Temi la partecipazione alla riunione settimanale del personale? Ti ritrovi mai seduto lì, roteando la penna e resistendo alla tentazione di sbirciare il tuo smartphone, chiedendoti perché mai sei lì quando hai così tante altre cose da fare? O peggio, sei a capo del tavolo a condurre la riunione mentre osservi il disinteresse degli altri? Non siete soli. Le riunioni mal gestite sono un killer della produttività e certamente non aiutano il morale dei dipendenti. Dite addio a queste riunioni noiose e imparate a condurre riunioni efficaci che lasciano i dipendenti impegnati e motivati.
7 consigli per riunioni efficaci
Stabilire l’obiettivo della riunione
Prima di inviare un avviso di riunione e metterlo in calendario, chiedetevi perché volete tenere una riunione e determinare l’obiettivo. Si tratta di una riunione per aggiornare i dipendenti su un cambio di gestione? State prendendo una decisione su un progetto? È una sessione di brainstorming per una nuova strategia aziendale? Siate certi che riunire i dipendenti in una stanza per una discussione e interazione faccia a faccia sia necessario per il vostro obiettivo; se lo scopo della riunione è un aggiornamento di stato, forse inviare un’email di gruppo è un uso migliore del tempo di tutti.
Comunicare lo scopo della riunione
Quando invitate gli altri alla vostra riunione, siate chiari sullo scopo della riunione. Questo non solo vi manterrà concentrati, ma permetterà ai dipendenti di partecipare alla riunione preparati sia con documenti che con pensieri sull’argomento in questione. La comunicazione è essenziale per una riunione efficace.
Essere selettivi sui partecipanti
Nessuno apprezza la partecipazione a una riunione che non ha alcuna connessione con lui o il suo lavoro. Determinate chi ha davvero bisogno di essere presente e perché. Di chi è necessario l’input? Quali colleghi devono partecipare e probabilmente avranno domande sull’argomento? Se sulla vostra lista c’è qualcuno che ha semplicemente bisogno di essere informato su ciò che è stato discusso, allora fategli un favore e toglietelo dalla lista. Possono essere facilmente aggiornati con un’email di follow-up. Il tempo è prezioso e nessun datore di lavoro vuole avere un impatto negativo sulla produttività facendo partecipare i dipendenti a riunioni che non sono necessarie.
Devi creare un’agenda delle riunioni
Tenere una riunione senza un’agenda fissa è come salire su una barca a vela e sperare che il vento ti porti dove vuoi andare. Sarete – letteralmente – persi in mare. Il vostro ordine del giorno della riunione vi guiderà alla vostra destinazione finale. Includi gli argomenti da discutere e chi si occuperà di ogni punto, se altri parteciperanno. Inviate l’ordine del giorno ai partecipanti prima del tempo in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e arrivino preparati.
Seguite il vostro piano
Anche la riunione meglio pianificata andrà male se la discussione deraglia e va su argomenti tangenziali. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle riunioni non riescono a raggiungere il loro obiettivo – non rimangono in pista. All’inizio della riunione, stabilite delle regole di base e un tempo specifico per ogni punto all’ordine del giorno e per l’intera riunione. Per esempio, “Grazie per essere venuti oggi. Il tempo di tutti è prezioso e il mio obiettivo è quello di mantenere questa riunione a meno di un’ora. Atteniamoci ai punti all’ordine del giorno e riserviamo la discussione su altri argomenti per un momento successivo”. Ritira chiunque stia monopolizzando la discussione o introducendo argomenti che non sono all’ordine del giorno.
Tenili impegnati
Gli aiuti visivi sono molto utili per mantenere tutti concentrati sulla riunione e non sui loro telefoni o sull’orologio. Affiggete l’ordine del giorno su una lavagna intelligente nella parte anteriore della stanza. Proietta immagini su un grande schermo usando un computer; qualsiasi cosa per tenere gli occhi davanti.
Riassume la riunione
Hai mai lasciato una riunione e hai un risultato completamente diverso da quello del tuo collega? Assicurati che questo non accada con la tua riunione inviando un follow up via e-mail entro 24 ore. Includere un riassunto, evidenziare gli argomenti chiave affrontati, i compiti assegnati e indicare le scadenze. L’invio tempestivo assicurerà che i partecipanti non vadano nella direzione sbagliata.