Heading

Als uw baan zakelijke correspondentie inhoudt, dan schrijft u zeker verzoekbrieven, af en toe of op regelmatige basis. Het kan gaan om een verzoek om een baan, een promotie of een vergadering, een verzoek om informatie of een doorverwijzing, een gunstbrief of een karakterreferentie. Dergelijke brieven zijn moeilijk te schrijven en nog moeilijker om te schrijven op een zodanige wijze dat de ontvangers worden aangemoedigd om bereidwillig en enthousiast te reageren.

Wat betreft verzoeken om geld brieven, allerlei soorten sponsoring, donatie, of fondsenwerving verzoeken, zou je het met me eens zijn dat het vaak een wonder vereist om een reactie te krijgen : ) Natuurlijk kan ik niet garanderen dat onze tips en briefvoorbeelden u het wonder zullen doen, maar ze zullen u zeker wat tijd besparen en uw schrijfklus minder pijnlijk maken.

Tijdbesparende tip! Als u per e-mail communiceert, kunt u nog meer tijd besparen door al deze voorbeeldbrieven rechtstreeks aan uw Outlook toe te voegen. En dan kunt u elk voorbeeld met één muisklik invoegen in het bericht dat u opstelt of beantwoordt!

Het enige wat u ervoor nodig hebt, is de Outlook-plug-in voor sjabloonzinnen die u in de schermafbeelding rechts kunt zien. Als u die eenmaal hebt geïnstalleerd, hoeft u niet steeds dezelfde zinnen te typen.

Dubbelklik gewoon op het sjabloon in het deelvenster van de plug-in en de tekst wordt in een oogwenk in de body van het bericht ingevoegd. Al uw opmaak, hyperlinks, afbeeldingen en handtekeningen zullen op hun plaats zijn!

Aarzel niet om het nu uit te proberen; een volledig functionele 15-daagse evaluatieversie is beschikbaar om te downloaden.

Terug naar het schrijven van zakelijke brieven, verderop in het artikel vindt u:

• Opmaak zakelijke brief
• Tips voor het schrijven van overtuigende verzoekbrieven
• Voorbeeld verzoekbrieven

Opmaak zakelijke brief

Een zakelijke brief is een formele manier van communiceren en daarom vraagt het om een speciaal formaat. Als u een e-mail verstuurt, maakt u zich misschien niet al te veel zorgen over het formaat van de brief, maar als u een traditionele papieren zakenbrief schrijft, kunnen de onderstaande aanbevelingen nuttig blijken. Het wordt als een goede gewoonte beschouwd om een zakelijke brief af te drukken op standaard wit papier van 8,5″ x 11″ (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Adres van de afzender. Gewoonlijk begint u met het typen van uw eigen adres. In Brits Engels staat het adres van de afzender meestal in de rechterbovenhoek van de brief. In Amerikaans Engels staat het adres van de afzender in de linkerbovenhoek.

   Je hoeft de naam of titel van de afzender niet te schrijven, want die staat al in de afsluiting van de brief. Typ alleen het straatadres, de stad en de postcode en eventueel het telefoonnummer en het e-mailadres.

   Als u op briefpapier met briefhoofd schrijft, sla dit dan over.

2. Datum. Typ een datum een paar regels onder het briefhoofd of retouradres. De standaard is 2-3 regels (één tot vier regels zijn acceptabel).
3. Referentieregel (optioneel). Als uw brief betrekking heeft op specifieke informatie, zoals een jobreferentie of factuurnummer, voeg deze dan toe onder de datum. Als u een brief beantwoordt, verwijs dan naar de brief. Bijvoorbeeld:
   • Re: Factuur # 000987
   • Re: Uw brief d.d. 4/1/2014
4. Bij-aanmeldingen (optioneel). Als u een notitie wilt opnemen over privé- of vertrouwelijke correspondentie, typt u deze onder de referentieregel in hoofdletters, indien van toepassing. Bijvoorbeeld: PERSOONLIJK of VERTROUWELIJK.
5. Binnenadres. Dit is het adres van de ontvanger van uw zakelijke brief, een particulier of een bedrijf. Het is altijd het beste om te schrijven aan een specifiek persoon bij het bedrijf waaraan u schrijft.

   De standaard is 2 regels onder het vorige getypte item, één tot zes regels zijn acceptabel.

6. Aandachtsregel (optioneel). Typ de naam van de persoon die u probeert te bereiken. Als u de naam van de persoon in het binnenadres hebt geschreven, slaat u de attentieregel over.
7. Aanhef. Gebruik dezelfde naam als in het binnenadres, inclusief de titel. Als je de persoon aan wie je schrijft kent en gewoonlijk bij de voornaam aanspreekt, kun je de voornaam in de aanhef typen, bijvoorbeeld: Beste Jane. In alle andere gevallen is het gebruikelijk om iemand aan te spreken met de persoonlijke titel en achternaam gevolgd door een komma of dubbele punt, bijvoorbeeld:
   • Mr. Brown:
   • Dear Dr. Brown:
   • Dear Ms. Smith,

   Als u de naam van de geadresseerde niet kent of niet zeker weet hoe u die moet spellen, gebruik dan een van de volgende begroetingen:

   • Dames
   • Gentlemen
   • Dear Sir
   • Dear Sir or Madam
   • To Whom it May Concern
8. Subject Line (optioneel): Laat twee of drie lege regels na de aanhef en typ de essentie van uw brief in hoofdletters, hetzij links gealterneerd of gecentreerd. Als u de referentieregel (3) hebt toegevoegd, kan de onderwerpregel overbodig zijn. Hier volgen enkele voorbeelden:
   • Referentielijn
   • COVERBRIEF
   • VRAAG VOOR PRODUCTVERVANGING
   • BENODIGINGSVRAAG
9. Brief. Dit is het belangrijkste deel van uw brief, die gewoonlijk uit 2 – 5 alinea’s bestaat, met een witregel tussen elke alinea. In de eerste alinea schrijft u een vriendelijke aanhef en vermeldt u vervolgens uw hoofdpunt. In de volgende alinea’s geef je achtergrondinformatie en ondersteunende details. Tot slot schrijf je een slotalinea waarin je het doel van de brief herhaalt en om actie vraagt, indien van toepassing. Zie tips over het schrijven van overtuigende zakelijke brieven voor meer details.
10. Afsluiting. Zoals u weet, zijn er een paar algemeen aanvaarde, aanvullende afsluitingen. Welke je kiest, hangt af van de toon van je brief. Bijvoorbeeld:
    • Met vriendelijke groet (zeer formeel)
    • Met vriendelijke groet of Hoogachtend (meest bruikbare afsluitingen in zakelijke brieven)
    • Met vriendelijke groet, Hoogachtend (iets persoonlijker en vriendelijker)

    De afsluiting wordt meestal getypt op hetzelfde verticale punt als de datum en één regel na de laatste alinea. Geef alleen het eerste woord een hoofdletter en laat drie of vier regels tussen de afsluiting en het blok met de handtekening. Als de aanhef wordt gevolgd door een dubbele punt, voeg dan een komma toe na de afsluiting; anders is er geen interpunctie na de afsluiting nodig.

11. Ondertekening. In de regel komt een handtekening vier lege regels na de Complimentary Close. Typ uw naam onder een handtekening en voeg zo nodig een titel toe.
12. Bijlagen. Deze regel vertelt de ontvanger welke andere documenten, zoals een cv, bij uw brief zijn gevoegd. De gebruikelijke stijlen volgen hieronder:
    • Encl.
    • Attach.
    • Enclosures: 2
    • Bijlagen (2)

Typist Initialen (optioneel). Dit onderdeel wordt gebruikt om de persoon aan te geven die de brief voor u heeft getypt. Als u de brief zelf heeft getypt, laat u dit weg. Meestal bestaan de identificatie-initialen uit drie van uw initialen in hoofdletters, dan twee of drie van die van de typist in kleine letters. Bijvoorbeeld, JAM/dmc, JAM:cm. Maar dit onderdeel wordt tegenwoordig vrij zelden gebruikt, in zeer formele zakelijke brieven.

Hieronder ziet u een correct opgemaakt voorbeeld van een donatiebrief. Het is altijd gemakkelijker te begrijpen aan de hand van voorbeelden, nietwaar?

10 tips om overtuigende verzoekbrieven te schrijven

Hieronder vindt u 10 strategieën om uw verzoekbrieven zo te schrijven dat ze uw lezer overtuigen om te reageren of te handelen.

1. Ken uw geadresseerde. Voordat je begint met het samenstellen van je verzoekbrief, stel jezelf de volgende vragen. Wie is mijn lezer en hoe kunnen zij mij precies helpen? Zijn het besluitvormers of geven ze mijn verzoek gewoon door aan een hogere functionaris? Zowel de stijl als de inhoud van uw verzoekbrief zullen afhangen van de positie van de lezer.
2. Wees niet langdradig. Wees duidelijk, beknopt en to the point. Een vuistregel is deze – gebruik geen twee woorden wanneer één zou volstaan. Denk maar aan de beroemde uitspraak van Mark Twain – “Ik had geen tijd om een korte brief te schrijven, dus schreef ik maar een lange”. Een persoon in zijn positie kon zich dat veroorloven, en… hij vroeg niets : )
3. Maak je brief gemakkelijk te lezen. Wanneer u een verzoekbrief schrijft, moet u niet uitweiden en uw lezer niet in verwarring brengen door van uw hoofdpunt af te dwalen. Vermijd lange, volgepropte zinnen en paragrafen, omdat ze intimiderend zijn en moeilijk te verteren. Gebruik in plaats daarvan eenvoudige, declaratieve zinnen en breek lange zinnen af met komma’s, dubbele punten en puntkomma’s. Begin een nieuwe alinea wanneer je een gedachte of idee verandert.

   Hier volgt een zeer slecht voorbeeld van een sollicitatiebrief:
   “In elk opzicht lijken mijn kwalificaties overeen te komen met de wensen die in uw advertentie worden geuit en gebaseerd op de stem van de blogs van uw bedrijf, denk ik echt dat ik voorbestemd was om in uw bedrijf te werken.”

   En dit is een goede:
   “Ik heb goede vaardigheden en ervaring in en ik zou u zeer dankbaar zijn als u mij voor een geschikte functie in aanmerking neemt.”

   Bedenk dat als je sollicitatiebrief er makkelijk leesbaar uitziet, hij meer kans heeft om gelezen te worden!

4. Voeg call to action toe. Zet actie in je verzoekbrieven waar het mogelijk is. Het makkelijkst is om actiewerkwoorden te gebruiken en de actieve stem in plaats van de passieve.
5. Overtuig maar eis niet. Behandel uw geadresseerden niet alsof ze u iets verschuldigd zijn. Trek in plaats daarvan de aandacht van de lezer door het noemen van raakvlakken en benadruk de voordelen van handelen.
6. Wees niet omslachtig. Geef lezers alle benodigde informatie en vertel wat u precies wilt dat ze doen. Vereenvoudig de taak voor de persoon om te antwoorden – neem contactinformatie op, directe telefoonnummers, geef links of voeg bestanden bij, wat geschikt is
7. Schrijf op een vriendelijke manier en doe een beroep op de gevoelens van de lezer. Hoewel u een zakelijke brief schrijft, moet u niet overdreven zakelijk zijn. Vriendelijke brieven maken vrienden, dus schrijf uw aanvraagbrieven op een vriendelijke manier alsof u praat met uw echte vriend of een oude bekende. We zijn allemaal mensen, en het kan een goed idee zijn om een beroep te doen op de menselijkheid, vrijgevigheid, of sympathie van uw correspondent.
8. Blijf beleefd en professioneel. Ook als u een annuleringsverzoek of een klachtenbrief schrijft, blijf beleefd en hoffelijk, vermeld gewoon de kwestie(s), geef alle relevante informatie en vermijd bedreigingen en laster.
9. Let op uw grammatica! Om een bekend gezegde te herformuleren – “grammatica telt voor eerste indrukken”. Slechte grammatica kan net als slechte manieren alles bederven, dus zorg ervoor dat je alle zakelijke brieven die je verstuurt proefleest.
10. Controleer voordat je verstuurt. Wanneer u klaar bent met het samenstellen van de brief, lees hem dan hardop. Als uw belangrijkste punt niet kristalhelder is, schrijf het dan over. Het is beter om wat tijd te investeren in het herschrijven en een reactie te krijgen, dan het snel te doen en je brief meteen in de prullenbak te laten gooien.

En tot slot, als je een reactie hebt gekregen op je verzoekbrief of de gewenste actie is ondernomen, vergeet dan niet om de persoon te bedanken. Hier vindt u voorbeeldbedankbrieven voor alle gelegenheden.

Voorbeelden van verzoekbrieven

Hieronder vindt u een paar voorbeelden van verzoekbrieven voor verschillende gelegenheden.

Voorbeeld aanbevelingsbrief verzoek

Dear Mr. Brown:

Ik hoop dat het goed met u gaat. Ik heb warme herinneringen aan uw opmerkelijke leiderschap en steun voor leraren tijdens mijn dienstverband op XYZ High School.

Op dit moment solliciteer ik bij XYZ schooldistrict en moet ik drie aanbevelingsbrieven indienen. Ik schrijf u om te vragen of u namens mij een aanbevelingsbrief wilt schrijven.

Ik wil u graag wat achtergrondinformatie geven die u kan helpen, mocht u besluiten deze brief te schrijven <uw achtergrondinformatie>.

In de bijlage vindt u een kopie van mijn meest recente cv. Neemt u gerust contact met mij op als u aanvullende informatie nodig heeft. Ik kijk ernaar uit van u te horen en dank u bij voorbaat voor uw tijd.

Vraag om informatie

Bedankt voor het insturen van uw cv in antwoord op de <positie> die wij hebben geadverteerd. Naast uw cv hebben we ook drie referenties nodig en een lijst van vroegere werkgevers van de afgelopen drie jaar, samen met hun telefoonnummers.

Het is ons beleid om de achtergrond van elke kandidaat grondig te onderzoeken om de meest geschikte persoon voor deze functie te selecteren.

Bedankt voor uw medewerking. We kijken ernaar uit van u te horen.

Vraag om karakter referentie

<Sollicitant> heeft bij ons bedrijf gesolliciteerd voor een functie op onze <afdeling>. Hij/zij heeft uw naam opgegeven als referentie. Zou u zo vriendelijk willen zijn ons uw schriftelijke evaluatie van deze persoon te doen toekomen.

Gelieve te verzekeren dat uw antwoord vertrouwelijk zal worden behandeld. Bij voorbaat dank.

Donatieverzoek

Ik stuur dit naar u als een medelid van onze gemeenschap. Ik weet zeker dat u het net als ik op prijs stelt om in zo’n rustige en vredige buurt te wonen.

U weet dat men soms actie moet ondernemen om zijn gemeenschap rustig en vredig te houden. Zoals u wellicht weet, is ons plaatselijke buurtcomité de afgelopen twee maanden bijeengekomen om te zoeken naar manieren om het aantal inbraken in onze buurt terug te dringen. Vorige week hebben zij hun aanbevelingen bekendgemaakt over de beste manier om dat probleem te bestrijden.

Hun belangrijkste aanbeveling is meer politie- en veiligheidspatrouilles ter aanvulling van het plaatselijke buurtwachtprogramma. Helaas is het benodigde bedrag niet opgenomen in de gemeentelijke begroting voor dit jaar.

Daarom heb ik, als een bezorgd lid van deze gemeenschap, besloten dat mijn bedrijf $ zal doneren voor elke $ die in de gemeenschap wordt opgehaald om de extra beveiligingskosten te dekken.

Om vandaag uw donatie te doen, kunt u naar een van onze twee winkels gaan en uw donatie in de daarvoor bestemde dozen bij de kassa’s deponeren. Als u niet naar de winkel kunt komen, stuur dan een cheque of postwissel, op naam van “XYZ” en stuur deze naar bovenstaand adres.

Bij voorbaat dank.

Vraag om een gunst

Ik schrijf u om u om een gunst te vragen, waarvan ik hoop dat u die voor mij zou kunnen doen.

Over minder dan drie maanden zal ik het <Examen> afleggen, met de hoop om toegelaten te worden tot de <Universiteit of Hogeschool>, waar ze het beste graduate school programma hebben voor de opleiding waarin ik geïnteresseerd ben.

De school legt extreem veel nadruk op het slagen van een student voor het examen, en daarom voel ik een enorme druk om een bovengemiddelde score op het Graduate Record Examination te halen.

Omdat jij onlangs bent afgestudeerd met een graad in <wetenschap>, ben jij natuurlijk de eerste aan wie ik dacht toen ik overwoog wie ik zou kunnen benaderen om me te helpen. Ik vraag niet te veel tijd, ik zou het erg op prijs stellen als u mij tips zou kunnen geven en een paar lessen over de <secties>, die naar mijn gevoel mijn zwakste punten zijn.

Ik hoop dat u mij een positief antwoord zult geven. Ik dank u bij voorbaat.

Verzoek om product retour / vervanging

Op <datum> heb ik een bestelling geplaatst voor het <product>, en ontving het op <datum>. Ik heb ontdekt dat het gekochte product het volgende probleem heeft: <gegevens toevoegen>

Omdat het door u geleverde product niet van bevredigende kwaliteit is <is het niet geschikt voor het doel>, heb ik recht op <reparatie/vervanging> en ik verzoek u te bevestigen dat u dit binnen de komende zeven dagen zult doen. Ik wil ook dat u bevestigt of u het <item> zult laten ophalen of mij de kosten van het terugsturen zult vergoeden.

Ik zie uw bevredigende voorstellen voor een schikking van mijn vordering graag binnen zeven dagen na dagtekening van deze brief tegemoet.

*****

En dit is alles voor vandaag. Hopelijk helpt deze informatie u bij het opstellen van correct opgemaakte zakelijke brieven in het algemeen en overtuigende verzoekbrieven in het bijzonder, en krijgt u altijd het gewenste antwoord. Bedankt voor het lezen!

U bent wellicht ook geïnteresseerd in

• Hoe e-mail sjablonen in Outlook maken en gebruiken
• Hoe een backup maken van Outlook emails en andere items (veilige .pst backup)
• Hoe snel en veilig dubbele emails in Outlook verwijderen
• Hoe automatisch of handmatig archiveren in Outlook (emails, taken, agenda en andere items)