Heading

FMLA-fouten kunnen kostbaar zijn

Sinds 1993 hebben bedrijfseigenaren en human resource-professionals gezorgd voor beschermd verlof op grond van de Family Medical Leave Act (FMLA).

Hoewel FMLA al meer dan 20 jaar bestaat, maken veel professionals en managers nog steeds fouten die hun bedrijven in gevaar brengen voor overtredingen en boetes door het Department of Labor.

Recentelijk werd een werkgever beboet met een boete van 200.000 voor het ontslaan van een werknemer ten onrechte tijdens FMLA-verlof.

Het aantal overtredingen van de FMLA neemt helaas toe, niet af. In dit artikel worden enkele van de meest gemaakte fouten behandeld, zodat werkgevers deze kunnen voorkomen.

Niet opstellen van een FMLA-beleid

De FMLA staat werkgevers toe om specifieke richtlijnen te bepalen rond FMLA-verlof. Een van die definities die werkgevers kunnen vaststellen is het FMLA-verlof van 12 maanden.

Werknemers kunnen maximaal 12 weken FMLA-verlof opnemen in een periode van 12 maanden. Werkgevers kunnen echter definiëren of die tijd in een kalenderjaar is, een voortschrijdende 12 maanden terug vanaf de huidige dagen.

Als een werknemer bijvoorbeeld vandaag FMLA-verlof aanvraagt, wordt het beschikbare bedrag gebaseerd op hoeveel tijd hij in de voorgaande 12 maanden heeft gebruikt.

Ten slotte kunnen werkgevers een voortschrijdende periode van 12 maanden hanteren, gerekend vanaf de eerste dag van het FMLA-verlof, die in 12 maanden of een fiscaal jaar wordt teruggezet. Dit is belangrijk omdat, tenzij een werkgever de methode van 12 maanden berekening voor FMLA definieert, werknemers meestal een kalendermethode zullen kiezen.

Dit betekent dat een werknemer technisch gezien de laatste 12 weken van het kalenderjaar vrij kan nemen en de eerste 12 weken van het nieuwe kalenderjaar. Tenzij de werkgever de methoden voor de FMLA-periode van 12 maanden al heeft vastgesteld en aan de werknemers heeft meegedeeld, kunnen werknemers ervoor kiezen om op deze manier verlof op te nemen.

Een ander voorbeeld van FMLA-beleid moet zijn of werknemers al dan niet betaald verlof moeten gebruiken voor FMLA-verlof. FMLA staat werkgevers toe betaald verlof te eisen als onderdeel van FMLA-verlof. Werkgevers moeten dit beleid echter uniform toepassen en werknemers hierover informeren.

Nalaten werknemers op de hoogte te stellen van FMLA-rechten

Veel werkgevers gaan er helaas van uit dat werknemers hun rechten onder FMLA al begrijpen of kennen.

Werkgevers moeten werknemers echter op twee verschillende manieren op de hoogte stellen van hun FMLA-verlofrechten. Ten eerste moeten werkgevers de FMLA-rechten voor werknemers bekendmaken. Dit kan elektronisch gebeuren in een werknemer self-service portal zoals SwipeClock’s of het kan fysiek worden geplaatst op de bedrijfslocatie van de werkgever.

Ten tweede moeten werkgevers nieuwe werknemers bij indiensttreding op de hoogte stellen van hun FMLA-rechten. De kennisgeving kan worden opgenomen in een werknemershandboek, op een formulier, of het kan ook worden verstrekt in een elektronisch formaat. Werknemers zullen niet automatisch weten of een werkgever onder de FMLA valt of wat de werknemer moet doen om hiervoor in aanmerking te komen.

Daarom is het voor werkgevers van vitaal belang om die informatie aan werknemers te verstrekken.

Niet gebruiken van FMLA-formulieren

Naast het informeren van werknemers, moeten werkgevers ook FMLA-formulieren gebruiken voor verlof van werknemers.

Dit helpt ervoor te zorgen dat werkgevers zich aan de FMLA-regels houden en als de werkgever een medische verificatie van het verlof van de werknemer verlangt, zal het gebruik van de officiële formulieren ervoor zorgen dat de werkgever niet om informatie vraagt die verboden is onder de FMLA.

Nalaten te bevestigen wanneer werknemers in aanmerking komen voor FMLA

Werknemers komen in aanmerking voor FMLA-verlof als ze in de voorgaande 7 jaar in totaal 12 maanden voor de werkgever hebben gewerkt en 1.250 uur in de voorgaande 12 maanden.

Dit betekent dat herplaatste werknemers kort na hun herplaatsing in aanmerking kunnen komen voor de FMLA. In wezen zou een voltijds herplaatste werknemer (die de laatste 12 maanden niet voor dezelfde werkgever heeft gewerkt) in de 32e week in aanmerking komen.

Als de werknemer de afgelopen 12 maanden voor dezelfde werkgever heeft gewerkt, tellen die uren mee voor de berekening van de 1250 vereiste uren om in aanmerking te komen. Werkgevers kunnen eerst het minimumaantal vereiste maanden bij de werkgever nagaan, waarna zij de gewerkte uren over die periode moeten verifiëren en zo nodig de rest van de vereiste uren voor FMLA-verlof moeten bijhouden.

Stille managers die HR niet inlichten over verlof van werknemer

Te vaak verzuimen managers in een organisatie HR in te lichten wanneer een werknemer verlof aanvraagt dat gebruikt zou kunnen worden voor FMLA-verlof.

Dit is een probleem omdat FMLA-verlof niet met terugwerkende kracht kan worden opgenomen. Dat betekent dat werknemers meer dan 12 weken FMLA-verlof krijgen. Werknemers die FMLA-verlof opnemen, moeten binnen 5 dagen na de eerste dag van het FMLA-verlof in kennis worden gesteld van hun FMLA-rechten. Tegelijkertijd moeten zij ook een kennisgeving over rechten en verantwoordelijkheid verstrekken.

Een aanwijzingskennisgeving is eveneens vereist binnen 5 dagen na het verlof. Het niet adequaat informeren van werknemers over het gebruik van FMLA heeft geleid tot enorme boetes en straffen voor werkgevers.

Ongetrainde managers die FMLA-rechten niet begrijpen of verlof niet herkennen

Te vaak zijn managers niet goed genoeg opgeleid over FMLA om een FMLA-verlof te herkennen of om de bescherming te begrijpen die werknemers van de wet krijgen. Vergeet niet dat een werknemer zich niet specifiek op FMLA-verlof hoeft te beroepen om in aanmerking te komen voor verlof.

De rechtbanken hebben geoordeeld dat als een werknemer de werkgever voldoende informatie geeft om te weten dat het verlof onder de FMLA-regeling had moeten vallen, de werkgever zich aan de FMLA-wetgeving moet houden.

Dit betekent dat als een werknemer melding maakt van een ernstige gezondheidstoestand en een manager het verlof niet als FMLA gekwalificeerd erkent, de werkgever in overtreding kan worden bevonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een werknemer die verlof opneemt om voor een ouder te zorgen die een nacht in het ziekenhuis heeft doorgebracht.

Een ander aspect van ongetrainde managers is dat werknemers repercussies kunnen krijgen van het opnemen van FMLA-verlof omdat supervisors of directeuren zich niet realiseren dat FMLA-tijd beschermd is of zich niet realiseren dat bepaalde afwezigheden onder de FMLA vallen.

Werkgevers die represailles nemen tegen een werknemer wegens afwezigheden die als FMLA-verzuim zouden moeten worden meegeteld, zullen worden geacht niet aan de regels te voldoen en zullen aansprakelijk zijn voor alle sancties en boetes.

Verlof weigeren en dan nadelige actie ondernemen

Hoewel werkgevers FMLA-verlof kunnen weigeren voor niet-gekwalificeerde gebeurtenissen of voor werknemers die niet onder de regeling vallen, kan het een grote fout zijn om verlof te weigeren en dan onmiddellijk nadelige actie tegen die werknemer te ondernemen.

Hoewel er al sprake kan zijn van nadelige maatregelen en deze volledig gerechtvaardigd kunnen zijn, kan de werknemer het verzoek om FMLA-verlof zien als de reden voor de nadelige maatregelen.

Dit kan de werkgever blootstellen aan een grotere aansprakelijkheid op grond van de FMLA-wetgeving. De rechtbanken zijn de laatste tijd erg gevoelig voor vergeldingszaken.

Te weinig FMLA-dekking

Sommige werkgevers denken ten onrechte dat FMLA-verlof alleen betrekking heeft op werkgerelateerde omstandigheden. Dit is een groot misverstand. Werknemers kunnen niet alleen verlof opnemen voor zichzelf, maar ook voor gekwalificeerde familieleden, ouders, kinderen en echtgenoten.

Daarnaast kunnen werknemers verlof opnemen voor een ernstige gezondheidstoestand die verband houdt met het werk, maar ook voor iets dat geen verband houdt met hun werk. Dit kan een lichamelijke of geestelijke ziekte zijn die in aanmerking komt.

In sommige gevallen moeten werkgevers zelfs FMLA-verlof verlenen voor situaties die het gevolg zijn van natuurrampen. Een ernstige gezondheidstoestand is elke aandoening waarvoor intramurale zorg in een ziekenhuis, hospice, of voortdurende medische behandeling nodig is.

Te veel FMLA-dekking

Werkgevers maken soms de fout een te ruime FMLA-dekking toe te kennen. Dit kan vooral gebeuren in staten als Colorado, of Californië met individuele FMLA-wetten die de federale FMLA overlappen.

Andere staten met individuele FMLA-wetten zijn Connecticut, Maryland, Minnesota, New Jersey, New York, Rhode Island, Tennessee, Washington D.C., Wisconsin, en Vermont.

In veel staten is de FMLA-dekking bijvoorbeeld uitgebreid tot schoonfamilie, partner, broers en zussen, of grootouders. Hoewel uw bedrijf verlof kan verlenen voor deze situaties, of daartoe verplicht kan zijn volgens de staatswet, telt dit niet als federaal FMLA-verlof.

Werkgevers die verlof voor deze relaties of om ruimere redenen meetellen en vervolgens echt FMLA-verlof weigeren, zijn niet in overeenstemming met de FMLA en zullen bij een geschil aansprakelijk worden gesteld. In het beste geval zullen werkgevers meer verlof moeten toekennen dan wellicht de bedoeling was aan werknemers die rechtmatig FMLA-verlof aanvragen nadat zij “uitgebreid” FMLA-verlof hebben gekregen.

Het niet bijhouden van exacte gegevens over FMLA-verlof

Treurig genoeg vereist FMLA, net als veel andere arbeidswetten, dat de werkgever gedetailleerde gegevens bijhoudt, anders riskeert hij repercussies wegens niet-naleving.

Werkgevers die geen exacte administratie van verlof bijhouden, kunnen werknemers meer verlof geven dan de bedoeling is.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer werknemers ziekteverlof opnemen dat als FMLA-verlof kan worden geteld. FMLA-verlof kan samenlopen met andere afwezigheden, verloven en zelfs door de staat verstrekte verloven.

Als werkgevers FMLA-verlof niet nauwkeurig tellen, kan dit leiden tot een ongelijke verdeling van verlof over werknemers.

Dit kan de werkgever blootstellen aan een discriminerende rechtszaak als sommige werknemers onbedoeld meer verlof krijgen dan andere werknemers. Het kan ook betekenen dat afwezigheden die FMLA-verlof zouden moeten zijn, niet als FMLA-verlof worden meegeteld en dat de werknemer wordt gestraft of van promoties wordt afgehouden vanwege die afwezigheden.

Dit is in directe strijd met de FMLA-bescherming.

Werkgevers moeten FMLA-dossiers ten minste 3 jaar bewaren. Deze dossiers moeten apart van de personeelsdossiers worden bewaard.

Zij moeten een kopie bevatten van de kennisgeving aan werknemers, bewijs van premiebetalingen voor werknemersvoordelen, documentatie met betrekking tot alle FMLA-geschillen, certificeringen, hercertificeringen en medische dossiers, en alle werknemersmededelingen aan werkgevers met betrekking tot FMLA-verlof

Inaccurate medische certificeringen en ontbrekende functiebeschrijvingen

Werkgevers moeten de functiebeschrijving van de werknemer bij de aanwijzingskennisgeving voegen. Zo kan de zorgverlener begrijpen wat de taken van de werknemer zijn en de werknemer nauwkeurig vrijgeven voor werk.

Als de functieomschrijving of de taken van de werknemer niet bij de aanwijzingsbrief zijn gevoegd, kan de zorgaanbieder erop vertrouwen dat de werknemer zijn werk beschrijft en hem ten onrechte vrijgeven voor werk als hij daar niet klaar voor is.

Daar komt nog bij dat sommige werkgevers ten onrechte denken dat alleen een arts een verklaring van geschiktheid voor het werk kan afgeven. In feite kan elke zorgverlener een werknemer vrijgeven voor het werk. Dit omvat klinisch psychologen, nurse practitioners, physician assistants, en zelfs chiropractors in sommige situaties.

Niet begrijpen van ADA of hoe Light Duty Work past als FMLA-verlof

FMLA-verlof staat intermitterend FMLA-verlof toe. Dit kan een aangepast werkschema, deeltijdwerk, of aangepaste werktaken omvatten.

Als een werkgever een werknemer echter toestaat om intermitterend verlof op te nemen met verminderde werktaken, moeten ze onthouden dat intermitterend verlof optioneel is. Werknemers kunnen nog steeds daadwerkelijke verloftijd aanvragen als FMLA-verlof.

Nadat een werknemer alle 12 weken FMLA-verlof heeft opgebruikt, moeten werknemers zich bovendien nog steeds bewust zijn van de ADA-wetgeving.

De American with Disabilities Act (ADA) is van toepassing in bijna elke omstandigheid waarin een werknemer FMLA zou gebruiken voor een ernstige gezondheidstoestand van zichzelf. Dus zelfs na 12 weken verlof kunnen werknemers in aanmerking komen voor aanvullende aanpassingen als gevolg van hun handicap en kunnen zij worden beschermd tegen represailles.

Niet goed omgaan met uitkeringen terwijl werknemers met verlof zijn

Werkgevers moeten de dekking van de gezondheidszorg voor werknemers handhaven terwijl werknemers met FMLA-verlof zijn. Zij mogen echter wel werknemersbijdragen verlangen.

Als werknemers bijdragen moeten leveren aan de ziektekostenverzekering, maar dat niet doen nadat zij weer aan het werk zijn, moet de dekking zonder wachttijden worden verleend.

Verder moeten alle voordelen waarvoor de werknemer in aanmerking kwam voorafgaand aan het verlof, zoals anciënniteit, perfecte aanwezigheid, of andere voordelen, weer worden toegekend aan de werknemer bij zijn terugkeer naar het werk.

Laat SwipeClock helpen

Maar al te vaak moeten werkgevers niet alleen de FMLA-wetgeving volgen, maar ook de lokale ziekteverzuim-, minimumloon- en roosterswetten.

Daarnaast moeten deze bedrijven ook nog voldoen aan de federale overwerkwetten, de Family Medical Leave Act en alle andere nationale of lokale wetten die worden uitgevaardigd. SwipeClock biedt een uitgebreide reeks tools voor personeelsbeheer en tijdregistratie die bedrijven kunnen helpen om de lokale en nationale wetten gemakkelijker na te leven.

Bedrijven kunnen gemakkelijker werknemer records en verzoeken melden en bijhouden via de bekroonde HR-software van SwipeClock.

Records worden moeiteloos jarenlang bijgehouden en opbouw wordt automatisch bijgehouden en gerapporteerd aan werknemers volgens de staats- en gemeentewetten. Bovendien, met geo-timekeeping klokken, kunnen bedrijven moeiteloos bijhouden tijd gewerkt in specifieke steden om compliance te waarborgen.

Schreven door Annemaria Duran. Laatst bijgewerkt op 26 september, 2017