Fürchten Sie sich davor, an der wöchentlichen Mitarbeiterbesprechung teilzunehmen? Ertappen Sie sich manchmal dabei, wie Sie dort sitzen, Ihren Stift herumwirbeln, der Versuchung widerstehen, auf Ihr Smartphone zu schauen und sich fragen, warum um alles in der Welt Sie dort sind, wenn Sie so viele andere Dinge zu tun haben? Oder noch schlimmer, Sie sitzen am Kopf des Tisches und leiten das Meeting, während Sie das Desinteresse der anderen beobachten? Sie sind nicht allein. Schlecht geleitete Meetings sind ein Produktivitätskiller und tragen sicherlich nicht zur Arbeitsmoral bei. Verabschieden Sie sich von diesen langweiligen Meetings und lernen Sie, wie Sie effektive Meetings durchführen, die Mitarbeiter engagiert und motiviert zurücklassen.
7 Tipps für effektive Meetings
Bestimmen Sie das Ziel des Meetings
Bevor Sie eine Meeting-Benachrichtigung verschicken und es in Ihren Kalender eintragen, fragen Sie sich, warum Sie ein Meeting abhalten wollen und bestimmen Sie das Ziel. Handelt es sich um ein Meeting, um die Mitarbeiter über einen Wechsel im Management zu informieren? Treffen Sie eine Entscheidung über ein Projekt? Ist es eine Brainstorming-Sitzung für eine neue Geschäftsstrategie? Stellen Sie sicher, dass es für Ihr Ziel notwendig ist, die Mitarbeiter in einem Raum zu versammeln, um von Angesicht zu Angesicht zu diskutieren und zu interagieren; wenn der Zweck des Meetings ein Status-Update ist, ist es vielleicht besser, eine Gruppen-E-Mail zu versenden, um die Zeit aller zu nutzen.
Kommunizieren Sie den Zweck des Meetings
Wenn Sie andere zu Ihrem Meeting einladen, seien Sie sich über den Zweck des Meetings im Klaren. So bleiben nicht nur Sie fokussiert, sondern auch die Mitarbeiter, die entweder mit Unterlagen oder mit Gedanken zum Thema vorbereitet am Meeting teilnehmen. Kommunikation ist essentiell für ein effektives Meeting.
Wählen Sie die Teilnehmer aus
Niemand schätzt es, an einem Meeting teilzunehmen, das keinen Bezug zu ihm oder seiner Arbeit hat. Bestimmen Sie, wer wirklich dabei sein muss und warum. Wessen Input brauchen Sie? Welche Kollegen müssen teilnehmen und werden wahrscheinlich Fragen zu dem Thema haben? Wenn jemand auf Ihrer Liste steht, der einfach nur darüber informiert werden muss, was besprochen wurde, dann tun Sie ihm einen Gefallen und nehmen Sie ihn von der Liste. Sie können leicht mit einer Folge-E-Mail auf den neuesten Stand gebracht werden. Zeit ist wertvoll und kein Arbeitgeber möchte die Produktivität negativ beeinflussen, indem er Mitarbeiter an Meetings teilnehmen lässt, die unnötig sind.
Sie müssen eine Meeting-Agenda erstellen
Ein Meeting ohne eine festgelegte Meeting-Agenda abzuhalten ist so, als ob man in ein Segelboot steigt und hofft, dass der Wind einen dorthin trägt, wo man hin will. Sie werden – im wahrsten Sinne des Wortes – auf dem Meer verloren sein. Ihre Meeting-Agenda wird Sie zu Ihrem endgültigen Ziel führen. Geben Sie die Themen an, die besprochen werden sollen, und wer die einzelnen Punkte ansprechen wird, falls andere Personen daran teilnehmen. Schicken Sie die Tagesordnung im Voraus per E-Mail an die Teilnehmer, damit jeder weiß, was ihn erwartet und vorbereitet ist.
Halten Sie sich an Ihren Plan
Auch das am besten geplante Meeting kann schief gehen, wenn die Diskussion entgleist und sich in tangentiale Themen verirrt. Das ist der Grund, warum die meisten Meetings ihr Ziel verfehlen – sie bleiben nicht in der Spur. Legen Sie zu Beginn Ihres Meetings Grundregeln und ein bestimmtes Zeitkontingent für jeden Punkt auf der Tagesordnung sowie für das gesamte Meeting fest. Zum Beispiel: „Danke, dass Sie heute gekommen sind. Die Zeit aller ist wertvoll und es ist mein Ziel, dieses Meeting auf weniger als eine Stunde zu beschränken. Lassen Sie uns bei den vorliegenden Punkten bleiben und die Diskussion über andere Themen für einen späteren Zeitpunkt reservieren.“ Zügeln Sie jeden, der die Diskussion an sich reißt oder Themen einbringt, die nicht auf der Tagesordnung stehen.
Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange
Visuelle Hilfsmittel tragen dazu bei, dass sich alle auf das Meeting konzentrieren und nicht auf ihr Handy oder die Uhr. Hängen Sie die Tagesordnung auf einem Smart Board im vorderen Teil des Raumes aus. Projizieren Sie Visualisierungen auf einen großen Bildschirm mit Hilfe eines Computers; alles, um die Augen vorne zu halten.
Zusammenfassung des Meetings
Haben Sie schon einmal ein Meeting verlassen und eine völlig andere Erkenntnis als Ihr Kollege gehabt? Stellen Sie sicher, dass dies bei Ihrem Meeting nicht passiert, indem Sie innerhalb von 24 Stunden eine Nachbereitung per E-Mail versenden. Fügen Sie eine Zusammenfassung ein, heben Sie die wichtigsten angesprochenen Themen und Aufgaben hervor und geben Sie Fristen an. Das rechtzeitige Versenden stellt sicher, dass die Teilnehmer nicht in die falsche Richtung gehen.