Heading

Als u op het punt staat een HR-onderzoek af te ronden, kunt u een gevoel van opluchting ervaren

Na weken of maanden van moeizame interviews en het nauwgezet verzamelen van gegevens, is het einde nu in zicht.

Na de afronding van de onderzoeksfase breekt echter de laatste en misschien wel belangrijkste fase van het proces aan. Het is tijd voor HR-medewerkers en organisatieleiders om de basis te leggen voor alle werknemers om verder te gaan en weer goed met elkaar te gaan samenwerken.

Als deze laatste fase niet doordacht wordt benaderd, kan het onderzoek in feite meer kwaad dan goed doen.

Wat gebeurt er na een werkplekonderzoek? Hier leest u hoe de beste werkgevers problemen aanpakken die tijdens interne HR-onderzoeken aan het licht zijn gekomen, zodat iedereen weer vlot aan het werk kan.

Een plan maken om het probleem aan te pakken

In de meeste HR-onderzoeken worden uiteindelijk geen serieuze disciplinaire maatregelen geëist. Er is over het algemeen veel solide bewijs nodig om tot zoiets als ontslag op staande voet of demotie te leiden.

Maar zelfs als slecht gedrag niet officieel kan worden bewezen of niet als een officiële overtreding wordt beschouwd, zijn er meestal toch enkele serieuze problemen op de werkplek die moeten worden aangepakt. De meeste werknemers aarzelen immers om een officiële HR-klacht in te dienen. Dat doen ze meestal pas als een probleem hun werk of kwaliteit van leven aanzienlijk begint te beïnvloeden.

Dus, het is veilig om aan te nemen dat als een interpersoonlijke kwestie ernstig genoeg is geworden om officieel te worden gemeld, het de productiviteit van ten minste één werknemer – en waarschijnlijk de werkplek als geheel – al ernstig heeft aangetast.

Deze incidenten bestaan niet in een vacuüm. Het is waarschijnlijk dat andere werknemers getuige zijn geweest van het slechte gedrag, of er zelfs zelf mee te maken hebben gehad. Daarom is het zo belangrijk voor het moreel om actie te ondernemen in deze kwesties, ook al zijn er geen officiële “straffen” uit te delen na het HR-onderzoek.

De beste HR-professionals vertrouwen op een uitgebreide gereedschapskist met trainingsmogelijkheden en opleidingskansen om werknemers te helpen zich te verbeteren. Misschien is uit uw HR-onderzoek gebleken dat het gedrag van een manager technisch gezien geen pesterij was, maar wel onbeleefd en onwelkom, bijvoorbeeld. Een beleefdheidstraining voor leidinggevenden zou een goed beginpunt kunnen zijn. Door actie te ondernemen en op te volgen, kunnen leiders laten zien dat ze de kwestie serieus nemen.

Opvolgen met werknemers

Als je eenmaal een plan hebt, is het tijd om dat plan (samen met de rest van de onderzoeksresultaten) te communiceren op een manier die de betrokken mensen tevreden stelt – zonder het bedrijf in gevaar te brengen.

De klager

De grootste hindernis bij het informeren van de klager over de resultaten van een onderzoek is om dit te doen met behoud van de vertrouwelijkheid van de overtreder.

Veel werkgevers zijn zo bezorgd over vertrouwelijkheid en mogelijke rechtszaken wegens smaad, dat ze de aanklager niet meer vertellen dan dat de kwestie is opgelost.

Maar, zoals we schreven in ons bericht Vertrouwelijkheid heeft zijn grenzen, deze “traditionele” benadering richt zich op slechts één risico, terwijl andere worden genegeerd.

Voor één, rechtszaken wegens vergelding zijn gebruikelijk en erg duur. Als de klager de vergadering verlaat met het gevoel dat er geen actie is ondernomen of dat zijn kwestie niet serieus is genomen, kan dat heel goed de weg vrijmaken voor een vergeldingsclaim.

En als hun klachten uiteindelijk openbaar worden gemaakt, zal de reputatie van de hele organisatie daaronder lijden.

Daarom geloven wij dat het de moeite waard is om de klager zoveel mogelijk informatie te geven en tegelijkertijd eerlijk te zijn tegenover de beschuldigde werknemer.

Voor uw ontmoeting met de aanklager doet u het volgende:

• Ontvang een schriftelijke bevestiging dat de klager de zaak vertrouwelijk zal houden en de bevindingen niet aan collega’s of anderen zal onthullen. De informatie is alleen bedoeld om de klager ervan te verzekeren dat er een onderzoek is ingesteld en dat er passende maatregelen zijn genomen. Natuurlijk kan de klager dit bekendmaken aan zijn/haar raadsman, maar dat is een risico dat de organisatie kan besluiten te nemen. De advocaat van de klager kan ook bezorgd zijn als blijkt dat er geen of onbeduidende corrigerende maatregelen zijn genomen.
• Stel samen met de raadsman een document op.
• Stel korte, specifieke, feitelijke bevindingen vast en vermijd juridische conclusies.

Tijdens de bijeenkomst doet u het volgende:

• Bedankt de klager voor het aankaarten van de kwesties. Herinner hem eraan dat hij in zijn recht stond om een klacht in te dienen. Bedank hen daarvoor en voor hun vertrouwen in het proces.
• Moedig de klager aan om naar voren te komen als er andere gevallen van wangedrag zijn, en verzeker de klager dat vergelding niet zal worden getolereerd.

Na de vergadering dient u regelmatig contact op te nemen met de indiener van de klacht om te controleren of de problemen daadwerkelijk zijn opgelost.

De beschuldigde / overtredende werknemer

Wanneer het aankomt op het informeren van de vermeende overtreder over de onderzoeksbevindingen, dient u twee doelen na te streven:

1. De werknemer het gevoel geven dat hij zijn carrière bij uw bedrijf kan voortzetten (als dat inderdaad mogelijk is).
2. de werknemer laten weten dat vergelding van welke aard dan ook onaanvaardbaar is.

Als de onderzoeksbevindingen een gezonde carrière bij de werkgever in wezen onmogelijk hebben gemaakt, is het waarschijnlijk raadzaam om de beschuldigde werknemer te ontslaan. Een werknemer aan boord houden die als een paria wordt behandeld of toekomstige promotiekansen wordt geweigerd, is voor niemand gezond.

Als je deze werknemer echter wel een echte kans op verlossing wilt bieden, moet je ervoor zorgen dat hij of zij de kans krijgt om het goed te maken.

In een interview in dit SHRM-artikel merkt werknemerrelatie-expert Paul Gibson op dat werknemers die op het werk in opspraak zijn gekomen, die werkgever vaak zullen verlaten vanwege gevoelens van schaamte. Dat verlies van talent kan onnodig zijn als de belediging “niets meer was dan een bescheiden beoordelingsfout of zelfs jeugdige indiscretie.”

Niet als werkgevers een speciale inspanning doen om overtredende werknemers te laten weten dat het bedrijf hen nog steeds steunt, zal de werknemer het ergste veronderstellen – dat ze zijn “geblackballed.”

Ten slotte moeten werkgevers er ook voor zorgen dat beschuldigde werknemers weten hoe vergelding eruit ziet, zodat ze het kunnen vermijden.

In sommige gevallen kunnen zelfs goedbedoelde acties (zoals proberen om “de beschuldiger de ruimte te geven” of het verzetten van de planning van de beschuldiger om weg te komen van de beledigende werknemer) worden opgevat als vergelding.

Voor meer over hoe om te gaan met vergeldingsaanspraken, lees ons volledige artikel over het onderwerp: Wat te doen als een werknemer een vergeldingsclaim indient.

Getuigen

Werknemers die zijn ondervraagd als onderdeel van het onderzoek hebben misschien niet zoveel op het spel staan als de beschuldigers en de beschuldigden.

Hoewel zij zeker in staat zijn om geruchten en roddels te verspreiden. Het gevoel van onzekerheid rond het onderzoek kan ook hun werk of hun houding ten opzichte van hun collega’s gaan beïnvloeden.

Daarom moet u overwegen om ook met getuigen na te praten. Bedank ze nogmaals voor hun medewerking, en laat ze weten dat de zaak is opgelost. Als het nodig lijkt, kunt u een paar inzichten geven in wat er is gebeurd, maar niet voordat u uw juridisch adviseur hebt geraadpleegd. Erken in ieder geval de kwesties die door het onderzoek aan de orde zijn gesteld en hoe deze van invloed zijn op de werkplek.

De juiste weg vinden

Er zijn weinig harde regels voor het afronden van een HR-onderzoek op een manier die een soepele terugkeer naar het werk bevordert.

De juiste weg kan afhangen van de aard van de overtreding, de cultuur van uw organisatie, en de betrokken personen. Elke organisatie moet het advies van leiders, compliance-vertegenwoordigers en advocaten zowel binnen als buiten de organisatie afwegen om de beste aanpak te vinden.

De beste conclusie van een HR-onderzoek zal het advies van leiders, compliance-vertegenwoordigers en juridische adviseurs in evenwicht brengen.

Als u op zoek bent naar een partner die uw organisatie kan helpen al deze kwesties op te lossen, staan wij klaar om te helpen.

ELI’s deskundige team heeft diepgaande juridische kennis en jarenlange ervaring met het beheren van arbeidskwesties. Wij kunnen u helpen een werkcultuur te ontwikkelen waarin duidelijke, respectvolle communicatie centraal staat. In een dergelijke omgeving worden conflicten tussen werknemers in een vroeg stadium en op vreedzame wijze opgelost, waardoor uw organisatie onnoemelijk veel uren en kosten bespaart.