Evenementsponsoring kan een evenement maken of breken. Dit artikel bevat best practices voor het vinden en verkrijgen van de juiste partnerschappen in 2021 en daarna.
De cijfers liegen er niet om: bedrijven investeren steeds meer in professionele evenementen. Meer dan 41% van de marketeers is van mening dat eventmarketing het meest effectieve kanaal is om bedrijfsresultaten te stimuleren.
Sponsoring is altijd al een uitdaging geweest voor eventplanners, en de verschuiving naar virtuele events heeft het nog moeilijker gemaakt. 37% van de eventprofessionals is het er zelfs mee eens dat het bieden van toegevoegde waarde voor hun sponsors een uitdaging is bij het plannen van virtuele events. Organisatoren hebben weinig vertrouwen in hun vermogen om waarde te creëren voor hun sponsors, met een gemiddelde vertrouwenswaarde van slechts 6,5.
Nadat evenementen een steeds groter deel van de marketingbudgetten in de verschillende sectoren in beslag nemen, is één ding zeker: sponsors van evenementen zullen een cruciale rol spelen in de groei.
Of u nu net begint met het opbouwen van uw sponsorprogramma voor evenementen, of dat u op zoek bent naar nieuwe strategieën voor het aantrekken en behouden van huidige evenementsponsors, dit artikel is voor u.
In deze gids leert u:
- Wat zijn evenementsponsors
- Waarom zijn evenementsponsors waardevol
- Hoe kunt u uw evenement verbeteren met evenementsponsors
- Vinden van evenementsponsors
- Pitching Event Sponsors
- Tips voor betere Event Sponsorship Pakketten
- Goede Event Sponsorship Pakket Voorbeelden
- Het bieden van ROI voor Sponsors
Wat zijn Event Sponsorships?
Laten we beginnen met de basis: wat is evenementsponsoring? Een evenementsponsor is een bedrijf dat een evenement steunt, meestal door geld te geven, in ruil voor iets waardevols. Vaak is dit “iets waardevols” in de vorm van meer naamsbekendheid, toegang tot gegevens van bezoekers, spreekbeurten op het evenement, of tickets met korting.
Bedrijven sponsoren evenementen in de hoop hun eigen organisatie vooruit te helpen. Als uw evenement hen daartoe de gelegenheid biedt, zult u waarschijnlijk partners kunnen aantrekken en de vooruitzichten van uw evenement kunnen verbeteren.
Opgemerkt moet worden dat niet alle evenementen verleidelijk zijn voor potentiële sponsors. Interne evenementen bijvoorbeeld bieden zelden genoeg waarde voor andere bedrijven om te investeren in sponsoring van een evenement – hoewel er uitzonderingen zijn.
Sponsors kunnen ook huiverig staan tegenover virtuele evenementen, net zoals eventplanners zich zorgen maken over de waarde die zij aan hun virtuele sponsors bieden. Als u op zoek bent naar ideeën voor het plannen van een evenement waarmee u sponsors kunt aantrekken, bekijk dan deze lijst met virtuele evenementen en conferenties in 2020.
Waarom evenementsponsoring waardevol is
We kennen nu het “wat” als het gaat om evenementsponsoring. Maar hoe zit het met het “waarom”? Waarom zou je tijd en middelen spenderen aan het onderzoeken, contacteren en verzekeren van sponsors voor evenementen? Is het echt nodig?
Het antwoord op die vraag hangt af van je organisatie en het soort evenement dat je van plan bent te organiseren. Maar over het algemeen is het de moeite waard om sponsors te werven, en wel om drie belangrijke redenen.
Budget
Een evenement organiseren is een dure aangelegenheid. Zelden is de kaartverkoop alleen genoeg om quitte te spelen – tenminste niet als de kaartprijzen betaalbaar blijven. Wat moet een evenementenplanner doen? Sponsoring voor evenementen verzekeren. In 2018 bedroegen de uitgaven voor sponsoring volgens Sponsorship.com alleen al in Noord-Amerika meer dan 24 miljard dollar.
In 2021 denkt bijna 58% van de eventmarketeers dat hun eventbudget zal dalen. Als hun voorspellingen kloppen, zullen evenementplanners het nog moeilijker krijgen om sponsors te vinden om hun evenementen te financieren, of het nu in-person of virtueel is.
Het veiligstellen van sponsordollars voor evenementen stelt u in staat een financieel levensvatbaar evenement te plannen en de ticketprijzen laag te houden, waardoor meer aanwezigen kunnen komen. En met de recente verschuiving naar virtueel biedt bijna 80% van de organisatoren gratis registratie aan hun deelnemers, wat de drempel verlaagt en dus een groter bereik betekent voor evenementplanners.
Om dieper in de budgettering voor uw evenementen te duiken, kunt u de Budgetteringsgids voor evenementen 2021 raadplegen.
Credibility
Eerlijk gezegd, als alles gelijk is, gaat u dan liever naar een evenement zonder sponsors of naar een evenement dat wordt gesponsord door Amazon? De meesten van ons zouden liever het evenement bijwonen dat door Amazon wordt gesponsord, zelfs als beide evenementen door hetzelfde bedrijf worden georganiseerd, over hetzelfde onderwerp gaan en dezelfde sprekers hebben. Waarom? Omdat Amazon een van de grootste bedrijven ter wereld is en als zij besluiten een evenement te sponsoren, dan moet het wel goed zijn.
Hoewel een samenwerking met een bedrijf als Amazon misschien wat ver gaat, zal het zorgen voor bekende en gerespecteerde merken in het vakgebied van uw organisatie om uw evenement te sponsoren direct geloofwaardigheid verlenen en waarschijnlijk het aantal registraties verhogen.
Andere bronnen
Tot slot kunnen sponsors uw evenement voorzien van andere bronnen en extra’s dan alleen geld en geloofwaardigheid. Bijvoorbeeld, misschien werkt uw evenement samen met een lokaal restaurant. In ruil voor het promoten van hun bedrijf bij alle deelnemers, mogen jullie hun ruimte gebruiken en zorgen zij voor een verzorgde lunch.
Een ander voordeel dat sponsorende bedrijven kunnen bieden, is een grotere zichtbaarheid van je evenement. Stel dat een klant van een sponsorbedrijf door de social media feed van die sponsor bladert en ziet dat hij met u samenwerkt. De klant kan besluiten uw evenement bij te wonen omdat hij het sponsorbedrijf vertrouwt.
“Sponsorverkoop is een groot aandachtspunt voor ons omdat dat herhaalbare inkomsten zijn die jaar na jaar kunnen worden verlengd.”
– Dayna Rothman, auteur van Lead Generation for Dummies
Hoe uw evenement te verbeteren met evenementsponsoring
Het is tijd om praktisch te worden. Hoe vindt u potentiële evenementsponsors, hoe overtuigt u ze om met u samen te werken en hoe stelt u waardevolle sponsorpakketten samen?
Vinden van evenementsponsors
Het vinden van evenementsponsors is niet zo uitdagend als het lijkt. Om sponsors voor evenementen te vinden, moet u eerst de juiste bedrijven vinden om mee samen te werken. Wij hebben drie tips voor u:
Ken uw evenement
Ten eerste moet u de bijzonderheden van uw evenement kennen en begrijpen. Wat voor soort evenement organiseert u? Wat is uw algemene visie voor uw bijeenkomst en welke doelen hoopt u te bereiken? En wat onderscheidt uw evenement van andere evenementen over soortgelijke onderwerpen?
Dit zijn het soort vragen dat potentiële evenementsponsors u zullen stellen. Denk hier eens over na terwijl je werkt aan je evenementstrategie. Als u de antwoorden weet voordat u merken benadert voor sponsoring, kunt u gemakkelijk antwoorden en alleen tijd besteden aan het benaderen van bedrijven die bij uw evenement passen.
Identificeer de juiste partners
In plaats van elk bedrijf dat u vindt te spammen en hen voorstellen te doen voor sponsoring van uw evenement, raden wij u aan eerst het soort bedrijven te identificeren dat goed bij u zou passen.
Als je bijvoorbeeld een virtuele top voor medische en gezondheidswerkers plant, is een bedrijf als McDonalds misschien niet de juiste boodschap. Maar een bedrijf als Aetna of een andere ziektekostenverzekeraar zou wel eens heel goed kunnen passen.
Tijdens onze recente virtuele top, (Almost) HYBRID, deelde Leanne Pittsford, oprichter van Lesbians Who Tech, hoe zij haar reputatie en haar bedrijf heeft gebouwd op haar waarden. Ze maakt elke beslissing, inclusief sponsors, op basis van de vraag of het vertrouwen opbouwt bij haar publiek en haar boodschap ondersteunt. Leanne geeft zelfs toe dat ze sponsorschappen heeft verloren omdat ze niet goed bij haar merk pasten.
Contact opnemen met organisaties die niet bij het merk van je evenement passen, of die geen geschiedenis hebben in het sponsoren van evenementen is niet productief. Door de tijd te nemen om de juiste partners te vinden, bespaart u tijd en verhoogt u uw slagingskans.
Gebruik online bronnen
Weten wat uw evenement inhoudt en met wat voor soort bedrijven u hoopt samen te werken, is geweldig. Maar je moet er nog steeds op uit gaan om organisaties te vinden die aan je criteria voldoen. Een van de gemakkelijkste manieren om dit te doen is door gebruik te maken van online hulpmiddelen zoals SponsorMyEvent of SponsorPitch. Deze hulpmiddelen maken het gemakkelijk om in contact te komen met potentiële evenementsponsors en hen zelfs een sponsorovereenkomst voor het evenement te sturen als ze goed lijken te passen. Je kunt ook ons werkboek voor virtuele evenementsponsoring raadplegen om je wegwijs te maken in het nieuwe virtuele evenementendomein.
Pitching Event Sponsors
Nu je een lijst met potentiële evenementsponsors hebt gemaakt, is het tijd om ze te pitchen. Het maakt niet uit of je potentiële evenementsponsors mailt of dat je ze belt. Deze drie tips zijn nog steeds essentieel voor uw succes:
Onderzoek Je Doelgroep
Op dit punt (hopelijk!) heb je al een beetje onderzoek gedaan naar je doelpubliek. U weet dat de bedrijven op uw lijst aansluiten bij het onderwerp en de visie van uw evenement en dat elk bedrijf in het verleden evenementen heeft gesponsord. Nu is het tijd om dieper te graven.
Voordat u een bedrijf benadert, moet u proberen te ontdekken:
- De belangrijkste beslisser, hun persoonlijkheidstype, en hun contactgegevens.
- De marketingdoelstellingen van elk bedrijf in kwestie.
- Hoe sponsoring van uw evenement hen kan helpen hun marketingdoelstellingen te halen.
- Of ze wel of niet het budget hebben om uw evenement te sponsoren op de manier die u wenst.
Hoe meer informatie u hebt over elke individuele persoon die u van plan bent te contacteren, hoe beter.
Communiceer waarde
In de laatste tip hebben we gezegd dat u moet weten hoe het sponsoren van uw evenement het bedrijf dat u benadert ten goede zal komen. Als je dit weet, kun je waarde overbrengen, wat je moet doen om partnerschappen veilig te stellen.
Geen enkele organisatie zal je evenement uit de goedheid van haar hart steunen. Er moet een gelijkwaardige uitwisseling van waarde zijn en je moet deze waarde communiceren in je pitch. Om dit te doen, moet je pitch gaan over het bedrijf waarmee je contact opneemt, niet over je evenement en je richten op hoe het hen ten goede komt.
Wanneer je een voorstel schrijft voor sponsoring van een virtueel evenement, wil je je waardevoorstel benadrukken. Sponsors willen weten wat ze eraan hebben.
Voeg ook informatie in zoals hoeveel deelnemers u verwacht te hebben, de demografie van uw publiek, merken die uw evenement in het verleden hebben gesponsord, de ROI die vorige sponsors hebben ontvangen, en alle andere relevante informatie.
Het soort details dat u deelt, zal waarschijnlijk variëren afhankelijk van uw branche, hoe lang uw evenement al loopt en de persoon met wie u contact opneemt. Maar in het algemeen, doe je best om waarde te communiceren.
Het bewijzen van waarde is al moeilijk genoeg voor live evenementen, maar virtueel is het nog uitdagender. Noem de waarde die sponsors zullen zien als ze met uw evenement samenwerken en richt u op de voordelen van een virtueel evenement. De sponsorprospectus voor Open Data Science Conference’s Virtual AI Expo bevat bijvoorbeeld een sectie gewijd aan de redenen dat een virtuele expo eigenlijk een nog betere investering is voor sponsors.
Bron: ODSC
Inclusive Social Proof
Sociaal bewijs in de vorm van testimonials van eerdere partners kan een heel eind komen in het overtuigen van een merk om uw evenement te sponsoren. Net zoals we allemaal productreviews lezen voordat we een online aankoop doen, willen potentiële sponsors weten of eerdere partners een goede ervaring hadden met jouw merk en het sponsorschap een waardevolle investering vonden.
Als je de mogelijkheid hebt, overweeg dan om een stapje verder te gaan en volledige case studies te maken met je topsponsors. Dat is wat TED heeft gedaan. Hun casestudy met de oude evenementpartner Rolex is een goed voorbeeld. Het heeft de jaarlijkse conferentie geholpen andere sponsors aan zich te binden door de positieve ROI te laten zien die Rolex heeft ontvangen van het partnerschap.
“We proberen echt samen te werken met sponsors om hun doelen te bereiken, terwijl we tegelijkertijd de redactionele onafhankelijkheid behouden. Veel van deze sponsors willen niet alleen een sponsorsticker op een evenement plakken. Ze willen iets doen dat een echt conversatie-element bevat.”
– Mike Butcher, oprichter van The Europas
Best Practices for Building Partnerships with Sponsors
De sleutel tot zowel het pitchen als het samenwerken met sponsors komt neer op communicatie. Als je begint te werken met sponsors, is het belangrijk om een gemeenschappelijke taal te hebben. Hierdoor kun je je richten op de belangrijkste zakelijke doelen en resultaten die beide partijen succesvol maken.
Z Vasil Azarov van de Growth Marketing Conference richt zich bijvoorbeeld op het opbouwen van wederzijds voordelige partnerschappen en co-sponsorprogramma’s. Dit omvat het verstrekken van een overzicht van mogelijkheden voor extra exposure, samenwerking op het gebied van content zoals webinars, het inzetten van een partner als co-sponsor van direct mail-campagnes, en initiatieven die plaatsvinden op de beursvloer.
Het bevorderen van een samenwerkingsomgeving helpt ook om goede relaties te onderhouden met belangrijke sponsors van huidige en komende evenementen.
“Het belangrijkste element van het opbouwen van een succesvolle relatie is om ervoor te zorgen dat je je kracht gebruikt om het een win voor zowel jou als je partner te maken.”
– Vasil Azarov, Growth Marketing Conference
Je kunt ook software vinden om je te helpen communiceren met je sponsors en een naadloze ervaring voor hen te creëren om met je samen te werken. Bizzabo heeft bijvoorbeeld onlangs onze partner- en sprekersbeheeroplossing gelanceerd, waarmee het makkelijker dan ooit is om je sponsors te beheren.
Tips voor betere sponsorpakketten voor evenementen
Om je inspanningen voor sponsoring van je evenement echt in een hogere versnelling te zetten, moet je verschillende sponsorpakketten aanbieden. Naarmate meer evenementen virtueel en hybride worden, moeten deze pakketten nog indrukwekkender zijn, omdat het moeilijker is voor potentiële sponsors om zich een voorstelling te maken van uw evenement en de waarde die ze eraan kunnen ontlenen. Waarde bieden aan sponsors, vooral in het virtuele domein, is een uitdaging voor evenementplanners. Bijna 37% van de organisatoren is van mening dat het moeilijker is om sponsors waardevolle kansen te bieden bij virtuele evenementen.
Adele Durham was onlangs bij ons op de IN-PERSON Podcast om enkele voorbeelden te geven van hoe zij waardevolle ervaringen en kansen voor sponsors creëert.
Hier volgen vijf tips om je te helpen een sponsorpakket samen te stellen dat opvalt bij je potentiële partners.
Inclusiveer verschillende sponsorniveaus
Als je sponsorpakketten samenstelt voor je evenement, overweeg dan om meerdere niveaus (ten minste drie) van sponsoring te creëren, elk uitgerust met verschillende voordelen en verkocht tegen verschillende prijspunten. Bijvoorbeeld:
- Het Bronzen Pakket: $1.000 – Uw bedrijfslogo op al het marketingmateriaal van het evenement, een gegarandeerde digitale sponsorpagina, een virtueel sponsorgeschenk, plaatsing van de sponsor in de lagere derden, 30-seconden promovideo voorafgaand aan de keynote-sessie.
- Het Zilveren Pakket: $2.500 – Alles in het Bronzen Pakket + gemerkte overgangen tussen video’s en/of sessies. (Slechts 25 beschikbaar.)
- Het gouden pakket: $5.000 – Alles uit het bronzen en zilveren pakket + een virtuele lounge genoemd naar uw bedrijf. (Slechts 10 beschikbaar.)
Hoe meer geld een organisatie betaalt, hoe meer voordelen zij ontvangen. U kunt ook verschillende pakketten maken voor bedrijven in tegenstelling tot individuen, kortingen geven wanneer meerdere tickets tegelijk worden gekocht, en nog veel meer.
Kijk maar eens hoe Gainsight sponsoringniveaus aanbood bij Pulse for Product 2020. Dit is een goed voorbeeld van het gebruik van de eerder genoemde pakketniveaus.
Bron: Gainsight
Creëer unieke kansen
Er zijn veel verschillende manieren om waarde toe te voegen aan uw sponsorpakketten. Een paar ideeën voor sponsoring zijn het garanderen van een spreeksessie voor de CEO van een sponsorbedrijf, partners toestaan hun bedrijfsnaam op de breakout-ruimtes te zetten en het logo van een sponsor opnemen in de swagbags die elke aanwezige krijgt.
Bron: Vela Agency
Maar om uw pakketten echt te superchargen en organisaties te verleiden om voor duurdere sponsoringopties te kiezen, moet u unieke kansen creëren.
Hier zie je een goed voorbeeld van hoe Adele Durham haar persoonlijke ideeën heeft vertaald naar een virtuele manier om haar sponsors deze waardevolle ervaringen te bieden.
“We hebben foodtrucks ingezet bij onze award-evenementen, zodat je bij het verlaten van Cipriani op weg naar buiten een gegrilde kaas en wat tater tots kunt krijgen. Een groot succes. Oke, je gaat niet in staat zijn om dat te doen wanneer het een virtueel evenement is. Dus hebben we gekeken naar het weggeven van Grubhub vouchers. Dus als het evenement is afgelopen, krijgen alle aanwezigen een Grubhub-bon van $15 om hun late night snack te halen.”
Het belangrijkste is om creatief te zijn en na te denken over manieren waarop je je kunt onderscheiden van andere aanbiedingen die sponsors misschien zien.
Maak het duidelijk
Bron: Dreamforce Sponsorship Prospectus
Uw sponsorpakketten voor evenementen zullen alleen verkopen als potentiële sponsors precies begrijpen wat ze zullen ontvangen zodra ze een aankoop doen. Ze moeten ook weten hoe ze voor elk pakket in aanmerking kunnen komen. Duidelijkheid is hier absoluut je vriend.
Spreek elk pakketvoordeel, extraatje en vereiste uit in kristalheldere taal. Potentiële sponsors zouden nooit moeten hoeven gissen naar wat ze ontvangen in ruil voor een deel van het budget van hun bedrijf. Dit geldt vooral bij de verkoop van sponsoring voor grote bedragen.
Dit voorbeeld van SaaStr vertelt sponsors precies wat ze kunnen verwachten en hoeveel het gaat kosten. Er worden zelfs visuele voorbeelden gebruikt, zodat sponsors niet hoeven te gissen of zich een voorstelling hoeven te maken van hoe het eruit zal zien.
Bron: SaaStr
Exclusiviteit verkoopt
Wil je net als SaaStr high-end pakketten verkopen? Maak gebruik van exclusiviteit. Aan de oppervlakte klinkt dit misschien contra-intuïtief. Als 10 mensen SaaStr meer dan een miljoen dollar willen betalen om het evenement te sponsoren, waarom zouden ze er dan maar 6 accepteren?
Er zijn een paar verschillende redenen.
Eerst, het is een simpele wiskundige vergelijking. Er is maar zoveel tijd in een dag en zoveel middelen beschikbaar. SaaStr (en andere bedrijven die high-end sponsorpakketten aanbieden) kunnen maar een beperkt aantal sponsors voldoende waarde bieden. Als ze meer bedrijven zouden laten deelnemen, zou de waarde van het pakket dalen.
Ten tweede kweekt exclusiviteit verlangen. Als mens willen we altijd wat we niet kunnen krijgen. En we voelen ons beter over onszelf als we hebben wat anderen willen maar niet kunnen krijgen. Door je topsponsorpakketten exclusief te maken, vergroot je de kans dat mensen ze willen kopen.
Een andere manier om het exclusiviteitsprincipe te gebruiken, is om bepaalde pakketten “invite-only” te maken. Dat betekent dat bedrijven zich niet kunnen aanmelden voor de beperkte plaatsen, maar dat ze moeten worden uitgenodigd om ze te kopen.
Vooral als je een grotere virtuele conferentie plant, is het creëren van exclusiviteit van groot belang. Hoe groter het evenement, hoe meer sponsordollars u misschien nodig hebt, dus wees niet te gretig om elk aanbod te accepteren, maar geef prioriteit aan het beste partnerschap voor u en uw evenement.
Maak uw sponsorpagina verleidelijk en levendig
Bron: Pulse
Ten slotte, om de kans te vergroten dat bedrijven je evenement willen sponsoren, raden we je aan om de evenementsponsorwebpagina’s op je evenementwebsite verleidelijk en levendig te maken. Sponsors vinden het belangrijk hoe hun merk wordt vertegenwoordigd. Gebruik rijke media-elementen om de pagina, en de manier waarop sponsors erin worden vertegenwoordigd, visueel aantrekkelijk te maken.
Pulse doet het geweldig met het onder de aandacht brengen van sponsormogelijkheden. De jaarlijkse conferentie voor klanten succes professionals heeft een sectie presentatie van hun top sponsors. Elk partnerbedrijf krijgt een logo, een biografie waarin wordt uitgelegd wat het bedrijf doet (als je met de muis over het logo beweegt), en links naar de website en sociale kanalen.
Weten dat hun bedrijf op de website van je evenement wordt vermeld – vooral als je website veel kwaliteitsverkeer ontvangt – kan het extraatje zijn dat een merk overhaalt om met je samen te werken.
Virtuele en hybride evenementen maken meer gebruik van technologie dan in-person evenementen voorheen deden. Meer dan 50% van de organisatoren gelooft dat technologische hulpmiddelen een sleutelrol zullen spelen in het verbinden van sponsors en aanwezigen, zowel virtueel als in persoon. Het is dus belangrijk om een platform te vinden waarmee je een geweldige website kunt maken om sponsors aan te trekken.
Goede voorbeelden voor evenementsponsorpakketten
We hebben je tips gegeven over hoe je betere sponsorpakketten voor evenementen kunt maken. Laten we nu eens kijken naar een paar voorbeelden van sponsorpromotie voor evenementen van merken die deze tips hebben opgevolgd en goed hebben gebruikt. Laat u inspireren.
1. re:Invent by Amazon Web Services (AWS)
Bron: Data Center Knowledge
re:Invent is een grootschalige cloud computing-conferentie die elk jaar door Amazon wordt georganiseerd in Las Vegas, NV. Er zijn workshops, keynote sprekers en hackathons. Wat betreft de mogelijkheden voor sponsoring, Amazon doet een groot werk van het schetsen van de exacte voordelen die partners zullen ontvangen voor elk van hun zeven pakketten en het benadrukken van eerdere sponsor succes. Ze maken duidelijk dat de conferentie van vorig jaar een gemiddelde van 1.800 leads per sponsor opleverde.
Amazon doet ook fantastisch werk met het promoten van unieke ervaringen, inclusief toegang tot leuke, niet-werkgerelateerde activiteiten zoals de re:Play after party en een kroegentocht.
2. GitHub Universe
Bron: GitHub
GitHub Universe is DE conferentie om bij te wonen als je in softwareontwikkeling werkt. Op de sponsoring pagina van het evenement, biedt GitHub Universe gedetailleerde demografische informatie aan, inclusief het type baan, type bedrijf, en locatie details van de deelnemers. Dit maakt het gemakkelijk voor potentiële sponsors om te bepalen hoe een partnerschap zou kunnen zijn. Om dezelfde reden bevatten ze ook meerdere testimonials op de sponsorpagina.
3.Hubspot INBOUND
Bron: HubSpot
Hubspot INBOUND is een van de meest verwachte marketingconferenties. Opgericht rond het idee van inbound marketing, komen business professionals uit elke industrie van over de hele wereld voor meerdere dagen van educatieve sessies, netwerken, en entertainment.
Dit jaar gingen ze virtueel, en ze planden een succesvol online evenement vol inspirerende content en opwindend entertainment.
In hun prospectus voor sponsoring, bevatten ze digitale mockups die potentiële sponsors precies laten zien hoe hun virtuele stand eruit zal zien. Dit is een goed voorbeeld van hoe je sponsors kunt helpen om echt te visualiseren hoe hun virtuele partnerschap eruit zal zien.
Rendement op investering aantonen voor sponsors
We hebben tot nu toe al veel besproken in deze gids. Maar er is één onderwerp dat we nog moeten bespreken: het bewijzen van ROI aan sponsors. Meer dan de helft (54%) van de marketeers heeft moeite met het bewijzen van de ROI. Hoe kun je sponsors laten zien dat een samenwerking met jouw evenement een waardevolle investering is? We hebben een paar ideeën:
Gegevens van het evenement laten zien
Het eerste wat je kunt doen om de waarde te bewijzen, is kijken naar gegevens die tijdens je evenement zijn verzameld. Als u software voor het succes van uw evenement gebruikt, moet u een heleboel gegevens hebben om potentiële partners te verleiden. Van de marketeers die momenteel evenementensoftware gebruiken, hebben de meesten (80%) geen moeite om de ROI aan te tonen.
Een paar metrics om op te nemen zijn:
- Hoeveel aanwezigen waren er op het evenement?
- Hoeveel leads of ontmoetingen heeft elke sponsor ontvangen?
- Hoeveel aanwezigen hebben zich geregistreerd of hebben gesponsorde workshops/sessies bijgewoond?
- Hoeveel bezoekers hebben zich geregistreerd of hebben gesponsorde workshops/sessies bijgewoond?
- Als u een app voor mobiele evenementen gebruikt, hoeveel in-app impressies hebben de sponsors dan ontvangen?
De antwoorden op deze vragen zullen een grote bijdrage leveren aan het bewijzen van de ROI.
Presenteer demografische gegevens van de bezoekers
De demografische gegevens van de bezoekers kunnen andere datapunten verdiepen en uw sponsor ervan verzekeren dat hun investering de moeite waard is. Als een sponsor ziet dat uw evenement gericht is op zijn doelgroep, zal hij veel eerder bereid zijn om in een van uw sponsorpakketten te investeren. En nu de industrie verschuift naar virtuele en hybride evenementen, zien evenementplanners een nog groter publiek. Meer dan 80% is het er zelfs over eens dat een groter publieksbereik het meest positieve effect is dat zij hebben ervaren van virtuele evenementen.
Toon Testimonials van Deelnemers
Net zoals het delen van positieve testimonials van eerdere evenementpartners u kan helpen nieuwe sponsors aan te trekken, kan het delen van testimonials van deelnemers aan een evenement ook een kwalitatief aspect zijn van de ROI van sponsoring. Geef deelnemers de kans om feedback achter te laten met de mobiele evenement-app (als uw evenement er een gebruikt) of in een enquête na afloop van het evenement.
Dit voorbeeld van de Salesforce-Dreamforce 17 sponsorprospectus toont een gedetailleerde uitsplitsing van de deelnemers die sponsors kunnen verwachten te zien. Met deze mate van detail kunnen potentiële partners zien of hun doelgroep overeenkomt met die van u.
Bron: Salesforce Dreamforce 17
Sponsorideeën voor virtuele en hybride evenementen
Met de recente verschuiving in de branche naar virtuele en hybride evenementen zijn er nieuwe mogelijkheden voor sponsoringideeën, dus wees creatief. U kunt bijvoorbeeld lagere derden en andere visuals toevoegen, zoals sponsorlogo’s op overgangsslides of zelfs promovideo’s die tussen sessies worden afgespeeld. Als u op zoek bent naar een unieke virtuele ervaring die spannender is dan een eenvoudig webinar, zijn hier 20 virtuele evenementideeën die u zeker zullen inspireren.
Bedenk welke ervaringen sponsors gewoonlijk ter plaatse hebben en bedenk hoe u ze online dezelfde kans kunt geven. Exposantenstands kunnen virtueel worden gemaakt met landingspagina’s en websites van sponsors of breakoutsessies. U kunt zelfs virtuele giveaways en swag aanbieden, variërend van een digitale giftcard tot het versturen van tastbare marketing zoals een snackbox. Als u een hybride evenement plant, kunt u uw virtuele publiek een geschenk geven, zodat ze zich meer betrokken voelen bij de aanwezigen ter plaatse.
Key Takeaways: Hoe u uw evenement kunt verbeteren met evenementsponsoring
Daar hebt u het, een complete gids voor evenementsponsoring voor 2021. We hebben een heleboel informatie gedeeld. Voel je vrij om deze gids te herlezen als je dat nodig hebt. Op zoek naar een snelle recapitulatie van de belangrijkste tips, trucs en strategieën? Hier zijn onze belangrijkste conclusies:
- Sponsoring van evenementen is waardevol omdat het uw evenement financieel levensvatbaar maakt, geloofwaardigheid verleent en uw evenement mogelijk andere waardevolle extraatjes biedt
- Om sponsors voor uw evenement te vinden, moet u eerst de visie voor uw evenement kennen en weten welke voordelen u potentiële partners kunt bieden voordat u hen een sponsorbrief stuurt
- Wanneer u sponsors voor uw evenement zoekt, onderzoek dan elk bedrijf waarmee u contact wilt opnemen, geef aan welke waarde zij zullen ontvangen en voeg sociaal bewijs toe
- Sponsorpakketten voor evenementen zijn essentieel. Vergeet niet verschillende niveaus met verschillende prijzen toe te voegen, zodat meer bedrijven een kans hebben om deel te nemen. Maak ook pakketten met unieke mogelijkheden, maak duidelijk wat elke partner krijgt, gebruik exclusiviteit in uw voordeel en maak uw sponsorpagina aantrekkelijk
- bewijs de ROI van uw evenement aan sponsors door gegevens van uw evenementen te laten zien, demografische informatie over het publiek te presenteren, en door getuigenissen van aanwezigen op te nemen
- Ten slotte moet u ervoor zorgen dat uw virtuele, persoonlijke of hybride evenementstrategie ook swag bevat om uw publiek te boeien en te vermaken en tegelijkertijd mogelijkheden voor sponsoring te bieden
U hebt nu alles wat u nodig hebt om contact op te nemen met potentiële partners en sponsoring voor uw evenement te regelen.
Opmerking van de redacteur: Dit stuk werd oorspronkelijk gepubliceerd op 22 februari 2019 en is sindsdien bijgewerkt om actueel te zijn met best practices in 2020 en 2021.