毎週行われるスタッフミーティングに出席するのが嫌になったことはありませんか？ ペンを振り回し、スマートフォンを覗きたくなるのを我慢しながら、「他にやることがたくさんあるのに、なんであそこにいるんだろう」と思いながら座っていることはありませんか？ さらに悪いことに、あなたはテーブルの先頭に立って会議をリードし、他の人が無関心であることを観察していませんか？ あなただけではありません。 不適切に管理された会議は、生産性を低下させ、従業員の士気を高めることはできません。
7 Tips For Effective Meetings
Establish the meeting’s objective
ミーティングアラートを送り、カレンダーに書き込む前に、なぜミーティングを開きたいのかを自問し、目的を決めましょう。 経営陣が交代したことを社員に知らせるための会議なのか？ プロジェクトに関する意思決定なのか？ 新しいビジネス戦略のためのブレインストーミングなのか？
会議の目的を伝える
会議に他の人を招待するときは、会議の目的を明確にしてください。 これにより、あなたが集中できるだけでなく、社員は資料や意見を準備して会議に参加することができます。
出席者を厳選する
自分や仕事に関係のない会議に出席することを良しとする人はいません。 本当に必要な人は誰なのか、その理由は何なのかを見極めましょう。 誰の意見が必要なのか？ どの同僚が参加しなければならないのか、その問題について質問がありそうなのか。 議論された内容を単に知らされる必要のある人がリストに入っている場合は、その人のためにもリストから外しましょう。 その人にはフォローアップのメールを送れば、簡単に更新できます。
会議のアジェンダを作成する必要があります
会議のアジェンダを設定せずに会議を開催することは、ヨットに乗り込み、行きたいところに風が吹いてくれるのを期待するようなものです。 文字通り、海で迷子になってしまうのです。 会議のアジェンダは、最終目的地へと導いてくれます。 議論されるトピックと、他の参加者がいる場合は誰が各項目を担当するのかを記載します。
Stick to Your Plan
どんなに綿密に計画された会議でも、議論が脱線したり、余計な話になったりすると、うまくいかなくなります。 これが、ほとんどの会議が目的を達成できない理由であり、軌道に乗らないのです。 会議を始める前に、グランドルールを決め、各議題や会議全体の時間配分を決めておきましょう。 例えば、「今日はお集まりいただきありがとうございます。 皆さんの時間は貴重なので、この会議を1時間以内に終わらせることが私の目標です。 今回の会議は1時間以内に終わらせることを目標としていますので、目の前の議題に集中し、他の議題についての議論は後回しにしましょう。
議論を独占したり、議題以外のトピックを紹介したりしている人を呼び戻します。
視覚的な支援は、携帯電話や時計に気を取られず、全員が会議に集中するために大いに役立ちます。 部屋の前のスマートボードにアジェンダを掲示する。
会議のまとめ
会議を終えて、同僚と全く違う感想を持ったことはありませんか？ このようなことがないように、24時間以内にフォローアップのメールを送りましょう。 サマリー、重要なトピック、割り当てられたタスク、期限を明記します。