdopodobnie będziesz podlegać potrąceniu u źródła do 28% od płatności.

Uwaga na czerwone flagi

Mimo, że jest to podstawowy i powszechnie używany dokument podatkowy, nie oznacza to, że powinieneś traktować formularz W-9 mniej ostrożnie niż inne dokumenty podatkowe i finansowe. Oto kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę:

• Osoba lub firma prosząca Cię o W-9 wydaje się podejrzana. Ogólnie rzecz biorąc, należy zachować ostrożność, podając poufne informacje, takie jak nazwisko, adres i numer ubezpieczenia społecznego. Upewnij się, że nie masz nic przeciwko osobie lub organizacji proszącej o W-9 zanim podasz te informacje.
• Używaj tylko bezpiecznych kanałów do wysyłania formularza podatkowego W-9. Jeśli zdecydujesz się wysłać formularz W-9 pocztą elektroniczną, upewnij się, że jest to zaszyfrowany załącznik. Możesz również użyć innej bezpiecznej metody dostarczenia, takiej jak doręczenie osobiste lub zwykła poczta.
• Cel prośby W-9 jest niejasny. Jeśli nie jesteś pewien, dlaczego osoba składająca wniosek chce od Ciebie formularz W-9, zapytaj, do przygotowania jakich dokumentów podatkowych będzie on użyty.
• Myślałeś, że dostaniesz formularz W-4. Jeśli zaczynasz nową pracę i pracodawca chce W-9 zamiast W-4, wyjaśnij czy jesteś pracownikiem czy niezależnym wykonawcą. Jest to niezgodne z prawem, aby wymagać od ciebie pracy jak pracownik, ale płacić ci jak wykonawca.

Specjalne informacje na formularzu W-9 dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością

• Jeśli status podatkowy Twojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) jest odrębny od Ciebie,

  tak jak spółki osobowej, korporacji typu C lub korporacji typu S, wymień nazwę LLC, jej federalny numer identyfikacyjny pracodawcy i zaznacz odpowiednie pole klasyfikacji podatkowej na formularzu podatkowym W-9. Nie zaznaczaj pola „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.

• Jeżeli spółka LLC jest własnością innej spółki LLC, zaznacz pole „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Należy również wskazać klasyfikację podatkową macierzystej spółki LLC.
• Jeśli spółka LLC jest własnością jednej osoby, wymień imię i nazwisko właściciela w linii „nazwisko” oraz nazwę spółki LLC w linii „nazwa firmy”. Internal Revenue Service (IRS) woli mieć numer Social Security właściciela zamiast federalnego numeru identyfikacyjnego pracodawcy LLC.

Więcej do odkrycia:

• Are You a Freelancer? Get a Handle on Your Taxes
• Small Business Week – 7 Strategies for Saving and Tax Planning
• 7 Tax Tips for the Freelance Economy
• Ways to Save for Retirement on Minimal Income

.