Czy boisz się uczestniczyć w cotygodniowym spotkaniu pracowników? Czy zdarza Ci się siedzieć tam, kręcić długopisem i opierać się pokusie zerknięcia na smartfona, zastanawiając się, dlaczego tam jesteś, skoro masz tyle innych rzeczy do zrobienia? Albo, co gorsza, siedzisz u szczytu stołu i prowadzisz spotkanie, obserwując brak zainteresowania innych? Nie jesteś sam. Źle zarządzane spotkania są zabójcą produktywności i z pewnością nie pomagają morale pracowników. Pożegnaj się z tymi nudnymi spotkaniami i dowiedz się, jak prowadzić efektywne spotkania, które pozostawiają pracowników zaangażowanych i zmotywowanych.
7 wskazówek dotyczących efektywnych spotkań
Określ cel spotkania
Przed wysłaniem powiadomienia o spotkaniu i wpisaniem go do kalendarza, zadaj sobie pytanie, dlaczego chcesz zorganizować spotkanie i określ jego cel. Czy jest to spotkanie mające na celu zapoznanie pracowników ze zmianami w kierownictwie? Czy podejmujesz decyzję dotyczącą projektu? Czy jest to sesja burzy mózgów na temat nowej strategii biznesowej? Upewnij się, że zebranie pracowników w pomieszczeniu w celu bezpośredniej dyskusji i interakcji jest konieczne do osiągnięcia celu; jeśli celem spotkania jest aktualizacja statusu, być może wysłanie grupowej wiadomości e-mail jest lepszym sposobem wykorzystania czasu wszystkich osób.
Przekaż cel spotkania
Zapraszając innych na spotkanie, jasno określ jego cel. Dzięki temu nie tylko Ty będziesz skoncentrowany, ale również pracownicy będą mogli uczestniczyć w spotkaniu przygotowani, czy to z dokumentami, czy też z przemyśleniami na temat omawianej sprawy. Komunikacja jest niezbędna do efektywnego spotkania.
Bądź selektywny w kwestii uczestników
Nikt nie docenia uczestnictwa w spotkaniu, które nie ma związku z nim lub jego pracą. Określ, kto naprawdę musi tam być i dlaczego. Czyjego wkładu potrzebujesz? Którzy współpracownicy muszą wziąć udział i prawdopodobnie będą mieli pytania dotyczące sprawy? Jeśli ktoś jest na twojej liście, że po prostu musi być poinformowany o tym, co zostało omówione, to zrób im przysługę i usuń ich z listy. Można ją łatwo uaktualnić za pomocą kolejnego e-maila. Czas jest cenny i żaden pracodawca nie chce negatywnie wpływać na produktywność pracowników siedzących na spotkaniach, które są niepotrzebne.
Musisz stworzyć agendę spotkania
Otrzymywanie spotkania bez ustalonej agendy spotkania jest jak wchodzenie do żaglówki i nadzieja, że wiatr zabierze cię tam, gdzie chcesz iść. Będziesz – dosłownie – zagubiony na morzu. Twoja agenda spotkania poprowadzi Cię do ostatecznego celu. Uwzględnij tematy do omówienia i kto będzie zajmował się każdym z nich, jeśli inne osoby biorą udział w spotkaniu. Wyślij e-mail z agendą do uczestników z wyprzedzeniem, aby każdy wiedział, czego się spodziewać i był przygotowany.
Trzymaj się swojego planu
Nawet najlepiej zaplanowane spotkanie pójdzie źle, jeśli dyskusja się wykolei i zejdzie na tematy styczne. Dlatego właśnie większość spotkań nie osiąga swojego celu – nie trzymają się wyznaczonego toru. Na początku spotkania ustal podstawowe zasady i określony czas przeznaczony na każdy punkt programu oraz na całe spotkanie. Na przykład: „Dziękuję za przybycie. Czas każdego z was jest cenny i moim celem jest, aby to spotkanie nie trwało dłużej niż godzinę. Pozostańmy przy omawianych punktach i zarezerwujmy dyskusję na inne tematy na późniejszy czas. Wycofaj każdego, kto monopolizuje dyskusję lub wprowadza tematy, których nie ma w porządku obrad.
Pozostań zaangażowany
Pomoc wizualna to długa droga do tego, aby wszyscy skupili się na spotkaniu, a nie na swoich telefonach czy zegarze. Umieść porządek obrad na tablicy Smart Board w przedniej części sali. Wyświetlaj wizualizacje na dużym ekranie za pomocą komputera; wszystko, aby utrzymać wzrok z przodu.
Podsumowanie spotkania
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wyjść ze spotkania i mieć zupełnie inne wnioski niż Twój kolega? Upewnij się, że tak się nie stanie w przypadku Twojego spotkania, wysyłając e-mail z podsumowaniem w ciągu 24 godzin. Zawrzyj w nim podsumowanie, podkreśl najważniejsze poruszone tematy, przydzielone zadania i wskaż terminy. Wysłanie tego w odpowiednim czasie sprawi, że uczestnicy spotkania nie pójdą w złym kierunku.