¿Te da pavor asistir a la reunión semanal del personal? ¿Se encuentra alguna vez sentado allí, dando vueltas al bolígrafo y resistiendo la tentación de echar un vistazo a su Smartphone, preguntándose por qué demonios está allí cuando tiene tantas otras cosas que hacer? O peor aún, ¿estás en la cabecera de la mesa dirigiendo la reunión mientras observas el desinterés de los demás? No es el único. Las reuniones mal gestionadas son un asesino de la productividad y ciertamente no ayudan a la moral de los empleados. Despídete de esas aburridas reuniones y aprende a realizar reuniones efectivas que dejen a los empleados comprometidos y motivados.
7 consejos para reuniones efectivas
Establezca el objetivo de la reunión
Antes de enviar una alerta de reunión y ponerla en su calendario, pregúntese por qué quiere celebrar una reunión y determine el objetivo. Es una reunión para poner al día a los empleados sobre un cambio de gestión? ¿Se trata de una decisión sobre un proyecto? ¿Es una sesión de brainstorming para una nueva estrategia empresarial? Asegúrese de que reunir a los empleados en una sala para debatir e interactuar cara a cara es necesario para su objetivo; si el propósito de la reunión es una actualización del estado, quizás enviar un correo electrónico de grupo sea un mejor uso del tiempo de todos.
Comunique el propósito de la reunión
Cuando invite a otros a su reunión, sea claro sobre el propósito de la misma. Esto no sólo le mantendrá centrado, sino que permitirá a los empleados asistir a la reunión preparados, ya sea con documentos o con reflexiones sobre el asunto en cuestión. La comunicación es esencial para una reunión efectiva.
Sea selectivo con los asistentes
Nadie aprecia asistir a una reunión que no tiene relación con ellos o con su trabajo. Determine quién necesita realmente estar allí y por qué. ¿De quién es la aportación que necesita? Qué colegas deben participar y probablemente tendrán preguntas sobre el asunto? Si hay alguien en su lista que simplemente necesita ser informado de lo que se ha discutido, hágale un favor y quítelo de la lista. Se les puede actualizar fácilmente con un correo electrónico de seguimiento. El tiempo es valioso y ningún empleador quiere impactar negativamente en la productividad haciendo que los empleados asistan a reuniones que son innecesarias.
Debe crear una agenda de reuniones
Celebrar una reunión sin una agenda de reuniones establecida es como subirse a un velero y esperar que el viento lo lleve a donde quiere ir. Se perderá -literalmente- en el mar. El orden del día de la reunión le guiará hasta su destino final. Incluya los temas que se van a tratar y quiénes van a intervenir en cada uno de ellos, en caso de que participen otras personas. Envíe el orden del día por correo electrónico a los asistentes con antelación para que todos sepan qué esperar y vengan preparados.
Cumpla con su plan
Incluso la reunión mejor planificada se torcerá si el debate se desvía y se va por temas tangenciales. Esta es la razón por la que la mayoría de las reuniones no logran su objetivo: no se mantienen en el camino. Al principio de la reunión, establezca las reglas básicas y una asignación de tiempo específica para cada punto del orden del día, así como para la reunión en general. Por ejemplo, «Gracias por venir hoy. El tiempo de todos es valioso y mi objetivo es que esta reunión dure menos de una hora. Centrémonos en los puntos que tenemos entre manos y reservemos el debate sobre otros temas para más adelante». Controle a cualquiera que monopolice la discusión o introduzca temas que no estén en la agenda.
Mantenga la participación
Las ayudas visuales ayudan mucho a mantener a todos centrados en la reunión y no en sus teléfonos o en el reloj. Coloque el orden del día en una pizarra inteligente en la parte delantera de la sala. Proyecte imágenes en una pantalla grande utilizando un ordenador; cualquier cosa que permita mantener la vista al frente.
Resuma la reunión
¿Nunca ha salido de una reunión y ha sacado una conclusión totalmente diferente a la de su colega? Asegúrese de que esto no ocurra con su reunión enviando un correo electrónico de seguimiento en un plazo de 24 horas. Incluya un resumen, destaque los temas clave tratados, las tareas asignadas e indique los plazos. Enviar esto a tiempo asegurará que los asistentes no se dirijan en la dirección equivocada.