Scrivere lettere di richiesta persuasiva: formato di lettera commerciale, esempi e consigli

Se il tuo lavoro coinvolge la corrispondenza commerciale, allora sicuramente scrivi lettere di richiesta, occasionalmente o su base regolare. Potrebbe essere una richiesta di lavoro, di promozione o di incontro, una richiesta di informazioni o di referenze, una lettera di favore o di referenze. Queste lettere sono difficili da scrivere e ancora più difficili da scrivere in modo tale da incoraggiare i destinatari a rispondere volentieri e con entusiasmo.

Per quanto riguarda le lettere di richiesta di denaro, tutti i tipi di sponsorizzazione, donazione, o richieste di raccolta fondi, sarete d’accordo che spesso è necessario un miracolo per ottenere una risposta : ) Naturalmente, non posso garantire che i nostri consigli ed esempi di lettere faranno il miracolo, ma sicuramente ti faranno risparmiare tempo e renderanno il tuo lavoro di scrittura meno doloroso.

Outlook Template Phrases plug-in

Suggerimento per risparmiare tempo! Se comunichi via e-mail, allora puoi risparmiare ancora più tempo aggiungendo tutti questi esempi di lettere commerciali direttamente al tuo Outlook. E poi sarete in grado di inserire qualsiasi esempio nel messaggio che state componendo o a cui state rispondendo con un clic del mouse!

Tutto ciò che serve è il plug-in Outlook Template Phrases che potete vedere nello screenshot a destra. Una volta installato, non dovrete più digitare le stesse frasi più e più volte.

Basta fare doppio clic sul modello nel pannello del plug-in e troverete il testo inserito nel corpo del messaggio in un attimo. Tutta la tua formattazione, i collegamenti ipertestuali, le immagini e le firme saranno al loro posto!

Non esitare a provarlo subito; una versione di valutazione di 15 giorni completamente funzionale è disponibile per il download.

Bene, tornando alla scrittura di lettere commerciali, più avanti nell’articolo troverete:

Formato lettera commerciale
Consigli per scrivere lettere di richiesta persuasive
Esempi di lettere di richiesta

Formato lettera commerciale

Una lettera commerciale è un modo formale di comunicazione ed è per questo che richiede un formato speciale. Potresti non preoccuparti troppo del formato della lettera se stai inviando un’e-mail, ma se stai scrivendo una tradizionale lettera d’affari cartacea, le seguenti raccomandazioni possono rivelarsi utili. È considerata una buona pratica stampare una lettera commerciale su carta bianca standard 8.5″ x 11″ (215.9 mm x 279.4 mm).

Indirizzo del mittente. Di solito si inizia scrivendo il proprio indirizzo. Nell’inglese britannico, l’indirizzo del mittente è solitamente scritto nell’angolo in alto a destra della lettera. Nell’inglese americano, l’indirizzo del mittente è posto nell’angolo in alto a sinistra.
Non è necessario scrivere il nome o il titolo del mittente, perché è incluso nella chiusura della lettera. Scrivi solo l’indirizzo, la città e il codice postale e, opzionalmente, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail.

Se stai scrivendo su carta intestata, salta questo punto.
Data. Scrivi una data qualche riga sotto la carta intestata o l’indirizzo di ritorno. Lo standard è di 2-3 righe (da una a quattro righe sono accettabili).
Linea di riferimento (opzionale). Se la vostra lettera è collegata a qualche informazione specifica, come un riferimento di lavoro o un numero di fattura, aggiungetelo sotto la data. Se stai rispondendo a una lettera, fai riferimento ad essa. Per esempio,
- Re: Fattura # 000987
- Re: La vostra lettera del 4/1/2014
Avvisi all’arrivo (opzionale). Se volete includere una notazione sulla corrispondenza privata o confidenziale, scrivetela sotto la linea di riferimento in maiuscolo, se opportuno. Per esempio, PERSONALE o CONFIDENZIALE.
Indirizzo interno. Questo è l’indirizzo del destinatario della vostra lettera commerciale, un individuo o una società. È sempre meglio scrivere a una persona specifica nella società a cui stai scrivendo.
Lo standard è di 2 righe sotto l’elemento precedente che hai digitato, da una a sei righe sono accettabili.
Linea di attenzione (opzionale). Scrivi il nome della persona che stai cercando di raggiungere. Se hai scritto il nome della persona nell’indirizzo interno, salta la riga di attenzione.
Saluto. Usa lo stesso nome dell’indirizzo interno, incluso il titolo. Se conosci la persona a cui stai scrivendo e di solito ti rivolgi a lei con il nome, puoi scrivere il nome nel saluto, per esempio: Cara Jane. In tutti gli altri casi, è una pratica comune rivolgersi a una persona con il titolo personale e il cognome seguito da una virgola o due punti, per esempio:
- Signor Brown:
- Caro dottor Brown:
- Caro Ms. Smith,
Se non conosci il nome del destinatario o non sei sicuro di come si scrive, usa uno dei seguenti saluti:
- Ladies
- Gentlemen
- Dear Sir
- Dear Sir or Madam
- To Whom it May Concern
Subject Line (opzionale): Lascia due o tre righe vuote dopo il saluto e scrivi il succo della tua lettera in maiuscolo, a sinistra o al centro. Se avete aggiunto la riga di riferimento (3), la riga dell’oggetto può essere ridondante. Ecco alcuni esempi:
- Lettera di riferimento
- Lettera di presentazione
- Richiesta di sostituzione del prodotto
- Richiesta di lavoro
Corpo. Questa è la parte principale della tua lettera, di solito composta da 2 – 5 paragrafi, con una riga vuota tra ogni paragrafo. Nel primo paragrafo, scrivete un’apertura amichevole e poi dichiarate il vostro punto principale. Nei paragrafi successivi, fornisci informazioni di base e dettagli di supporto. Infine, scrivi il paragrafo di chiusura dove riaffermi lo scopo della lettera e richiedi qualche azione, se applicabile. Vedi i consigli su come scrivere lettere commerciali persuasive per maggiori dettagli.
Chiusura. Come sapete, ci sono alcune chiusure complementari generalmente accettate. Quale scegliete dipende dal tono della vostra lettera. Per esempio,
- Rispettosamente tuo (molto formale)
- Sinceramente o Cordiali saluti o Tuo veramente (chiusure più utili nelle lettere commerciali)
- Saluti, cordialmente tuo (leggermente più personale e amichevole)
La chiusura è tipicamente digitata allo stesso punto verticale della data e una riga dopo l’ultimo paragrafo del corpo. Metti in maiuscolo solo la prima parola e lascia tre o quattro righe tra la chiusura e il blocco della firma. Se il saluto è seguito da due punti, aggiungi una virgola dopo la chiusura; altrimenti, non è richiesta alcuna punteggiatura dopo la chiusura.
Firma. Come regola, una firma viene quattro righe vuote dopo la chiusura del complimento. Scrivi il tuo nome sotto la firma e aggiungi un titolo, se necessario.
Allegati. Questa linea dice al destinatario quali altri documenti, come un curriculum, sono allegati alla tua lettera. Gli stili comuni seguono qui sotto:
- Encl.
- Attach.
- Encluse: 2
- Encludi (2)
Iniziali del dattilografo (opzionale). Questo componente è usato per indicare la persona che ha battuto a macchina la lettera per voi. Se hai battuto tu stesso la lettera, omettilo. Di solito le iniziali di identificazione includono tre delle vostre iniziali in maiuscolo, poi due o tre di quelle del dattilografo in minuscolo. Per esempio, JAM/dmc, JAM:cm. Ma questo componente è usato abbastanza raramente al giorno d’oggi, in lettere d’affari molto formali.
Sotto potete vedere un esempio di lettera di donazione formattata correttamente. È sempre più facile capire dagli esempi, vero?

10 consigli per scrivere lettere di richiesta persuasive

Di seguito troverai 10 strategie per scrivere le tue lettere di richiesta in modo tale da convincere il tuo lettore a rispondere o agire.

Conosci il tuo destinatario. Prima di iniziare a comporre la tua lettera di richiesta, poniti queste domande. Chi è il mio lettore e come esattamente può aiutarmi? Sono persone che prendono le decisioni o si limiteranno a passare la mia richiesta a un funzionario di alto livello? Sia lo stile che il contenuto della vostra lettera di richiesta dipenderanno dalla posizione del lettore.
Non siate prolissi. Sii chiaro, breve e dritto al punto. Una regola empirica è questa: non usare due parole quando ne basterebbe una. Basta ricordare la famosa citazione di Mark Twain – “Non avevo tempo per scrivere una lettera breve, così ne ho scritta una lunga”. Una persona nella sua posizione poteva permetterselo, e… non stava richiedendo nulla : )
Rendi la tua lettera facile da leggere. Quando scrivi una lettera di richiesta, non divagare e non confondere il tuo lettore allontanandolo dal tuo punto principale. Evita frasi e paragrafi lunghi e stipati perché sono intimidatori e difficili da digerire. Usa invece frasi semplici e dichiarative e spezza le frasi lunghe con virgole, punti e virgola. Iniziate un nuovo paragrafo quando cambiate un pensiero o un’idea.
Ecco un esempio molto povero di lettera di presentazione:
“Sotto ogni aspetto, le mie qualifiche sembrano essere coerenti con i desideri espressi dal vostro annuncio e basandomi sulla voce dei blog della vostra azienda, penso davvero di essere destinato ad essere un nella vostra azienda.”

E questo è uno buono:
“Ho buone capacità ed esperienza in e vi sarei molto grato se mi consideraste per qualsiasi posizione adatta.”

Ricorda, se la tua lettera di richiesta sembra facile da leggere, ha più possibilità di essere letta!
Aggiungi una call to action. Metti l’azione nelle tue lettere di richiesta ovunque sia possibile. Il modo più semplice è usare verbi d’azione e la voce attiva piuttosto che passiva.
Convincere ma non pretendere. Non trattate i vostri destinatari come se vi dovessero qualcosa. Invece, catturate l’attenzione del lettore menzionando un terreno comune e sottolineate i benefici dell’agire.
Non siate pesanti. Date ai lettori tutte le informazioni necessarie e dite esattamente cosa volete che facciano. Semplifica il lavoro per la persona che deve rispondere – includi informazioni di contatto, numeri di telefono diretti, fornisci link o allega file, qualunque cosa sia appropriata
Scrivi in modo amichevole e fai appello ai sentimenti del lettore. Anche se stai scrivendo una lettera d’affari, non essere superfluo per gli affari. Le lettere amichevoli fanno amicizia, quindi scrivi le tue lettere di richiesta in modo amichevole come se stessi parlando con un tuo vero amico o un vecchio conoscente. Siamo tutti esseri umani, e può essere una buona idea fare appello all’umanità, alla generosità o alla simpatia del tuo corrispondente.
Rimani educato e professionale. Anche se state scrivendo una richiesta di cancellazione di un ordine o una lettera di reclamo, rimanete educati e cortesi, indicate semplicemente il problema, fornite tutte le informazioni pertinenti e assicuratevi di evitare minacce e calunnie.
Attenzione alla grammatica! Riformulando un noto detto – “la grammatica conta per la prima impressione”. Una cattiva grammatica come le cattive maniere possono rovinare tutto, quindi assicurati di correggere tutte le lettere d’affari che invii.
Rivedi prima di inviare. Quando hai finito di comporre la lettera, leggila ad alta voce. Se il tuo punto chiave non è chiaro, scrivilo di nuovo. È meglio investire un po’ di tempo nella riscrittura e ottenere una risposta, piuttosto che fare in fretta e avere la tua lettera buttata via in un cestino subito.

E infine, se hai ottenuto una risposta alla tua lettera di richiesta o l’azione desiderata è stata presa, non dimenticare di ringraziare la persona. Qui puoi trovare esempi di lettere di ringraziamento per tutte le occasioni.

Campioni di lettere di richiesta

Di seguito troverai alcuni esempi di lettere di richiesta per diverse occasioni.

Esempio di lettera di richiesta di raccomandazione

Caro signor Brown:

Spero che lei stia bene. Ho un caldo ricordo della sua notevole leadership e del suo sostegno agli insegnanti durante il mio impiego alla XYZ High School.

In questo momento, sto facendo domanda al distretto scolastico XYZ e mi è richiesto di presentare tre lettere di raccomandazione. Le scrivo per chiederle se vorrebbe scrivere una lettera di raccomandazione a mio nome.

Vorrei fornirle alcune informazioni di base che potrebbero aiutarla, qualora decidesse di scrivere questa lettera <le sue informazioni di base>.

In allegato troverà una copia del mio curriculum più recente. Non esitate a contattarmi se avete bisogno di ulteriori informazioni. Non vedo l’ora di sentirti e ti ringrazio in anticipo per il tuo tempo.

Richiesta di informazioni

Grazie per aver inviato il tuo curriculum in risposta alla < posizione> che abbiamo pubblicizzato. Oltre al tuo curriculum, abbiamo anche bisogno di tre referenze e di una lista di datori di lavoro precedenti per gli ultimi tre anni, insieme ai loro numeri di telefono.

La nostra politica è quella di esaminare a fondo il background di ogni candidato al fine di selezionare la persona più adatta per questo lavoro.

Grazie per la tua assistenza. Non vediamo l’ora di avere tue notizie.

Richiesta di referenze

< Il candidato> si è candidato presso la nostra azienda per una posizione nel nostro <dipartimento>. Lui/lei ha fatto il tuo nome come referenza. Sarebbe così gentile da fornirci la sua valutazione scritta di questa persona.

Siate certi che la vostra risposta sarà trattata con riservatezza. Grazie in anticipo.

Richiesta di donazione

Le invio questo come membro della nostra comunità. Sono sicuro che tu apprezzi il fatto di vivere in un quartiere così tranquillo e pacifico, proprio come me.

Sai, a volte per mantenere la propria comunità tranquilla e pacifica si deve agire. Come forse sapete, il nostro comitato comunitario locale si è riunito negli ultimi due mesi per cercare di trovare il modo di ridurre il tasso di effrazione nella nostra zona. La settimana scorsa hanno rilasciato le loro raccomandazioni su come combattere al meglio questo problema.

La loro raccomandazione principale richiede un aumento della polizia e delle pattuglie di sicurezza per integrare il programma locale di sorveglianza del vicinato. Sfortunatamente, l’importo necessario non è incluso nello stanziamento di bilancio comunale di quest’anno.

Quindi, come membro preoccupato di questa comunità ho deciso che la mia azienda donerà $ per ogni $ raccolto nella comunità per coprire i costi aggiuntivi di sicurezza. Vi invito ad unirvi a me oggi nel sostenere questa degna causa per il nostro bene comune.

Per fare la vostra donazione oggi potete passare in uno dei nostri due negozi e depositare la vostra donazione nelle scatole fornite vicino alle casse. Se non puoi venire al negozio, manda un assegno o un vaglia, intestato a “XYZ” e spediscilo all’indirizzo sopra indicato.

Grazie in anticipo.

Richiesta di un favore

Ti scrivo per chiederti un favore che spero tu possa fare per me.

Tra meno di tre mesi farò l'< Esame>, con la speranza di entrare nella <Università o Collegio>, dove hanno il miglior programma di scuola di specializzazione per il corso che mi interessa.

La scuola dà molta importanza al successo di uno studente nell’esame, ed è per questo che mi sento estremamente sotto pressione per ottenere un punteggio superiore alla media nel Graduate Record Examination.

Perché ti sei recentemente laureato in <scienza>, sei naturalmente la prima persona a cui ho pensato quando ho considerato chi avrei potuto avvicinare per assistermi. Non ti chiedo troppo tempo, apprezzerei molto qualsiasi suggerimento tu possa darmi e qualche lezione sulle <sezioni>, che mi sembrano i miei punti più deboli.

Spero che tu mi dia una risposta positiva. Grazie in anticipo.

Richiesta di restituzione/sostituzione del prodotto

Il <data> ho effettuato un ordine per il < prodotto>, ricevuto il <data>. Ho scoperto che il prodotto acquistato ha il seguente problema: <aggiungere dettagli>

Siccome il prodotto da voi consegnato non è di qualità soddisfacente < non è adatto allo scopo>, Ho il diritto di farlo < riparare/sostituire> e vi chiedo di confermare che lo farete entro i prossimi sette giorni. Vi chiedo inoltre di confermare se organizzerete il <dell’articolo> per il ritiro o mi rimborserete le spese di restituzione.

Sono ansioso di ricevere le vostre proposte soddisfacenti per risolvere il mio reclamo entro sette giorni dalla data di questa lettera.

*****

E questo è tutto per oggi. Speriamo che queste informazioni vi aiutino a comporre lettere commerciali correttamente formattate in generale e lettere di richiesta persuasive in particolare, e ad ottenere sempre la risposta desiderata. Grazie per aver letto!

Heading