Teme assistir à reunião semanal do pessoal? Alguma vez se encontra lá sentado, rodando a sua caneta, e resistindo à tentação de espreitar o seu Smartphone, perguntando-se porque raio está lá quando tem tantas outras coisas para fazer? Ou pior, estás à frente da mesa a liderar a reunião enquanto observas o desinteresse dos outros? Não está sozinho. As reuniões mal geridas são um assassino da produtividade e certamente não ajudam o moral dos funcionários. Diga adeus às reuniões chatas e aprenda a conduzir reuniões eficazes que deixam os empregados empenhados e motivados.
7 Dicas para Reuniões Eficazes
Estabelecer o Objectivo da Reunião
Antes de enviar um alerta de reunião e colocá-lo no seu calendário, pergunte a si próprio porque quer realizar uma reunião e determine o objectivo. É uma reunião para pôr os funcionários ao corrente de uma mudança na gestão? Está a tomar uma decisão relativamente a um projecto? É uma sessão de brainstorming para uma nova estratégia empresarial? Esteja certo de que reunir funcionários numa sala para discussão e interacção cara a cara é necessário para o seu objectivo; se o objectivo da reunião for uma actualização do estado, talvez enviar um e-mail de grupo seja uma melhor utilização do tempo de todos.
Comunicar o Objectivo da Reunião
Quando convidar outros para a sua reunião, seja claro sobre o objectivo da reunião. Isto não só o manterá concentrado como permitirá aos funcionários assistir à reunião preparado com documentos ou com pensamentos sobre o assunto em questão. A comunicação é essencial para uma reunião eficaz.
Seja selectivo acerca dos participantes
Ninguém aprecia assistir a uma reunião que não tem qualquer ligação com eles ou com o seu trabalho. Determinar quem realmente precisa de estar presente e porquê. De quem precisa de participar? Que colegas devem participar e provavelmente terão perguntas sobre o assunto? Se estiver alguém na sua lista que precisa simplesmente de ser informado do que foi discutido, então faça-lhe um favor e tire-o da lista. Eles podem ser facilmente actualizados com um e-mail de seguimento. O tempo é valioso e nenhum empregador quer ter um impacto negativo na produtividade ao ter empregados em reuniões que são desnecessárias.
Tem de criar uma agenda de reuniões
A realização de uma reunião sem uma agenda de reuniões definida é semelhante a subir para um veleiro e esperar que o vento o leve para onde quer ir. Vai – muito literalmente – perder-se no mar. A sua agenda de reuniões irá guiá-lo até ao seu destino final. Incluirá tópicos a serem discutidos e quem irá abordar cada item se outros estiverem a participar. Envie a agenda por e-mail para os participantes com antecedência, para que todos saibam o que esperar e venham preparados.
p>Fique com o seu planop>P>Even a reunião mais bem planeada correrá mal se a discussão for descarrilada e se disparar sobre tópicos tangenciais. É por isso que a maioria das reuniões não consegue atingir o seu objectivo – não se mantêm no bom caminho. No início da sua reunião, estabeleça regras básicas e uma atribuição de tempo especificada para cada item da sua agenda, bem como para a reunião global. Por exemplo: “Obrigado por ter vindo hoje. O tempo de todos é valioso e o meu objectivo é manter esta reunião a menos de uma hora. Vamos cingir-nos aos pontos em mãos e reservar a discussão sobre outros assuntos para uma hora posterior”. Controle quem quer que esteja a monopolizar a discussão ou a introduzir tópicos, não na agenda.
Keep Them Engaged
As ajudas audiovisuais vão muito longe para manter todos concentrados na reunião e não nos seus telefones ou no relógio. Afixar a ordem do dia num Quadro Inteligente na frente da sala. Projectar visuais num grande ecrã utilizando um computador; qualquer coisa para manter os olhos na frente.
Summarizar a Reunião
Ever sair de uma reunião e ter um takeaway totalmente diferente do do seu colega? Certifique-se de que isto não acontece com a sua reunião, enviando um e-mail de seguimento no prazo de 24 horas. Inclua um resumo, destaque os tópicos-chave abordados, tarefas atribuídas e indique prazos. Enviar isto atempadamente assegurará que os participantes não vão na direcção errada.