Heading

Sou um escritor freelancer – um empreiteiro independente de carreira – por isso conheci muito bem o Formulário W-9. E quanto à papelada fiscal, é de longe a minha favorita!

Quando estou a preencher o formulário W-9, é porque ganhei um novo cliente. O formulário dá-me uma maneira fácil de submeter toda a minha informação vital ao cliente para que eu possa começar a trabalhar, e eles podem começar a pagar-me. O que há para não gostar nisso?

O que é um formulário W- 9 de imposto? Qual é a finalidade e utilização do formulário W-9?

O formulário W-9, Número de Identificação Fiscal e Certificação, é utilizado principalmente para fornecer as informações de que o seu cliente necessita para lhe emitir um Formulário 1099-MISC no final do ano. O formulário 1099-MISC documenta a compensação não assalariada e outros tipos de rendimentos. Inclui informações semelhantes às encontradas no Formulário W-2, Declaração de Salários e Impostos.

Uma empresa ou indivíduo pode também solicitar-lhe um W-9 para transacções imobiliárias, pagamentos de juros hipotecários, aquisição ou abandono de propriedade garantida, cancelamento de dívidas, ou as suas contribuições para o IRA. Estas são menos comuns, contudo.

Usualmente, a parte que solicita uma Declaração de Impostos W-9 fornecerá uma em branco para que preencha. Pode também descarregar facilmente o formulário a partir do website do IRS. Apenas a parte que o solicitou necessita de uma cópia. O IRS não.

O W-9 pede cinco informações: o seu nome, firma (se aplicável), endereço, número de identificação do contribuinte, e o tipo de entidade comercial que opera. É bastante indolor no que diz respeito à papelada fiscal.

Formulário W-9 vs Formulário W-4

A empresa para a qual trabalha deve classificá-lo como um contratante independente ou um empregado. Se for um empreiteiro independente, a empresa deve solicitar-lhe um Formulário W-9. Se for um empregado, devem pedir-lhe que preencha o Formulário W-4 para que possa reter impostos sobre a folha de pagamentos.

Acima de um W-9, a empresa não reterá quaisquer impostos para si. É responsável por assegurar que o montante correcto de impostos é pago ao IRS. E quando se trata de impostos da Segurança Social e Medicare, tem de pagar tanto a parte do empregador como a do empregado.

Pode ser um pouco confuso diferenciar se deve preencher o Formulário W-9 ou o Formulário W-4 com base no trabalho efectivamente realizado. Uma melhor medida são as circunstâncias em torno da relação de trabalho. Geralmente, quanto mais controlo um empregador exerce sobre o que um trabalhador faz e como o faz, mais provável é que essa pessoa seja um empregado e não um empreiteiro independente.

Outra forma rápida de saber é determinar se os aspectos empresariais da relação são controlados pelo pagador. Isto inclui como o trabalhador é pago, se as despesas são reembolsadas, que parte fornece ferramentas, fornecimentos, etc.

Se o empregador controla esses detalhes, é mais provável que o trabalhador seja um empregado. Se forem oferecidos benefícios ao empregado, como planos de pensão, férias pagas, e contribuições correspondentes a 401(k), o trabalhador é provavelmente um empregado.

Às vezes um empregador pode tentar poupar dinheiro classificando um empregado como contratante independente. Ao fazê-lo, eles não estão a pagar a sua parte dos impostos da Segurança Social e Medicare sobre o rendimento do trabalhador. Mas, se isso lhe acontecer, as “economias” do seu empregador sairão do seu bolso. É por isso que é importante abordar rapidamente a situação se ela surgir.

Perguntas comuns sobre o formulário W-9

• Quando deve actualizar ou enviar um novo W-9?

  Deve enviar um novo W-9 a clientes ou clientes activos sempre que a sua informação (nome, razão social, endereço, ou número de Segurança Social) mudar.

• O que deve fazer se receber um pedido de formulário W-9 de uma fonte inesperada?

  Por lei, só é obrigado a fornecer um W-9 a partes que pretendam pagar-lhe juros, dividendos, remuneração de não empregados, ou qualquer outro tipo de rendimento declarável. Se alguém inesperado pedir um W-9, pergunte-lhes porque precisam dele. Se a sua resposta não estiver de acordo com qualquer razão válida, não tem de fornecer legalmente um.

• h3> E se eu não apresentar um formulário W-9? Se uma empresa solicitar um W-9 de forma apropriada e você não o submeter, estará provavelmente sujeito a retenção de segurança até 28% dos seus pagamentos.

Acautele-se contra bandeiras vermelhas

Embora seja um documento fiscal básico e amplamente utilizado, isso não significa que deva ter menos cuidado com o manuseamento do Formulário W-9 do que teria com outros documentos fiscais e financeiros. Aqui estão algumas coisas a ter em conta:

• A pessoa ou empresa que lhe pede um W-9 parece sombria. Em geral, deve ter cuidado ao dar informações sensíveis como o seu nome, morada, e número de Segurança Social. Certifique-se de que está razoavelmente à vontade com a pessoa ou organização que lhe pede um W-9 antes de fornecer essa informação.
• Use apenas canais seguros para enviar um formulário de imposto W-9. Se optar por enviar por e-mail o formulário W-9, certifique-se de que o envia como um anexo encriptado. Também pode utilizar outro método seguro de entrega, tal como entrega em mão ou correio normal.
• O propósito de um pedido W-9 não é claro. Se não tiver a certeza do motivo pelo qual o requerente quer um formulário W-9, pergunte-lhes que documentos fiscais o utilizarão para o preparar.

>li> Pensou que estava a receber um formulário W-4. Se está a começar um novo trabalho e o empregador quer um W-9 em vez de um W-4, esclareça se é um empregado ou um empreiteiro independente. É contra a lei exigir-lhe que trabalhe como um empregado mas pagar-lhe como um empreiteiro.

Informações do formulário especial W-9 para sociedades de responsabilidade limitada

• se o estatuto fiscal da sua sociedade de responsabilidade limitada (LLC) estiver separado do seu,

  como uma sociedade em nome colectivo, sociedade C, ou sociedade S, enumere o nome da LLC, o seu número de identificação federal do empregador, e marque a caixa de classificação fiscal apropriada no formulário W-9. Não marcar a caixa “sociedade de responsabilidade limitada”.

• Se a SRL for propriedade de outra SRL, marcar a caixa “sociedade de responsabilidade limitada”. Indicar também a classificação fiscal da sociedade-mãe LLC.
• Se a LLC for propriedade de uma única pessoa, enumerar o nome do proprietário na linha “name” e o nome da LLC na linha “business name”. O Internal Revenue Service (IRS) preferiria ter o número de Segurança Social do proprietário em vez do número de identificação do empregador federal da LLC.

Mais a explorar:

• És um Freelancer? Obter um controlo sobre os seus impostos

li>Semana de Pequenos Negócios – 7 Estratégias de Poupança e Planeamento Fiscal>li>7 Dicas de Impostos para a Economia de Freelance>Modos de Poupança para a Reforma com Rendimento Mínimo/ul>