Vindt u het ook zo vreselijk om de wekelijkse personeelsvergadering bij te wonen? Zit u daar ook wel eens met uw pen te draaien, weerstaat u de verleiding om op uw smartphone te kijken en vraagt u zich af waarom u daar in hemelsnaam zit terwijl u zoveel andere dingen te doen hebt? Of erger nog, zit u aan het hoofd van de tafel de vergadering te leiden terwijl u de desinteresse van anderen gadeslaat? U bent niet de enige. Slecht geleide vergaderingen zijn een productiviteitskiller en ze zijn zeker niet bevorderlijk voor het moreel van werknemers. Neem afscheid van die saaie vergaderingen en leer hoe u effectieve vergaderingen kunt houden die uw werknemers betrokken en gemotiveerd houden.
7 tips voor effectieve vergaderingen
Stel het doel van de vergadering vast
Voordat u een vergadering alert verstuurt en in uw agenda zet, vraag uzelf dan af waarom u een vergadering wilt houden en bepaal het doel. Is het een vergadering om werknemers op de hoogte te brengen van een verandering in het management? Neemt u een beslissing over een project? Is het een brainstormsessie voor een nieuwe bedrijfsstrategie? Wees er zeker van dat het samenbrengen van medewerkers in een ruimte voor een persoonlijke discussie en interactie noodzakelijk is voor uw doel; als het doel van de vergadering een status update is, is het versturen van een groeps e-mail misschien een beter gebruik van ieders tijd.
Communiceer het doel van de vergadering
Wanneer u anderen uitnodigt voor uw vergadering, wees dan duidelijk over het doel van de vergadering. Dit houdt niet alleen uw aandacht vast, maar zorgt er ook voor dat werknemers goed voorbereid de vergadering bijwonen, hetzij met documenten, hetzij met gedachten over de zaak die aan de orde is. Communicatie is essentieel voor een effectieve vergadering.
Selectief zijn over de deelnemers
Niemand waardeert het om een vergadering bij te wonen die niets met hen of hun werk te maken heeft. Bepaal wie er echt bij moet zijn en waarom. Wiens inbreng heb je nodig? Welke collega’s moeten deelnemen en zullen waarschijnlijk vragen hebben over de zaak? Als er iemand op uw lijst staat die alleen maar op de hoogte moet worden gebracht van wat er is besproken, doe hem dan een plezier en haal hem van de lijst. Ze kunnen gemakkelijk op de hoogte worden gehouden met een follow-up e-mail. Tijd is kostbaar en geen enkele werkgever wil de productiviteit negatief beïnvloeden door werknemers te laten deelnemen aan vergaderingen die niet nodig zijn.
U moet een vergaderagenda maken
Een vergadering houden zonder een vaste vergaderagenda is net zoiets als in een zeilboot stappen en hopen dat de wind je brengt waar je heen wilt. U zult – letterlijk – verdwalen op zee. Uw vergaderagenda zal u naar uw eindbestemming leiden. Vermeld de onderwerpen die moeten worden besproken en wie elk punt zal behandelen als er anderen aan deelnemen. Stuur de agenda van tevoren per e-mail naar de deelnemers, zodat iedereen weet wat hij kan verwachten en voorbereid is.
Blijf bij uw plan
Zelfs de best geplande vergadering kan ontsporen als de discussie ontspoort en afdwaalt naar afgeleide onderwerpen. Dit is de reden waarom de meeste vergaderingen hun doel niet bereiken – ze blijven niet op koers. Stel aan het begin van uw vergadering basisregels op en een bepaalde tijd voor elk agendapunt en voor de vergadering als geheel. Bijvoorbeeld: “Dank u voor uw komst vandaag. Ieders tijd is kostbaar en het is mijn doel om deze vergadering tot minder dan een uur te beperken. Laten we ons beperken tot de onderwerpen die aan de orde zijn en de bespreking van andere onderwerpen uitstellen tot een later tijdstip. Laat iedereen uitpraten die de discussie monopoliseert of onderwerpen introduceert die niet op de agenda staan.
Blijf erbij
Visuele hulpmiddelen helpen om iedereen op de vergadering gericht te houden en niet op hun telefoon of de klok. Hang de agenda op een Smart Board vooraan in de zaal. Projecteer visuals op een groot scherm met behulp van een computer; alles om de ogen vooraan te houden.
Samenvatten van de vergadering
Ergens een vergadering verlaten met een totaal andere indruk dan je collega? Zorg ervoor dat dit bij uw vergadering niet gebeurt door binnen 24 uur een follow-up te e-mailen. Voeg een samenvatting toe, benadruk de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen, de taken die zijn toegewezen en geef deadlines aan. Als u dit op tijd verstuurt, weet u zeker dat de deelnemers niet de verkeerde kant op gaan.