Qu’est-ce que la correspondance à trois voies ?
La correspondance à trois voies est une technique de vérification des paiements permettant de s’assurer de la validité d’une facture fournisseur. Lorsque le service des comptes créditeurs reçoit une facture d’un fournisseur, il fait correspondre les informations suivantes :
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Les informations figurant sur la facture du fournisseur à une copie du bon de commande correspondant qui lui a été transmis par le service des achats. Le bon de commande indique la quantité et le prix auxquels l’entreprise accepte d’acheter les biens ou les services mentionnés sur la facture du fournisseur.
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La facture du fournisseur à la documentation de réception transmise au service comptable par le service de réception, afin de s’assurer que les marchandises ont été reçues, qu’elles sont en quantité correcte et qu’elles sont en bon état.
Ainsi, le concept de « triple correspondance » fait référence à la correspondance de trois documents – la facture, le bon de commande et le rapport de réception – pour s’assurer qu’un paiement doit être effectué. Cette procédure permet de s’assurer que seuls les achats autorisés sont remboursés, évitant ainsi les pertes dues à la fraude et à la négligence.
Si cette triple correspondance révèle que la facture du fournisseur est en règle, alors le personnel de la comptabilité fournisseurs traite la facture pour le paiement. Dans le cas contraire, le personnel contacte le fournisseur au sujet des problèmes qu’il a trouvés, ce qui peut entraîner l’émission d’une facture révisée ou peut-être d’une note de crédit par le fournisseur.
Inconvénients de la correspondance à trois voies
Le concept de correspondance à trois voies présente des problèmes. Il demande beaucoup de travail et il peut être difficile d’accumuler les informations requises, ce qui peut entraîner des retards de paiement pendant que le personnel des comptes fournisseurs cherche les informations manquantes. Les retards peuvent agacer les fournisseurs et empêcher une entreprise de bénéficier de remises pour paiement anticipé. Vous pouvez rendre le rapprochement à trois voies plus efficace en:
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Excluant les factures de faible montant et les factures récurrentes de l’exigence de rapprochement.
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permettant au personnel des comptes fournisseurs d’approuver les factures si les prix et les unités indiqués dans la facture du fournisseur sont à quelques pour cent près des montants désignés dans le bon de commande.
La concordance à trois automatisée
Il existe également des solutions de concordance à trois automatisées qui nécessitent l’utilisation de systèmes de planification des ressources d’entreprise entièrement intégrés, mais même ces solutions éjectent certaines transactions pour lesquelles la solution automatisée échoue, ce qui nécessite une investigation manuelle des divergences. Ces systèmes automatisés sont si coûteux qu’ils ne constituent pas une solution viable pour les petites entreprises.
Cours connexes
Comptabilité optimale des comptes fournisseurs
Gestion des comptes fournisseurs